Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий профессиональный путь работника․ Одной из записей в ней является информация об образовании․ При получении нового диплома (повышение квалификации, переоформление, замена старого документа) возникает вопрос: как правильно отразить эти изменения в трудовой книжке?
Почему важно своевременно вносить изменения?
- Пенсия и соц․ выплаты․ Записи в трудовой книжке учитываются при расчёте страховых пенсий, пособий и иных выплат․
- Трудоустройство․ При поиске новой работы работодатели часто проверяют сведения о квалификации именно в трудовой книжке․
- Избежание штрафов․ Ошибки или отсутствие актуальной информации могут стать причиной отказа в признании стажа․
Правовая база
Согласно Положению о трудовых книжках (утв․ приказом Минтруда РФ от № 110н) запись об образовании вносится:
- при приёме на работу (по желанию работника);
- при повышении уровня образования (по желанию работника)․
Если в трудовой книжке не осталось свободных строк, допускается оформление вкладыша (специального листа, вклеиваемого в книжку) с указанием новых данных․
Когда необходимо менять запись?
- Получение второго высшего образования (бакалавр → магистр, магистр → специалист и т․д․)․
- Переоформление диплома в связи с изменением названия учебного заведения, слиянием вузов, переводом на новую форму обучения․
- Получение документов о повышении квалификации (сертификаты, дипломы о профессиональной переподготовке), если работник желает отразить их в книжке․
Пошаговая инструкция по внесению изменений
Шаг 1․ Подготовка документов
- Заявление работника (по образцу, пример ниже)․
- Оригинал и копия нового диплома (или сертификата)․
- Трудовая книжка․
- При необходимости – справка из учебного заведения о выдаче диплома․
Шаг 2․ Составление заявления
Образец заявления (форма 1):
Заявление в _______________________ (наименование организации) от _______________________ (Ф․И․О․, должность, табельный номер) Прошу внести в трудовую книжку запись об образовании: – наименование учебного заведения, – специальность, направление подготовки, – дата выдачи диплома, – номер диплома․ Приложения: 1․ Оригинал диплома и копия․ 2․ Справка из учебного заведения (при необходимости)․ _______________________ (подпись) _____________ (дата)
Шаг 3․ Подача документов в кадровую службу
Работник передаёт заявление и копии документов в отдел кадров․ Кадровик проверяет подлинность диплома, сверяет данные с приказом о приёме/повышении квалификации․
Шаг 4; Внесение записи
Кадровый специалист вносит запись в свободную строку трудовой книжки․ Если строк нет, оформляется вкладыш:
- Подготавливается лист формата А5 с полями, аналогичными основной книжке․
- Запись вноситься в том же порядке: год, название учебного заведения, специальность, номер диплома․
- Лист вклеивается в книжку и подписывается ответственным лицом․
Шаг 5․ Подтверждение
Кадровая служба выдает работнику копию внесённой записи (при необходимости) и фиксирует факт изменения в личном деле․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли зачёркивать старую запись?
Нет․ Зачёркивать прежнюю запись не требуется․ По желанию работника новая информация добавляется через запятую или в виде отдельной записи в следующей свободной строке․
Что делать, если в книжке полностью нет свободных строк?
Оформляется вкладыш (см․ пункт 4)․ В некоторых организациях используют электронную трудовую книжку, где запись вносится в системе без ограничения по количеству строк․
Обязательно ли подавать заявление?
Да․ Официальное заявление является подтверждением желания работника, а также основанием для кадровой службы оформить запись․
Можно ли добавить запись без нового диплома (например, о пройденных курсах)?
Запись о повышении квалификации в виде сертификатов допускается, но только если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации․ В таком случае в заявлении указываются название курса, дата завершения и номер сертификата․
Сколько времени занимает процесс?
Обычно от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от загруженности кадровой службы и наличия свободных строк․
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие оригинала диплома․ Кадровики часто требуют оригинал для проверки подлинности․
- Неправильное указание специальности․ В графе «профессия, специальность» следует указывать именно направление подготовки, а не общую квалификацию․
- Зачёркивание старой записи․ Это считается нарушением правил оформления трудовой книжки․
- Не своевременное уведомление․ Если диплом получен в период работы, работник обязан известить кадровую службу в течение 5‑10 дней․
Пример корректной записи в трудовой книжке
Допустим, работник получил магистерский диплом 15 марта 2026 г․ в Московском государственном университете по специальности «Экономика»․ Запись будет выглядеть так:
2026 г․ – МГУ им․ М․В․ Ломоносова, специальность «Экономика», диплом № 123456․
Если в книжке уже есть запись о бакалавре, новая запись добавляется в следующую строку без зачёркивания старой․
Смена диплома в трудовой книжке – процедура, требующая внимательности и соблюдения нормативных требований․ Правильное оформление гарантирует, что ваш профессиональный уровень будет учтён при расчёте пенсии, приёмных комиссиях и в любых официальных ситуациях․ Следуйте описанным шагам, готовьте необходимые документы и своевременно информируйте кадровую службу – и ваш трудовой путь будет задокументирован без ошибок․
Дата публикации: