Обновлено: 22 мая 2026 года
Автор: Справочник кадровика

Смена фамилии сотрудником — это стандартная ситуация, которая требует оперативного и правильного оформления в кадровых документах, особенно в трудовой книжке. Неправильное оформление может привести к юридическим проблемам при подтверждении трудового стажа, приеме на новое место работы или оформлении пенсии.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии, какие документы нужны, в какой последовательности действовать и как оформить запись в документе.

⚠️ Самое главное помнить

📋 Необходимые документы для подтверждения смены фамилии

Прежде чем вносить изменения в трудовую книжку, необходимо получить от сотрудника один из следующих документов:

• Паспорт с новой фамилией;
• Свидетельство о заключении брака (если смена фамилии связана с браком);
• Свидетельство о расторжении брака (если смена фамилии связана с разводом);
• Иные документы, подтверждающие изменение фамилии (например, решение суда).

Важно: Без предоставления оригинала или заверенной копии одного из этих документов внесение изменений в трудовую книжку не допускается.

📝 Пошаговая инструкция: как изменить фамилию в трудовой книжке

1️⃣ Шаг 1. Получение заявления от сотрудника

Сотрудник пишет заявление в свободной форме о смене фамилии. Унифицированной формы нет, но оно должно содержать:

• ФИО сотрудника до и после смены;
• Причину смены (например, «вступление в брак»);
• Дата и подпись;
• Перечень документов, подтверждающих смену (паспорт, свидетельство и т.д.).

2️⃣ Шаг 2. Издание приказа о внесении изменений

На основании заявления издается приказ о внесении изменений в кадровые документы. В приказе указывается:

• ФИО сотрудника до и после смены;
• Основание для смены (например, «на основании паспорта от г.»);
• Перечень документов, подлежащих изменению (трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка Т-2 и др.);
• Ответственное лицо за внесение изменений;
• Срок исполнения.

3️⃣ Шаг 3. Внесение изменений в трудовую книжку

Изменения вносятся только на ьном листе трудовой книжки. Порядок действий:

1. Зачеркните старую фамилию одной чертой так, чтобы прежние буквы оставались читаемыми;
2. Напишите новую фамилию на свободном месте или сверху;
3. Укажите основание (например, «в связи со сменой фамилии на основании паспорта от г.»);
4. Поставьте подпись ответственного лица (кадровика);
5. Укажите дату внесения записи;
6. Проставьте печать организации (если есть).

Важно: Если новая фамилия начинается с другой буквы алфавита, необходимо исправить литеру в графе «Алфавит».

4️⃣ Шаг 4. Обновление других кадровых документов

Помимо трудовой книжки, изменения вносятся в:

• Трудовой договор — оформляется дополнительное соглашение;
• Личная карточка Т-2;
• Приказы по личному составу (если они оформлены на старую фамилию);
• Сведения о страховых взносах (если необходимо);
• Внутренние базы данных (например, 1С, СБИС и др.).

5️⃣ Шаг 5. Ознакомление сотрудника с изменениями

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом и изменениями в документах под подпись.

📌 Особенности при смене фамилии по причине брака или развода

Если смена фамилии связана с семейными обстоятельствами, важно:

• Указать в заявлении и приказе причину смены (например, «в связи с заключением брака»);
• Приложить свидетельство о браке или о расторжении брака;
• В трудовой книжке можно указать семейное положение (например, «замужем» или «разведена»), если это имеет значение для кадрового учета;
• Если сотрудник возвращает девичью фамилию после развода, процедура аналогична.

❌ Распространенные ошибки при смене фамилии в трудовой книжке

Не допускайте следующих ошибок:

• ❌ Использование корректора или ластика — все изменения должны быть читаемыми;
• ❌ Внесение изменений не на ьном листе — только ьный лист подлежит корректировке;
• ❌ Отсутствие подтверждающих документов, без паспорта или свидетельства изменения не допускаются;
• ❌ Неправильное зачеркивание — старую фамилию зачеркивают одной чертой, а не крестиком или несколькими линиями;
• ❌ Неознакомление сотрудника с приказом — обязательно должна быть подпись сотрудника;
• ❌ Неисправление графы «Алфавит» — если новая фамилия начинается с другой буквы.

📄 Образец записи в трудовой книжке (2026 год)

📌 Ответственность работодателя

Несвоевременное или неправильное оформление смены фамилии может привести к:

• Проблемам при оформлении пенсии — несоответствие данных в трудовой книжке и в Пенсионном фонде;
• Юридическим спорам при проверке трудового стажа;
• Отказу в приеме на работу на новом месте из-за несоответствия данных;
• Административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Рекомендация: Все изменения должны быть оформлены в день обращения сотрудника или в кратчайшие сроки.

🔍 Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли внести изменения в трудовую книжку без заявления сотрудника?

Ответ: Нет. Изменения вносятся только на основании письменного заявления сотрудника и предоставленных им документов.

Вопрос 2. Нужно ли вносить изменения в электронную трудовую книжку?

Ответ: Да. В электронной трудовой книжке изменения вносятся аналогично — на ьном листе. Обновление данных происходит через СФР.

Вопрос 3. Можно ли не вносить изменения в трудовую книжку, если сотрудник не против?

Ответ: Нет. Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж. Все изменения должны быть внесены в обязательном порядке.

Вопрос 4. Что делать, если сотрудник не предоставил документы?

Ответ: В этом случае внесение изменений не допускается. Работодатель может только принять заявление, но не вправе вносить изменения без подтверждающих документов.

Вопрос 5. Нужно ли уведомлять СФР об изменении фамилии?

Ответ: Нет. Изменение фамилии не является основанием для подачи отчетности в Социальный фонд России.

Используйте этот чек-лист, чтобы ничего не пропустить:

1. [ ] Получить от сотрудника заявление о смене фамилии;
2. [ ] Проверить документы, подтверждающие смену (паспорт, свидетельство);
3. [ ] Издать приказ о внесении изменений;
4. [ ] Ознакомить сотрудника с приказом под подпись;
5. [ ] Внести изменения в ьный лист трудовой книжки;
6. [ ] Обновить трудовой договор (дополнительное соглашение);
7. [ ] Обновить личную карточку Т-2;
8. [ ] Внести изменения в другие кадровые документы;
9. [ ] Проставить подпись и печать в трудовой книжке;
10. [ ] Сохранить копии документов в личном деле сотрудника.

📚 Полезные ссылки и нормативные акты

• КонсультантПлюс — образцы приказов и форм;
• nalog-nalog.ru — порядок внесения изменений;
• Роструд, разъяснения по ведению трудовых книжек;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 72.1);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».

Смена фамилии сотрудника — это стандартная кадровая процедура, которая требует внимательности и соблюдения установленного порядка. Главное помнить:

Следуя этой инструкции, вы избежите ошибок и обеспечите корректность кадрового учета.

Если у вас остались вопросы, задайте их в комментариях!

Дата публикации: 22 мая 2026 года
Обновлено: 22 мая 2026 года