Почетная грамота – один из форм официального поощрения, которое работодатель может предоставить employee за особые заслуги. В соответствии с нормами трудового законодательства РФ такие сведения необходимо отразить в трудовой книжке сотрудника.

Правовая основа

Основным нормативным актом, регулирующим порядок ведения и хранения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от N 225. В пункте 25 указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о:

• награждении государственными наградами;
• награждении почетными грамотами, присвоении званий, нагрудных знаками, значками, дипломами, производимыми работодателем;
• других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка и т.д.

Эти положения подтверждены разъяснениями Роструда и КонсультантПлюс (см. ответы от 10 июля 2025 г., 28 сентября 2025 г. и др.).

Что именно заносится в трудовую книжку?

В графе 4 (раздел «Сведения о награждении») вносятся такие данные:

1. Наименование награды (например, «Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ»);
2. Дата выдачи;
3. Номер приказа (если имеется) или ссылка на соответствующее решение;
4. Краткое основание награждения (за какие заслуги).

Если номер приказа не представим, то в графе 4 указывается:

• наименование организации‑работодателя;
• дата выдачи грамоты;
• мотивирующая надпись (например, «За выдающиеся трудовые результаты и многолетний стаж»);
• примечание «Награждён почетной грамотой» без указания номера приказа.

Как правильно оформить запись

Пример оформления вручную в трудовой книжке:

Граф 4. Сведения о награждении:
Почетная грамота Министерства труда РФ
Мотивирующая надпись: «За выдающиеся результаты работы и преданность делу»
Записано по решению работодателя (без указания номера приказа)

Запись размещается в соответствующем разделе «Награды (поощрения)», после чего в личной карточке работника фиксируется аналогичная запись (пункт 7 ТК РФ);

Частые вопросы и ответы

Вопрос: Делается ли запись о просто «грамоте отдела», если на ней нет номера приказа?

Ответ: Да. По п. 25 Постановления N 225 такие сведения заносяться, если они выданы работодателем. Номер приказа указывается только при его наличии; иначе в графе 4 указываются дата, наименование и мотивирующая надпись.

Вопрос: Как оформить запись, если грамота была получена в прошлом, а в трудовую книжку не внесена вовремя?

Ответ: Запись вносится в любое время до увольнения сотрудника. В графе 4 указываются все доступные сведения, включая дату выдачи и основание награждения.

Вопрос: Нужно ли указывать в графе 4 сведения о премиях и регулярных выплатах?

Ответ: Нет. По закону в трудовую книжку не вносятся сведения о премиях, надбавках и иных регулярных выплатах.

Примеры оформления

Ниже представлен типовой образец записи вручную в бумажной трудовой книжке:

• Граф 4: Почетная грамота Министерства труда РФ, выдана , за многолетний стаж и высокий профессионализм.
• Граф 4: Почетный знак «За выдающиеся трудовые достижения», присвоенный , номер приказа 123‑В.

Для электронного оформления можно использовать таблицы в 1С:Зарплата и управление персоналом или аналогичных программах, где в поле «Награды» указываются все перечисленные сведения.

Занесение в трудовую книжку почетной грамоты – обязательная процедура, подтверждающая официальное признание заслуг сотрудника. Правильное оформление записи обеспечивает:

• соответствие требованиям Трудового кодекса;
• прозрачность документооборота;
• возможность подтверждения достижений при будущих трудоустройствах.

При составлении записи следует соблюдать формулировки, указанные в нормативных актах, и фиксировать все доступные сведения, включая дату, основание и мотивирующую надпись, даже если номер приказа отсутствует.

Для более детального ознакомления с образцами и формами рекомендуется обратиться к КонсультантПлюс и официальным разъяснениям Роструда.