Дата публикации: 21 мая 2026 года
Актуальность: Правильное оформление записей о награждениях в дубликате трудовой книжки — важный элемент кадрового делопроизводства‚ который обеспечивает сохранность информации о трудовой биографии работника․
Что говорит законодательство о награждениях в трудовой книжке
Согласно пункту 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 225 с изменениями)‚ в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги․
К таким сведениям относятся:
- государственные награды;
- ведомственные награды;
- почетные звания;
- почетные грамоты;
- объявление благодарности;
- иные формы поощрения‚ установленные трудовым законодательством или локальными нормативными актами․
Зачем нужен дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки оформляется в случаях:
- утраты трудовой книжки;
- приведения ее в негодное состояние;
- наличия в ней неправильных или неточных записей;
- отсутствия записи о последнем месте работы;
- по просьбе работника․
Согласно пункту 29 Порядка ведения трудовых книжек‚ при заполнении дубликата в него переносятся:
- сведения о работе;
- сведения о награждениях и поощрениях‚ которые были внесены в трудовую книжку по последнему месту работы․
При этом используются ранее изданные приказы и распоряжения‚ на основании которых были произведены награждения․
Запись о награждении в дубликате трудовой книжки оформляется в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»․
В графах указываются следующие данные:
Графа 1․ № 5
Графа 2․
Графа 3․ Объявлена благодарность за добросовестный труд и высокие производственные показатели
Графа 4․ Приказ генерального директора ООО «Прогресс» от № 45-лс
Расшифровка полей:
- Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация сквозная‚ начиная с первой записи в трудовой книжке)․
- Графа 2 — дата внесения записи в дубликат трудовой книжки․
- Графа 3 — краткое описание награды или поощрения: «Объявлена благодарность»‚ «Награжден почетной грамотой»‚ «Присуждено почетное звание» и т․д․
- Графа 4 — основание для награждения: приказ работодателя‚ указ Президента‚ решение уполномоченного органа․
Особенности заполнения дубликата
При оформлении дубликата необходимо:
- Сверять данные с оригиналом трудовой книжки или архивными документами․
- Использовать только официальные документы, приказы‚ распоряжения‚ указы․
- Не вносить записи «с голоса», все сведения должны подтверждаться документально․
- При наличии нескольких языковых версий (например‚ русского и татарского) — заверять обе версии․
✅ Все записи в дубликате заверялись подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)․
✅ Исправления в дубликате оформлялись в установленном порядке (с указанием «Исправленному верить»‚ подписи‚ даты)․
✅ Сведения о награждениях переносились полностью и без искажений․
Образцы записей о различных видах награждений
Объявление благодарности
Графа 2․
Графа 3․ Объявлена благодарность за активное участие в корпоративных мероприятиях
Графа 4․ Приказ директора по персоналу от № 23-к
Награждение почетной грамотой
Графа 2․
Графа 3․ Награжден почетной грамотой Министерства образования и науки РФ за вклад в развитие образовательной деятельности
Графа 4․ Указ Министерства образования и науки РФ от № 125-уч
Присуждение почетного звания
Графа 2․
Графа 3․ Присвоено почетное звание «Заслуженный работник культуры Российской Федерации»
Графа 4․ Указ Президента РФ от № 345
Частые ошибки и как их избежать
Типичные ошибки при оформлении записей о награждениях:
- Отсутствие основания — запись сделана без указания приказа или указа․
- Неправильная дата, дата награждения указана позже даты внесения записи в дубликат․
- Неверная формулировка — вместо «награжден» указано «поощрен» без уточнения формы поощрения․
- Пропуск записей, не перенесены все награды из оригинала․
- Отсутствие подписи и печати — запись не заверена ответственным лицом․
Рекомендации для кадровиков:
- Использовать образцы записей из нормативных документов․
- Сверять данные с архивными документами или предыдущими трудовыми книжками․
- Проводить внутренний контроль перед выдачей дубликата․
- Хранить копии приказов‚ на основании которых производились награждения․
Дополнительные рекомендации
С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка‚ которая содержит сведения о работе‚ но не включает данные о награждениях за период до 2020 года․ Поэтому сохранение записей о награждениях в бумажном дубликате особенно актуально․
При оформлении дубликата рекомендуется:
- Уточнить у работника полный перечень наград‚ которые должны быть внесены․
- Запросить у предыдущих работодателей копии приказов о награждениях․
- Оформить акт приема-передачи дубликата с указанием всех перенесенных сведений․
Правильное оформление записей о награждениях в дубликате трудовой книжки — это не только требование закона‚ но и способ сохранить историю трудовой деятельности работника․ Нарушение порядка внесения таких записей может привести к юридическим спорам и проблемам при подтверждении трудового стажа․
Следуйте приведенным рекомендациям‚ используйте образцы записей и обязательно заверяйте все изменения подписью и печатью․ Только так вы обеспечите полноту и достоверность сведений в дубликате трудовой книжки;
Помните: Трудовая книжка — это официальный документ‚ от правильности заполнения которого зависит репутация работодателя и права работника․
Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ и практических рекомендаций кадровых служб․ При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться к юристу или использовать справочные системы «КонсультантПлюс»‚ «Гарант»․