В последние годы в России активно обсуждается вопрос полного перехода от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам․ Ниже мы разберём, какие нормы регулируют этот процесс, какие организации обязаны перейти на электронную форму и какие сроки установлены․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – цифровой документ, в котором фиксируется информация о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды, должности, стаж и т․д․ Она хранится в электронном виде в системе СОЦИАЛЬНОЙ ФОНДА РОССИИ и доступна как работодателю, так и самому работнику․

1․1 Преимущества ЭТК

• Безопасность хранения – отсутствие риска потери или порчи бумажного документа․
• Моментальный доступ – возможность проверить сведения о трудовом стаже в любой момент․
• Автоматическая передача данных в Пенсионный фонд и Социальный фонд России․

Обязательность перехода на электронную форму

Согласно текущему законодательству, переход на электронные трудовые книжки стал обязательным для большинства организаций, однако существуют нюансы․

2․1 Кто обязан перейти?

1. Все работодатели, принимающие новых сотрудников с 1 января 2026 года․
2. Организации, которые уже ведут бумажные трудовые книжки, но планируют полностью перейти на электронный формат․
3. Подразделения государственных и муниципальных учреждений, где требования к учёту труда более строгие․

2․2 Сроки перехода

Переходный период завершится 1 января 2026 года․ С этого момента любые новые записи в трудовых книжках должны вестись исключительно в электронном виде․

Как правильно оформить переход?

Для корректного перехода необходимо выполнить несколько действий:

• Обучить HR‑специалистов работе с электронной системой․
• Настроить обмен данными между внутренними HR‑системами и СФР․
• Обеспечить сотрудникам доступ к их электронным записям через личный кабинет․

3․1 Подтверждение наличия ЭТК

Работодатель может подтвердить наличие электронной трудовой книжки у сотрудника, предоставив ссылку на запись в системе СФР или выслав подтверждающий документ в электронном виде․

Часто задаваемые вопросы

1. Когда был официально объявлен переход на электронные трудовые книжки? – С 2021 года в России начали принимать электронные формы, а полный переход завершился 1 января 2026 года․
2. Какие организации должны были перейти? – Все работодатели, принимающие новых сотрудников после указанной даты, а также те, кто уже вел бумажные книжки и планирует полностью перейти․
3. Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки? – Через личный кабинет на портале СФР или по запросу работодателя․

Переход на электронную трудовую книжку обязателен для большинства работодателей, начиная с 1 января 2026 года․ Это не только требование законодательства, но и выгода для обеих сторон: повышается надёжность данных, упрощается контроль над стажем и ускоряется процесс оформления новых сотрудников․

Если ваша организация ещё не перешла на электронный формат, рекомендуется как можно скорее подготовить ИТ‑инфраструктуру и обучить персонал, чтобы избежать штрафов и задержек в оформлении трудовых отношений․