Важное замечание: Директор предприятия, несмотря на своё руководящее положение, является работником в юридическом смысле․ Поэтому его трудовые отношения оформляются так же, как у любого другого сотрудника, и все записи в трудовой книжке должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и нормативных актов․

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие порядок ведения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 16, 68, 71, 73)․
• Приказ Минтруда России от № 428н «Об утверждении формы трудовой книжки»․
• Постановление ПФР от № 190‑н «О порядке представления сведений о движении работников в системе электронных записей»․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Минтрудом РФ, 2021 г․)

Когда необходимо вносить запись?

1. При приёме директора на должность (назначение, избрание)․
2. При переизбрании директора на новый срок без увольнения (добавляется новая запись о переизбрании)․
3. При переводе директора на другую должность (например, с генерального директора на директора по развитию)․
4. При увольнении директора (запись о прекращении трудовых отношений)․

Как правильно оформить запись о назначении (избрании) директора

Содержание записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (стр․ 5‑6 трудовой книжки)․ Таблица имеет 5 граф:

1. Номер записи (постепенно, от 1 до 9)․
2. Дата и номер документа, на основании которого производится запись․
3. Должность, на которую назначается работник․
4. Сведения о документе, подтверждающем назначение (протокол общего собрания, решение единственного участника, приказ директора)․
5. Дата начала работы (дата вступления в должность)․

Пример заполнения (назначение генерального директора)

Важно: в графе 2 указывается полная дата и номер документа (протокола, решения, приказа)․ Если используется приказ директора о приёме на работу, в графе 4 указывается «Приказ № 45 от »․ Оба варианта допустимы, но рекомендуется указывать документ, принятый органом управления (протокол собрания), так как он имеет более высокую юридическую силу․

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте оригинал решения (протокол общего собрания, решение единственного участника) и/или приказ о приёме на работу․
2. Убедитесь, что в трудовой книжке есть свободные строки в разделе «Сведения о работе»․ Если строк нет – оформляйте вкладыш в ту же книжку․
3. В графу 1 проставьте порядковый номер записи (следующий после последней внесённой)․
4. В графу 2 запишите дату и номер документа, на основании которого делается запись․
5. В графу 3 укажите точную должность: «Генеральный директор», «Директор по развитию» и т․д․
6. В графу 4 укажите название и номер документа (протокол, решение, приказ)․
7. В графу 5 укажите дату начала работы (дата вступления в должность)․
8. Подпишите запись (подпись директора) и поставьте печать организации (если она используется)․
9. Отметьте дату заполнения записи (обычно внизу страницы)․

Переизбрание директора без увольнения

Если директор переизбирается на новый срок, не требуется оформлять увольнение и повторный приём․ Достаточно добавить новую запись, указывая:

• Новый номер протокола (или решения) о переизбрании․
• Дата проведения собрания․
• Указание, что это «переизбрание на новый срок»․

Пример записи о переизбрании

Увольнение директора

При прекращении трудовых отношений запись вносится в раздел «Сведения о работе» (стр․ 7‑8)․ В графе 2 указывается документ, подтверждающий увольнение (приказ об увольнении, решение собрания)․ В графе 5 – дата увольнения․

Пример записи об увольнении

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 г․ работодатели обязаны передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР в форме СЗВ‑ТД․ При этом в электронную трудовую книжку (ЭТК) вносятся те же данные, что и в бумажную форму․ Основные отличия:

• Запись делается через личный кабинет работодателя в Госуслугах или в системе ЭТК․
• Подтверждение записи – электронный акт, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя․
• При наличии свободных строк в бумажной книжке запись в ЭТК считается обязательной, но бумажный вариант сохраняется для архивных целей․

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие записи о переизбрании․ Если директор переизбирается, необходимо добавить отдельную запись, иначе в трудовой книжке будет «пробел» в истории работы․
2. Неправильный документ в графе 4․ Указывайте именно тот документ, который был основанием для назначения (протокол собрания), а не «приказ директора», если такой приказ не издавался․
3. Запись в новую книжку, а не в старую․ Если трудовая книжка заведена до , все записи вносятся в неё, а не в новую форму․
4. Не ставится подпись и печать․ В бумажной форме запись считается недействительной без подписи работника (директора) и печати организации․
5. Пропуск даты заполнения․ Внизу страницы необходимо указать дату внесения записи – это подтверждает своевременность оформления․

Чек‑лист для заполнения трудовой книжки директора

• ✅ Проверить наличие свободных строк (или подготовить вкладыш)․
• ✅ Подготовить оригинал решения (протокол, решение единственного участника) и/или приказ․
• ✅ Установить правильный порядковый номер записи․
• ✅ Записать дату и номер документа в графу 2․
• ✅ Точно указать должность в графе 3․
• ✅ Указать название и номер документа в графе 4․
• ✅ Внести дату начала работы (или дату увольнения) в графу 5․
• ✅ Подписать запись и поставить печать организации․
• ✅ Отметить дату заполнения записи․
• ✅ При необходимости – загрузить сведения в электронную систему СЗВ‑ТД и/или ЭТК․

Заполнение трудовой книжки директора – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований․ Правильное оформление записей гарантирует законность трудовых отношений, упрощает взаимодействие с ПФР, ФСС и другими контролирующими органами, а также защищает интересы как работодателя, так и самого директора․

Если у вас возникли сомнения в порядке заполнения, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в юридический отдел компании․

Дата публикации: