Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его страховой стаж. Именно на основании записей в этом документе в будущем формируются пенсионные права сотрудника. Как отмечают эксперты, в т.ч. специалист Президентской академии Татьяна Подольская и заслуженный юрист России Иван Соловьев, любые неточности в трудовой книжке могут обернуться серьезными проблемами при назначении пенсии и привести к занижению ее размера.
Одна из самых распространенных ошибок кадровиков — отсутствие записи о переименовании работодателя. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести такую запись, чтобы избежать негативных последствий для работника.
Почему так важно фиксировать переименование?
Многие работодатели ошибочно полагают, что если сотрудник продолжает работать на той же должности, в том же помещении и с тем же руководством, то менять название в трудовой книжке не обязательно. Это глубокое заблуждение. С юридической точки зрения, смена наименования — это важный факт трудовой истории.
Если запись о переименовании отсутствует, при оформлении пенсии могут возникнуть сложности с подтверждением стажа. Пенсионный фонд может не распознать организацию-предшественника и организацию-преемника как одного и того же работодателя, что приведет к:
- Уменьшению размера пенсии из-за нехватки подтвержденного стажа;
- Необходимости собирать дополнительные архивные справки;
- Длительным судебным разбирательствам для восстановления справедливости.
Нормативная база
Порядок ведения трудовых книжек регламентируется:
- Статьей 66 Трудового кодекса РФ, закрепляет статус трудовой книжки как основного документа о стаже.
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225).
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69).
Согласно пункту 3.2 Инструкции (№ 69), если организация переименовывается, то об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается соответствующая запись. Важно: переименование организации не является переводом сотрудника на другую работу или увольнением, поэтому трудовой договор не расторгается, а лишь заключается дополнительное соглашение о смене наименования работодателя.
Пошаговая инструкция: как внести запись
Внесение записи о переименовании имеет свои строгие правила, нарушать которые нельзя. Разберем заполнение по графам в разделе «Сведения о работе»:
Шаг 1. Графа 1 (№ записи)
Присваивается следующий порядковый номер записи. Например, если предыдущая запись имела номер 5, то запись о переименовании будет под номером 6.
Шаг 2. Графа 2 (Дата)
Указывается дата внесения записи. Она должна совпадать с датой, когда переименование вступило в силу (как правило, это дата государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ или дата вступления в силу новой редакции Устава). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
Шаг 3. Графа 3 (Сведения о работе)
Здесь делается основная запись. Формулировка должна быть предельно четкой. Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Омега» (ООО «Омега»)».
Обязательно указывайте как старое, так и новое полное и сокращенное наименование организации.
Шаг 4. Графа 4 (Основание)
Указывается документ, на основании которого произошло переименование. Это может быть:
- Приказ (распоряжение) работодателя о приведении документов в соответствие с новыми учредительными документами;
- Выписка из ЕГРЮЛ;
- Протокол общего собрания учредителей.
Указываются дата и номер документа. Например: «Приказ от № 24-к».
Частые ошибки и как их избежать
По информации агентства ПРАЙМ, неточности в наименовании организации или отсутствие записи о переименовании — частые причины заниженных пенсий. На что стоит обратить особое внимание:
- Зачеркивание старого названия на титульном листе. Это грубейшая ошибка! На титульном листе трудовой книжки зачеркивается только ФИО и дата рождения работника. Переименование организации отражается только в разделе «Сведения о работе».
- Неполное указание названий. Нельзя писать просто «Организация переименована в ООО «Омега»». Нужно указывать, из какого наименования она переименована.
- Внесение записи в раздел «Сведения о награждениях». Иногда кадровики путают разделы. Запись о переименовании вносится строго в раздел «Сведения о работе».
- Пропуск даты. Запись должна датироваться именно днем переименования юридического лица, а не днем, когда кадровик наконец-то дошел до трудовой книжки.
Что делать, если запись не внесли вовремя?
Если вы обнаружили, что в вашей трудовой книжке отсутствует запись о переименовании компании, в которой вы работали ранее, не стоит паниковать. Исправить ситуацию можно двумя путями:
- Обратиться к текущему работодателю. Согласно Правилам, работодатель по текущему месту работы обязан помочь сотруднику внести пропущенные записи, если работник предоставит подтверждающие документы (архивные справки, выписки из ЕГРЮЛ, приказы).
- Обратиться по месту прежней работы. Если организация-преемник все еще существует, можно обратиться в ее кадровую службу с просьбой внести пропущенную запись.
Внесение пропущенной записи оформляется по общим правилам, но в графе 2 ставится дата фактического внесения записи, а в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна. ООО «Альфа» переименовано в ООО «Омега» с такого-то числа» (если старая запись была сделана с ошибкой) или просто вносится пропущенная строка с актуальными данными.
Трудовая книжка требует внимательного и бережного отношения как со стороны работника, так и со стороны работодателя. Переименование компании — это не просто смена вывески, это юридический факт, который напрямую влияет на подтверждение трудового стажа. Своевременное и правильное внесение записи о переименовании защитит работника от проблем с Пенсионным фондом в будущем и гарантирует, что его пенсионные права будут учтены в полном объеме.