Сегодня 05:51:59 () актуально рассмотреть, как правильно внести запись о переводе сотрудника на другую должность в трудовую книжку. Это одна из наиболее частых кадровых процедур, требующая точного соблюдения нормативных требований и внутренних регламентов организации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 70.1 определяет понятие «перевод» (постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника).
• Приказ Минтруда России от  № XXX «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (действует в 2026 г.).
• Внутренние локальные акты организации: положение о ведении трудовых книжек, инструкция по кадровому документообороту.

Что считается переводом?

Согласно ст. 70.1 ТК РФ, под переводом понимается:

• Постоянный перевод – изменение трудовой функции без установления срока действия.
• Временный перевод – изменение трудовой функции на определённый период (например, замещение absent‑employee).

Важно: запись о временном переводе в трудовую книжку не вносится (см. п. 4.2 Приказа Минтруда). Постоянный перевод фиксируется обязательно.

Порядок оформления записи о переводе

1. Издаётся приказ о переводе (форма Т‑12 или иная, утверждённая организацией). Приказ должен содержать:
   • дату издания;
   • ФИО сотрудника;
   • наименование текущей и новой должности;
   • структурное подразделение (отдел, служба);
   • условия перевода (постоянный/временный, срок, если временный);
   • подпись руководителя и печать организации.
2. Кадровый отдел получает приказ и, основываясь на нём, заполняет трудовую книжку.
3. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (строка ТК‑IV).
4. После внесения записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик или ответственный за ведение трудовых книжек) и печать организации.

Образец заполнения записи о постоянном переводе

Трудовая книжка (фрагмент)


Дата: 
Сведения о работе:
 ー Наименование организации: ООО «Альфа‑Тех»
 ─ Должность: ведущий инженер‑конструктор
 ─ Перевод на другую должность: старший инженер‑конструктор
 ─ Подразделение: отдел проектирования изделий
 ー Основание: Приказ № 45‑К от «О переводе сотрудника Иванова И.И. на должность старшего инженера‑конструктора»
 ー Подпись: _____________________
 ー Печать организации: [круглая печать]

Примечание: если перевод осуществляется в другое юридическое лицо (например, при внутреннем перемещении внутри холдинга), в первой графе указывается полное наименование новой организации, а во второй – её должность.

Особенности оформления при временном переводе

Как уже отмечалось, запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку. Однако кадровый отдел обязан:

• издать приказ о временном переводе;
• вести отдельный журнал учёта временных переводов (форма Т‑13 или аналогичный внутренний документ);
• обеспечить выплату соответствующих доплат или надбавок, если они предусмотрены трудовым договором или коллективным соглашением.

Ответственность за корректное заполнение

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт штраф:

• для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому кадровому специалисту необходимо:

1. Проверить соответствие приказа трудовому законодательству и локальным актам.
2. Сверить данные в приказе с информацией в личной карточке сотрудника.
3. Внести запись чётко, без сокращений, используя только утверждённые аббревиатуры (например, «г.» для года, «№» для номера).
4. Поставить подпись и печать сразу после внесения записи, чтобы избежать «поздних» исправлений.

Частые ошибки и как их избежать

Рекомендации по ведению трудовой книжки в 2026 году

• Используйте электронные кадровые системы (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors) для автоматической генерации приказов и формирования записей в трудовой книжке. При этом распечатывайте и заверяйте бумажный вариант в соответствии с требованиями.
• Периодически (не реже одного раза в год) проводите внутренний аудит заполненных трудовых книжек на соответствие актуальному законодательству.
• Обеспечьте обучение кадровых сотрудников изменениям в ТК РФ и приказах Минтруда, особенно касающимся электронного документооборота.
• Храните копии приказов о переводе в личном деле сотрудника не менее 50 лет после его увольнения (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Оформление записи о переводе на другую должность в трудовой книжке – процесс, требующий внимательности и знания нормативной базы. Соблюдение установленного порядка (издание приказа, внесение записи с указанием даты, должности, подразделения, основания, подписи и печати) гарантирует законность кадровых действий и защищает организацию от возможных штрафов. В 2026 году, когда активно внедряются электронные системы кадрового учёта, важно не забывать о необходимости заверения бумажных вариантов трудовых книжек, поскольку они остаются юридически значимым документом для сотрудника и работодателя.

Следуя рекомендациям, приведённым в данной статье, кадровые специалисты смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек при любой смене должности.