Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и квалификацию. В Казахстане в 2026 году действует как бумажный, так и электронный формат трудовой книжки; Ниже приведено подробное руководство по оформлению, заполнению и хранению трудовой книжки в РК.

Что такое трудовая книжка?

• Форма официального документа, подтверждающего трудовую деятельность.
• Содержит сведения о месте работы, должности, стаже, квалификации.
• Необходим для расчёта пенсии, оформления трудоустройства и подтверждения опыта работы.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки в Казахстане:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек (от 18 июня 2025 г.)
• Приказ Минтруда Республики Казахстан № 588н от 31 октября 2016 г. (об изменениях в порядке заполнения)
• Приказ Минтруда РФ от 31 октября 2016 г. (для сравнения с российской практикой)
• Положение о работе с электронными трудовыми книжками в системе ЕСУТД (Электронный сервис Учетно‑трудовых данных).

Формы трудовой книжки: бумажная и электронная

3.1 Бумажная трудовая книжка

• Официальный бланк с ьным листом.
• Заполняется только голубой или синей ручкой.
• Записи делаются без сокращений, в полном виде.
• Сохраняется в течение 10 лет после увольнения.

3.2 Электронная трудовая книжка (ЕСУТД)

• Обязательна для всех новых сотрудников с 1 января 2024 г.
• Заполняется через портал ЕСУТД (https://esutd.kz/).
• Ведётся в электронном виде, но сохраняется в бумажном виде по требованию работника.
• Содержит те же сведения, что и бумажная книга, но с возможностью автоматического расчёта стажа.

Как оформить трудовую книжку?

4.1 Оформление бумажной трудовой книжки

1. Получение книги: Работодатель выдает работнику новый бланк трудовой книжки.
2. Заполнение ьного листа: ФИО, дата рождения, образование, квалификация, место работы.
3. Запись о приёме на работу: Дата, должность, место работы, условия труда.
4. Запись о переводе/смене должности: Дата, новая должность, место работы.
5. Запись об увольнении: Дата, причина увольнения, итоговый стаж.
6. Подписи: Работодатель и работник подписывают каждую запись.
7. Сохранение: Книга хранится в безопасном месте работодателя и копия хранится у работника.

4.2 Оформление электронной трудовой книжки (ЕСУТД)

1. Регистрация в ЕСУТД: Работодатель регистрируется в системе ЕСУТД и получает доступ к модулю «Трудовая книжка».
2. Создание записи о приёме: Вводятся ФИО, дата рождения, дата приёма, должность, место работы, условия труда.
3. Запись о переводе/смене должности: Вводятся новые данные с датой начала.
4. Запись об увольнении: Вводятся дата увольнения, причина, итоговый стаж.
5. Подтверждение: Работодатель подписывает запись в системе, а работник может получить электронную копию.
6. Печать: При необходимости работник может запросить печатную копию, которую можно распечатать из системы.

Что записывается в трудовую книжку?

• Первая страница (ьный лист): ФИО, дата рождения, образование, квалификация, место работы.
• Запись о приёме на работу: Дата, должность, место работы, условия труда.
• Запись о переводе/смене должности: Дата, новая должность, место работы.
• Запись об увольнении: Дата, причина увольнения, итоговый стаж.
• Запись о повышении квалификации (если применимо): Дата, название курса, полученная квалификация.
• Запись о стаже: Суммарный стаж, начисленный в расчёте пенсии.

Как исправлять ошибки в трудовой книжке?

В случае ошибок в записи необходимо:

• Подготовить заявление о исправлении.
• Заполнить форму «Исправление записи» (доступна в ЕСУТД или на бумажном бланке).
• Подписать заявление работодатель и работник.
• Сохранить оригинал исправления в книге и копию в личном деле работника.

Права и обязанности сторон

• Работодатель: обязан вести трудовую книжку, вносить записи своевременно, хранить книгу в течение 10 лет после увольнения.
• Работник: имеет право на копию трудовой книжки, может проверить корректность записей, а также запросить исправление ошибок.
• Нарушения в ведении книги могут повлечь штрафы и юридические последствия.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать бумажную трудовую книжку в 2026 году? Да, но для новых сотрудников электронный формат обязателен.
2. Что делать, если книга потеряна? Работник может запросить замену в системе ЕСУТД; работодатель обязан оформить новую книгу.
3. Можно ли получить копию трудовой книжки в бумажном виде? Да, работник имеет право на печатную копию по запросу;
4. Как проверить правильность записей? Работник может запросить копию из ЕСУТД и сверить с собственными данными.
5. Нужно ли сохранять трудовую книжку после увольнения? Да, в течение 10 лет после увольнения.

Трудовая книжка в Республике Казахстан – это ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. С 2024 года электронный формат через систему ЕСУТД является обязательным для всех новых сотрудников, однако бумажная книга остаётся актуальной в ряде случаев. Правильное заполнение, своевременное внесение записей и соблюдение требований законодательства гарантируют корректный расчёт пенсии и защиту прав работника.

Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в службу поддержки ЕСУТД.