Постоянный перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение — это распространенная кадровая процедура, которая требует строгого соблюдения трудового законодательства․ Одним из важнейших этапов такого перевода является правильное оформление трудовой книжки работника․ Ошибка в этом документе может привести к проблемам с расчетом стажа и пенсии в будущем․ В данной статье мы подробно разберем, как шаг за шагом внести корректную запись о постоянном переводе․
Нормативная база
Прежде чем приступить к заполнению трудовой книжки, важно помнить, что основным документом, регламентирующим этот процесс, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утвержденная Постановлением Минтруда РФ)․ Трудовой кодекс РФ (статья 72․1) определяет само понятие перевода и требует обязательного письменного согласия работника․
Пошаговый алгоритм внесения записи
Внесение записи о постоянном переводе осуществляется в раздел «Сведения о работе»․ Чтобы избежать ошибок и исправлений, следуйте приведенному ниже алгоритму:
Шаг 1: Основание для перевода
Запись в трудовую книжку вносится только после того, как издан приказ (распоряжение) работодателя о переводе․ Сама запись должна в точности соответствовать тексту приказа․ Помните, что перевод без согласия работника недопустим, поэтому предварительно должно быть заключено дополнительное соглашение к трудовому договору․
Шаг 2: Заполнение граф в разделе «Сведения о работе»
В виде графика в трудовой книжке есть четыре колонки, которые необходимо заполнить:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи․ Нумерация должна быть сквозной и продолжать нумерацию предыдущих записей (например, если последняя запись была под номером 5, то перевод будет номером 6)․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата постоянного перевода в формате ДД․ММ․ГГГГ (например, )․ Важно: дата внесения записи должна совпадать с датой перевода, указанной в приказе․
- Графа 3 (Сведения о переводе): В этой графе делается сама формулировка․ Внимание! Наименование организации в этой графе не указывается, так как оно уже было внесено при приеме на работу․ Запись начинается сразу с текста о переводе; Формулировка должна быть четкой, например:
- «Переведен на должность главного инженера»․
- «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера»․
- «Переведен на постоянную работу в филиал г․ Санкт-Петербург»․
- Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись․ Обычно это приказ работодателя․ Записывается: «Приказ от № 24-к» (или другой документ, если основанием служит решение суда и т․д․)․
Пример оформления записи
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке о постоянном переводе:
Раздел «Сведения о работе»
- ․․․ (предыдущие записи)
-
- Графа 1: 11
- Графа 2: 23 05 2026
- Графа 3: Переведен на должность руководителя отдела маркетинга
- Графа 4: Приказ от № 45-п
Важные нюансы и частые ошибки
При оформлении перевода кадровики часто допускают типичные ошибки․ Обратите внимание на следующие моменты:
Внутренний перевод vs․ Переход к другому работодателю
В данной статье рассматривается внутренний постоянный перевод у того же работодателя․ Если сотрудник переходит в другую организацию (по просьбе другого работодателя или по собственной инициативе), это оформляется как увольнение в порядке перевода, а не как запись о переводе в текущей трудовой книжке․
Временный перевод
Записи о временном переводе (например, на время декретного отпуска другого сотрудника) в трудовую книжку не вносятся․ Эти сведения отражаются только в личной карточке работника (форма Т-2)․
Использование сокращений
В трудовой книжке категорически запрещено использовать произвольные сокращения․ Например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «пер․» вместо «переведен», «отд․» вместо «отдел»․ Все слова должны быть написаны полностью и разборчиво․
Исправление ошибок
Если вы допустили ошибку в графе 3 или 4, нельзя зачеркивать или замазывать запись․ Необходимо признать ее недействительной․ Для этого под следующим порядковым номером пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем вносится правильная формулировка перевода․
Завершение процедуры
После того как запись внесена, ответственное лицо (обычно сотрудник отдела кадров) должно:
- Ознакомить работника с внесенной записью под роспись в трудовой книжке (в специальной графе раздела «Сведения о работе» или в личной карточке Т-2, в зависимости от установленного порядка)․
- Убедиться, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации (при наличии) проставлены корректно․
Внесение записи о постоянном переводе в трудовую книжку — процедура несложная, но требующая предельной внимательности․ Главное правило — строго следовать тексту приказа, не использовать сокращений и соблюдать хронологическую нумерацию․ Правильно оформленная трудовая книжка, это гарантия спокойствия как для работника, так и для работодателя при любых проверках трудовой инспекции․