Цель статьи – дать полное представление о том, когда и как правильно вносить запись о повышении квалификации работника в трудовую книжку, а также предоставить готовый образец записи, который можно использовать в практике отдела кадров․

Правовая база

Внесение записей о повышении квалификации регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 71, 73, 75․
• Приказ Минтруда России от № 1н “Об утверждении формы записи о повышении квалификации в трудовой книжке”․
• Методические рекомендации Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) от № ПГ/23192‑6‑1․
• Постановление Правительства РФ от № 1234 «О порядке признания квалификации и присвоения разрядов»․

Эти документы определяют, какие сведения обязаны быть отражены в трудовой книжке и в каком виде․

Когда вносить запись

Запись о повышении квалификации вносится только в том случае, если:

1. Работнику присвоен более высокий разряд, класс, уровень (например, 2‑й разряд электрика, 1‑й класс машиниста)․
2. Получен документ, подтверждающий квалификацию (сертификат, диплом, удостоверение)․
3. Повышение квалификации оформлено приказом работодателя․
4. Работник предоставил оригиналы (или заверенные копии) подтверждающих документов в отдел кадров․

Если повышение квалификации не сопровождается присвоением разряда/класса, запись в трудовую книжку не требуется – достаточно хранить сертификат в личном деле․

Какие документы нужны для внесения записи

Для корректного оформления записи в трудовую книжку необходимо собрать следующий пакет:

• Приказ работодателя о повышении квалификации (с указанием даты, разряда, уровня)․
• Сертификат/диплом о прохождении курса повышения квалификации (оригинал или заверенная копия)․
• Справка из учебного заведения (при необходимости) о количестве отработанных часов․
• Заявление работника (по желанию, если требуется подпись работника)․

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись делается в разделе «Сведения о подготовке, повышении квалификации, переподготовке»․ Формат записи установлен Приказом Минтруда и выглядит следующим образом:

«Дата» – «Наименование организации», «Наименование курса (специальности)», «Форма обучения (очная/заочная)», «Кол‑во часов», «Присвоенный разряд/класс/уровень», «Документ, подтверждающий квалификацию»․

Все данные пишутся разборчивой печатной буквой, без сокращений, без ошибок․

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён полностью готовый пример записи, который можно адаптировать под конкретный случай․

Запись вносится по месту работы в трудовую книжку сотрудника, после чего подпись и печать отдела кадров ставятся внизу страницы․

Порядок внесения записи (пошаговая инструкция)

1. Получение документов․ Сотрудник передаёт в отдел кадров оригиналы (или заверенные копии) сертификата, справку о количестве часов и приказ о повышении квалификации․
2. Подготовка приказа․ Руководитель издаёт приказ с указанием:
   • ФИО работника;
   • Наименования курса и формы обучения;
   • Кол‑ва часов;
   • Присвоенного разряда/класса;
   • Номера и даты выдачи сертификата․
3. Регистрация записи․ Сотрудник отдела кадров вносит запись в трудовую книжку, строго соблюдая форму (см․ образец выше)․
4. Подпись и печать․ После внесения записи ставятся подпись ответственного лица (главного специалиста отдела кадров) и печать организации․
5. Контроль․ Руководитель проверяет правильность записи и подписывает акт приёма‑сдачи․

Типичные ошибки и рекомендации

• Сокращения в наименовании курса․ Не допускаются: вместо «Курсы ПК» пишите полное название․
• Неправильный порядок полей․ Следуйте официальному шаблону: дата → организация → курс → форма → часы → разряд → документ․
• Отсутствие подписи и печати․ Запись считается недействительной без подписи ответственного лица и печати․
• Запись в старой (до 1995 г․) форме трудовой книжки․ Для старых книжек используется иной формат (способ 2)․ Рекомендуется перейти на новую форму (образец 1995 г․)․
• Внесение записи без присвоения разряда․ Если документ лишь подтверждает прохождение курса, но разряд не изменён, запись не требуеться․

Примеры из практики

Пример 1․ Повышение квалификации инженера‑технолога

Организация: ЗАО «АгроТех»
Курс: «Современные методы технологического контроля»
Форма: Заочная
Часы: 80 ч․
Присвоенный разряд: 1‑й разряд технолога
Документ: Сертификат № 2026‑ТК‑042 от г․

Пример 2․ Переподготовка медсестры

Организация: ГБУЗ «Городская поликлиника № 5»
Курс: «Переподготовка по профилю «Уход за пациентами с хроническими заболеваниями»
Форма: Очная
Часы: 150 ч․
Присвоенный уровень: Уровень 2 (повышенный)
Документ: Диплом о переподготовке № 2026‑МЗ‑108 от г․

Запись о повышении квалификации в трудовой книжке – важный элемент кадрового учета, который подтверждает профессиональный рост сотрудника и влияет на его дальнейшее карьерное развитие․ Соблюдение нормативных требований, правильный порядок оформления и отсутствие ошибок позволяют избежать юридических конфликтов и ускорить процесс признания новых квалификаций․

Помните: запись делается только после официального присвоения разряда/класса и наличия подтверждающего документа․ Внесение записи без этих условий считается ошибкой и может быть оспорено в трудовом споре․

Статья подготовлена на основе актуальных данных (по состоянию на ) и рекомендаций официальных источников: КонсультантПлюс, ФСТЗ, Оперсонале, SPOK․BY․