Ведение трудовых книжек — важный и ответственный процесс для любого работодателя, включая индивидуальных предпринимателей. Когда в бумажной трудовой книжке заканчиваются свободные строки в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», возникает необходимость оформления вкладыша. Индивидуальный предприниматель, выступая в роли работодателя, обязан строго соблюдать установленные правила; В этой статье мы подробно разберем, как ИП правильно заполнить, учесть и вшить вкладыш в трудовую книжку сотрудника в 2026 году.

Когда и зачем нужен вкладыш?

Согласно действующим правилам, вкладыш оформляется, если заполнены все страницы одного из разделов трудовой книжки. Важно понимать: вкладыш, это не замена самой трудовой книжке, а ее логическое продолжение. Без трудовой книжки вкладыш считается недействительным.

Обратите внимание: если в трудовой книжке закончился один раздел (например, «Сведения о работе»), но в другом («Сведения о награждениях») еще есть свободное место, вкладыш все равно необходимо оформить. Продолжать делать записи в разделе о награждениях о работе категорически запрещено.

Правила заполнения ьного листа вкладыша

ьный лист вкладыша практически идентичен ьному листу трудовой книжки. Заполняется он по аналогичным правилам:

• ФИО работника: указывается полностью, без сокращений. Фамилия заносится действующая, без отражения произведенных ранее изменений (если сотрудница меняла фамилию, во вкладыше пишется текущая).
• Дата заполнения: проставляется фактическое число оформления вкладыша (а не дата выдачи самой трудовой книжки).
• Подписи: ставится подпись самого работника (владельца книжки), а также подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек у ИП.

Особенности для ИП: печать и подпись

Для индивидуальных предпринимателей существует важный нюанс при заверении записей. Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году гласит:

1. Если работодатель-ИП применяет печать в своей работе, он обязан заверить печатью сведения на ьном листе бумажной трудовой книжки или вкладыша к ней, а также записи об увольнении и о переходе на электронные трудовые.
2. Печать ставится строго после подписи сотрудника (самого ИП или кадровика), который отвечает за ведение бумажных трудовых книжек.
3. Если ИП работает без печати (что закон допускает), то записи заверяются только подписью ИП или уполномоченного лица.

Заполнение разделов со сведениями о работе

При внесении записей во вкладыш проблемных моментов возникать не должно, так как Правилами установлено: вкладыш заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Главное правило: нумерация записей во вкладыше должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке. То есть, если последняя запись в трудовой книжке имела номер 15, то первая запись во вкладыше будет начинаться с номера 16. Графы (дата, сведения о приеме/переводе/увольнении, основание) заполняются абсолютно так же, как и в основном документе.

Отметка о выдаче вкладыша на ьном листе

Сам факт выдачи вкладыша обязательно должен быть зафиксирован. Как в трудовую книжку внести запись о выдаче вкладыша?

• Запись делается на ьном листе трудовой книжки.
• Обычно для этого используется специальный штамп: «Выдан вкладыш в трудовую книжку, серия __________, номер __________».
• Если штампа нет, запись вписывается от руки теми же чернилами, что и основные записи.
• Важно: если на ьном листе самой трудовой книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на ьном листе первого вкладыша.

Учет и хранение вкладышей

Трудовые книжки и вкладыши к ним являются документами строгой отчетности. Индивидуальный предприниматель обязан вести их строгий учет.

При оформлении вкладыша ИП должен:

1. Вписать серию и номер израсходованного (выданного) бланка вкладыша.
2. Указать данные владельца.
3. Проставить дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Бланки вкладышей ИП должен приобретать за свой счет (работник не обязан сам искать и покупать бланк). При выдаче вкладыша работнику ИП вправе удержать с него стоимость бланка (по письменному заявлению работника), либо оставить расходы за счет работодателя.

Как правильно вшить вкладыш?

Вкладыш не просто вкладывается в трудовую книжку, он обязательно вшивается. Это необходимо для предотвращения утери документа.

Рекомендации по вшиванию:

• Вкладыш вшивается между обложкой и первым листом трудовой книжки (в самое начало) либо в самый конец документа.
• Для сшивания используется обычная игла и прочная нить (черного или белого цвета).
• Количество стежков не регламентировано, обычно делают 3-4 стежка по левому краю вкладыша.
• Концы нити связываются крепким узлом внутри книжки, а не выводятся наружу.
• Внимание: ни в коем случае не прошивайте саму обложку трудовой книжки, иначе она придет в негодность. Прошивается только вкладыш (его корешок) и внутренний шов трудовой книжки.

Новые формы 2023-2026 годов

Обратите внимание, что с 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки (утвержденная Приказом Минтруда № 320Н). Соответственно, бланки вкладышей также выпускаются по новой форме. При этом старые бланки не теряют своей силы и могут быть использованы до их полного израсходования. Главное — использовать качественные, защищенные бланки, приобретенные у официальных распространителей (например, в объединениях «Гознак»).

Краткий чек-лист для ИП при оформлении вкладыша

1. Убедиться, что в трудовой книжке действительно закончилось место.
2. Приобрести чистый бланк вкладыша.
3. Заполнить ьный лист вкладыша (текущие ФИО, актуальная дата).
4. Поставить подпись работника и подпись ИП (с печатью, если ИП ее использует).
5. Сделать отметку (штамп или от руки) на ьном листе трудовой книжки о выдаче вкладыша с указанием серии и номера.
6. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
7. Вшить вкладыш в трудовую книжку.
8. Продолжить нумерацию записей о работе/награждениях во вкладыше в сквозном порядке.

Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит индивидуальному предпринимателю избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечить работникам корректный учет их стажа.