Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение трудовых книжек — это не только обязанность работодателя, но и важнейший элемент соблюдения трудового законодательства Российской Федерации. Для индивидуальных предпринимателей (ИП), которые принимают на работу сотрудников по трудовому договору, обязательным является правильное оформление записи о приеме на работу в трудовую книжку. Нарушение правил ведения ТК влечет за собой административную ответственность, включая штрафы до 5 000 рублей. В этой статье подробно разберем, как правильно внести запись о приеме на работу в трудовую книжку при работе у ИП, какие документы нужны, как оформить титульный лист, и какие ошибки нельзя допускать.

Обязательно ли вести трудовую книжку при работе у ИП?

Да, обязательно. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Если ИП заключил с сотрудником трудовой договор (не гражданско-правовой), он обязан:

оформить трудовую книжку (если у сотрудника её ещё нет),
внести запись о приеме на работу в течение 5 рабочих дней со дня фактического выхода на работу,
хранить трудовую книжку до момента увольнения и далее — в течение 75 лет (в соответствии с Перечнем архивных документов).

Исключение: если работник трудится по гражданско-правовому договору (ГПД), трудовая книжка не ведётся — такие отношения не подпадают под трудовое законодательство.

Какие документы нужны для оформления записи о приеме на работу?

Перед внесением записи в трудовую книжку ИП должен запросить у сотрудника следующие документы:

Паспорт (для идентификации личности);
Трудовая книжка (если есть);
СНИЛС;
ИНН (по желанию, но рекомендуется);
Документ об образовании (если требуется по должности);
Документ о воинской обязанности (для мужчин 18–27 лет);
Справка об отсутствии судимости (если требуется по закону, например, при работе с детьми).

Также ИП должен оформить приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная по внутреннему шаблону). Приказ является основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Как правильно заполнить запись о приеме на работу?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Правила заполнения регулируются Приказом Минтруда России от № 320н (в редакции 2025–2026 гг.).

Структура записи:

Номер записи — порядковый номер по хронологии (начиная с 1).
Дата приема — дата, указанная в приказе о приеме на работу (не позднее дня выхода на работу).
Наименование работодателя — полное наименование ИП в соответствии с ЕГРИП: «Индивидуальный предприниматель [ФИО полностью]».
Должность (профессия) — точно по штатному расписанию или описанию обязанностей (например: «бухгалтер», «менеджер по продажам», «водитель-экспедитор»).
Основание для приема — указывается: «принят на работу по трудовому договору».

Пример записи в трудовой книжке:

№ 1. г. Принят на работу в качестве бухгалтера по трудовому договору.
Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович

Важно! Нельзя писать сокращения вроде «ИП Иванов», обязательно полное наименование из ЕГРИП. Также нельзя использовать аббревиатуры, если они не утверждены официально.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки?

Титульный лист заполняется работодателем (ИП) при первичном оформлении ТК. Если сотрудник пришел с уже заполненной трудовой книжкой — титульный лист не заполняется заново.

На титульном листе указываются:

Фамилия, имя, отчество работника — как в паспорте;
Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
Образование — по паспорту или документу (например: «среднее профессиональное»);
Специальность — если есть;
Дата начала работы у данного работодателя — дата, указанная в приказе;
Подпись работодателя, ИП ставит свою подпись и расшифровку (ФИО);
Печать — не обязательна для ИП, если у него нет печати (по закону ИП может не иметь печати, если не использует её в деятельности).

Особенности для ИП: совместительство, перевод, смена фамилии

Совместительство

Если сотрудник работает у ИП по совместительству, запись в трудовую книжку вносится только по его желанию. Если работник просит — ИП обязан внести запись. В этом случае указывается:

наименование ИП как работодателя;
должность;
дата приема;
основание, «принят на работу по трудовому договору на условиях совместительства».

Перевод на другую должность

При переводе сотрудника на другую должность (например, с менеджера по продажам на менеджера по работе с клиентами) вносится новая запись с указанием:

даты перевода;
новой должности;
основания — «переведен на должность… по соглашению сторон».

Смена фамилии

Если сотрудник сменил фамилию (например, после замужества), в трудовую книжку вносится запись о смене фамилии на основании свидетельства о браке. Запись делается в разделе «Сведения о работе» или в специальной графе «Сведения о смене фамилии» (если есть);

Ответственность ИП за ошибки в трудовой книжке

Нарушение правил ведения трудовой книжки — это административное правонарушение, предусмотренное статьей 5.27 КоАП РФ.

Штрафы за нарушения:

для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
за несвоевременное внесение записи — штраф;
за неправильное наименование работодателя, штраф;
за уничтожение или повреждение трудовой книжки, штраф и возможная компенсация морального вреда.

Если запись внесена с ошибкой — её нельзя зачеркивать. Правильный порядок исправления:

Зачеркнуть неверную запись одной линией (чтобы она была читаема);
Сделать новую, правильную запись с указанием даты исправления;
Указать, что запись внесена с исправлением;
Подписать и заверить печатью (если есть) или подписью ИП.

Хранение трудовой книжки и сроки

ИП обязан хранить трудовые книжки сотрудников:

до момента увольнения, в надежном месте;
после увольнения — в течение 75 лет (в соответствии с Перечнем архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры РФ).

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой после увольнения, ИП должен направить ему письменное уведомление (по почте или электронно). Если работник не отвечает в течение 30 дней — книжка хранится у ИП до истечения 75 лет.

Образцы и шаблоны для скачивания

Для удобства ИП рекомендуем использовать готовые шаблоны:

Скачать образец приказа о приеме на работу ИП (форма Т-1)
Скачать образец записи в трудовой книжке о приеме на работу
Скачать бланк титульного листа трудовой книжки

Все шаблоны соответствуют требованиям Приказа Минтруда № 320н (2025–2026 гг.).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ИП вести трудовую книжку самому себе?

Нет. ИП не может быть своим собственным работником. Трудовой договор с самим собой заключить невозможно — это противоречит законодательству. Если ИП работает самостоятельно, он не оформляет себе трудовую книжку. Он не получает заработную плату как работник, а получает доход как предприниматель.

Нужно ли вносить запись о приеме на работу, если сотрудник работает на полставки?

Да. Даже при работе на 0,5 ставки, если заключен трудовой договор — запись в трудовую книжку обязательна.

Можно ли вести электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Да. С 2020 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. Если сотрудник подал заявление на переход на ЭТК — ИП обязан вести его трудовую деятельность в электронном виде через ФСС. Бумажная книжка при этом сохраняется, но новые записи в неё не вносятся.

Правильное оформление записи о приеме на работу в трудовую книжку — это не просто формальность, а важнейший элемент правовой защиты как работника, так и работодателя. Индивидуальный предприниматель, несмотря на малый бизнес, обязан соблюдать те же правила, что и крупные компании. Ошибки в трудовой книжке могут привести к штрафам, жалобам в трудовую инспекцию и даже судебным искам;

Рекомендация: Всегда ведите журнал учета трудовых книжек, храните приказы и договоры, проверяйте записи по Приказу № 320н и при необходимости консультируйтесь с кадровым юристом. Лучше потратить час на правильное оформление, чем потом платить 5 000 рублей штрафа и восстанавливать трудовой стаж сотрудника через суд.