Оформление трудовой книжки, это ответственный процесс‚ требующий строгого соблюдения законодательства. Ошибки в записях могут привести к штрафам со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и трудовым спорам с работниками. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно внести запись о приеме на работу в 2026 году.
Первичная проверка: бумажная или электронная книжка?
Прежде чем приступать к заполнению‚ работодатель должен определить формат ведения трудового стажа сотрудника:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если работник перешел на электронный формат у предыдущего работодателя‚ в его бумажной книжке должна быть специальная закрывающая запись. В этом случае новый работодатель не имеет права вносить записи в бумажный документ.
- Бумажная трудовая книжка: Если закрывающей записи нет‚ работодатель принимает оригинал книжки и вносит в нее сведения о трудовой деятельности.
Пошаговая инструкция по заполнению граф
Шаг 1. Наименование организации (Графа 3)
Первой записью в разделе «Сведения о работе» всегда идет наименование организации.
Важные правила:
- Указывается полное и сокращенное наименование в соответствии с уставными документами.
- Эта запись не нумеруется.
- Допускается внесение записи от руки или с помощью специального штампа с наборным текстом (что часто практикуется в крупных компаниях для унификации).
Шаг 2. Запись о приеме (Графа 3)
После наименования организации вносится сама запись о приеме. Она должна быть пронумерована.
Пример формулировки: «Принят в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста».
Шаг 3. Дата приема (Графа 1)
Указывается дата фактического начала работы сотрудника в соответствии с трудовым договором.
Шаг 4. Основание для записи (Графа 4)
В этой графе указываются реквизиты документа‚ на основании которого сделана запись. Обычно это приказ о приеме на работу (дата и номер).
Особый случай (Директор): Если на должность директора назначается руководитель‚ в графе 4 можно указать сразу два документа: реквизиты приказа о приеме и реквизиты решения учредительного органа о назначении на должность.
Особенности оформления в различных ситуациях
Прием по совместительству
При оформлении сотрудника по совместительству (внутреннему или внешнему) следует помнить:
- В графе 3 необязательно уточнять вид совместительства (внутреннее/внешнее)‚ достаточно просто указать‚ что работа осуществляется по совместительству.
- Записи о совместительстве могут вноситься как в хронологическом порядке‚ так и блоками (прием и увольнение одновременно) после прекращения договора.
Исправление ошибок
Согласно приказу Минтруда от № 320н‚ в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивать записи категорически запрещено.
Как правильно исправить ошибку:
- Вносится новая запись‚ в которой указывается номер ошибочной строки.
- Ошибочная запись аннулируется.
- Сразу после этого приводится правильная формулировка.
Резюме и важные советы
Чтобы избежать проблем с проверками‚ придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Проверяйте документы: Всегда запрашивайте согласие на обработку персональных данных и проверяйте воинский учет.
- Соблюдайте иерархию: Сначала название компании (без номера)‚ затем запись о приеме (с номером).
- Будьте внимательны с датами: Дата в трудовой книжке должна строго совпадать с датой в трудовом договоре и приказе.
- Электронный формат: Помните‚ что в 2026 году приоритет отдается ЭТК‚ и бумажная книжка заполняется только при отсутствии закрывающей записи.