В 2026 году порядок оформления трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России № 320н и положениями Трудового кодекса РФ (ст. 66 ТК РФ). Ниже представлен подробный гид, как правильно внести запись о приёме на временную работу в бумажную и электронную трудовую книжку.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить записи о приёме, переводе и увольнении.
• Приказ Минтруда № 320н от – правила заполнения трудовой книжки (форма, порядок внесения записей, сроки).
• Письмо Роструда от № 1922‑6‑1 – штамп «Принят на работу» приравнивается к записи в трудовой книжке.

Особенности временной работы

Временная работа (срочный трудовой договор, договор о выполнении определённой работы) не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку. Однако есть нюансы:

• Если работник уже имеет основное место работы и принимается на временную работу как внешний совместитель, запись делается только по его желанию основным работодателем при предъявлении справки от другого работодателя или заверенной копии приказа.
• Для дистанционных сотрудников допускается ведение бумажной трудовой книжки по их заявлению; книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Срок внесения записи – не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приёме на работу (п. 10 Правил заполнения трудовой книжки).

Пошаговая инструкция по оформлению записи

1. Подготовка документов:
   • Приказ о приёме на работу (или распоряжение).
   • Трудовой договор (срочный).
   • Паспорт сотрудника (для сверки данных).
2. Определение типа трудовой книжки:
   • Если сотрудник впервые устраивается после  г. – заводится электронная трудовая книжка (ЭТК) по умолчанию, но он может выбрать бумажную форму.
   • Для остальных работников – выбор между бумажной и электронной формой осуществляется сотрудником.
3. Заполнение раздела «Сведения о работе» (в бумажной книжке):
   • Графа 1 – порядковый номер записи.
   • Графа 2 – дата приёма на работу (ДД.ММ.ГГГГ).
   • Графа 3 – наименование организации, её структурное подразделение (если есть).
   • Графа 4 – реквизиты приказа о приёме (номер и дата) либо, если приказ отсутствует, реквизиты трудового договора.
   • Графа 5 – профессия, специальность, должность (как указано в трудовом договоре).
   • Графа 6 – вид работы (постоянная, временная, сезонная и т.д.). Для временной работы указываем «временная работа» или «срочный трудовой договор».
4. Подпись и печать:
   • Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
   • При использовании ЭТК запись формируеться автоматически в системе кадрового учёта и подтверждается электронной подписью работодателя.
5. Уведомление сотрудника:
   • Сотруднику выдаётся выписка из трудовой книжки (или справка о приёме) под роспись.
   • Если трудовая книжка находится у сотрудника (например, при удалённой работе), она отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Образец записи в бумажной трудовой книжке

Пример заполнения для временной работы:

ООО «ТехноСервис», отдел технической поддержки
Приказ № 125 от 
Инженер‑программист
Временная работа (срочный трудовой договор на 6 месяцев)

В электронной трудовой книжке аналогичные данные попадают в поля «Дата приёма», «Номер и дата приказа», «Должность», «Вид работы».

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания вида работы – без пометки «временная работа» запись может быть воспринята как постоянная, что влияет на стаж и расчёт пособий.
• Нарушение срока внесения – запись сделано позже недели после издания приказа; возможно привлечение к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Неправильные реквизиты приказа – указывают номер договора вместо приказа; следует в графе 4 писать именно номер и дата приказа о приёме.
• Отказ сотрудника от ведения бумажной книжки без заявления – если работник хочет бумажную форму, необходимо получить его письменное заявление.

Вопросы‑ответы (FAQ)

Можно ли не вносить запись о приёме на временную работу, если работник уже имеет основное место работы?

Да, если работник является внешним совместителем и не желает, чтобы запись о временной работе была внесена в его основную трудовую книжку. В этом случае основной работодатель делает запись только по заявлению сотрудника и при предъявлении справки от другого работодателя.

Что делать, если трудовая книжка утеряна до момента приёма на временную работу?

Сотрудник должен восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя или обратиться в Пенсионный фонд РФ для выдачи дубликата. Запись о приёме делается после получения восстановленной книжки.

Нужно ли ставить штамп «Принят на работу» при оформлении временной работы?

Штамп приравнивается к записи в трудовой книжке (письмо Роструда от № 1922‑6‑1). Его можно использовать вместо записи в графе 2‑4, но при этом все остальные графы должны быть заполнены в соответствии с правилами.

Как оформить запись, если трудовой договор заключён на выполнение конкретной работы (например, ремонт оборудования)?

В графе 5 указывается должность или специализация, а в графе 6 – «Временная работа (договор о выполнении конкретной работы)». В графе 4 прописываются реквизиты приказа о приёме либо самого договора, если приказа нет.

Правильное оформление записи о приёме на временную работу в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, который защищает права как работника, так и работодателя. Следуя нормативным актам Минтруда, соблюдая сроки и внимательно заполняя все графы раздела «Сведения о работе», вы избежите штрафов и обеспечите корректный учёт трудового стажа сотрудников.

Если остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу по трудовому праву.