Дата актуализации: 22 мая 2026 года․

С ростом числа удалённых и дистанционных сотрудников возникает вопрос: как правильно оформлять и вести трудовую книжку работника‚ который никогда не появляется в офисе? В данной статье рассмотрены нормативные положения‚ практические рекомендации и типичные ситуации‚ связанные с дистанционной трудовой книжкой․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ:
  • Статья 65 ТК РФ – общая обязанность работодателя оформить трудовую книжку при приёме на работу․
  • Часть 6 ст․ 312․2 ТК РФ – допускает‚ что дистанционному работнику трудовая книжка может не оформляться‚ либо запись о дистанционной работе не вносится․
  • Статья 66․1 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 439‑ФЗ) – работник может подать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности‚ которые вносятся в трудовую книжку при её предоставлении․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек – прямо указывает‚ что внесение записи о дистанционном характере работы в трудовую книжку не предусмотрено․
• Журнал учёта трудовых книжек – при наличии бумажной трудовой книжки работодатель обязан вносить сведения о её выдаче и возврате в этот журнал (см․ разъяснения ГАРАНТ․РУ от )․

Оформление при приёме на дистанционную работу

Варианты действий работодателя

1. Не оформлять трудовую книжку – permissible‚ если обе стороны согласны‚ и работник не требует её ведения (ч․6 ст․312․2 ТК РФ)․ В этом случае трудовые отношения подтверждаются трудовым договором и иными документами (приказы‚ выписки из ЭТК и т․д․)․
2. Оформить бумажную трудовую книжку – работник предоставляет её лично либо направляет заказным письмом с уведомлением о вручении (ч․6 ст․312․2 ТК РФ)․ Работодатель вносит стандартные записи о приёме‚ переводе‚ отпуске и т․д․‚ но не делает отметку о дистанционном характере работы (по инструкции)․
3. Оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) – наиболее удобный вариант для удалённых сотрудников․ Данные о трудовой деятельности вносятся в единую базу данных ПФР‚ доступную работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги»․

Заявление работника о предоставлении сведений

Если сотрудник желает‚ чтобы сведения о его трудовой деятельности были внесены в трудовую книжку‚ он подаёт заявление согласно ст․66․1 ТК РФ․ Работодатель обязан выполнить это требование в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления и трудовой книжки (или её копии)․

Ведение бумажной трудовой книжки дистанционного сотрудника

• Хранение – книжка остаётся у работника; работодатель не обязан её хранить‚ но должен вести журнал учёта выдачи/возврата․
• Внесение записей – стандартные записи (приём‚ перевод‚ отпуск‚ увольнение) вносятся работодателем по представленной книжке․ Запись о том‚ что работа выполнялась дистанционно‚ не делается․
• Возврат при увольнении – при увольнении дистанционного работника‚ работающего в другом городе‚ необходимо вернуть бумажную трудовую книжку под подпись в журнале учёта трудовых книжек и получить подпись на приказе об увольнении (см․ разъяснения ГАРАНТ․РУ)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и удалённая работа

ЭТК представляет собой единую государственную базу данных‚ в которой хранится вся история трудовой деятельности гражданина․ Для дистанционных сотрудников ЭТК имеет следующие преимущества:

• Доступность из любой точки мира через личный кабинет на портале «Госуслуги»․
• Отсутствие необходимости физической передачи документа․
• Автоматическое внесение данных работодателем через систему СЗВ‑ТД․
• Возможность быстрого получения выписки о трудовой деятельности для банков‚ посольств и т;д․

Работодатель‚ имеющий офис в Москве и сотрудников в разных регионах‚ обязан подавать сведения о приёме‚ переводе и увольнении удалённых работников в ЭТК в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после события)․

Особенности увольнения дистанционного работника

1. Подготовка приказа об увольнении в соответствии с ТК РФ․
2. Направление приказа работнику (электронно или заказным письмом)․
3. Получение подписи работника на приказе (можно использовать электронную подпись)․
4. Возврат бумажной трудовой книжки (если она была передана работодателем) под подпись в журнале учёта трудовых книжек․
5. Подача сведения об увольнении в ЭТК (форма СЗВ‑ТД)․
6. Выдача справки о доходах и иных документов‚ необходимых для последующего трудоустройства․

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обеспечить возможность получения трудовой книжки (бумажной или электронной) от работника․
• Внести в трудовую книжку все обязательные записи‚ кроме отметки о дистанционной работе․
• Вести журнал учёта трудовых книжек при наличии бумажных экземпляров․
• Своевременно подавать сведения в ЭТК․
• При увольнении вернуть трудовую книжку и получить подпись на приказе․

Работник

• При приёме на работу предоставить трудовую книжку (либо согласиться на её отсутствие)․
• При желании внесения сведений о трудовой деятельности подать заявление согласно ст․66․1 ТК РФ․
• Сохранять трудовую книжку в надлежащем состоянии и обеспечивать её конфиденциальность․
• При увольнении вернуть книжку работодателю (если она находилась у него) и получить копию приказа об увольнении․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ведения трудовой книжки полностью?

Да‚ если обе стороны согласны и работник не требует её ведения․ В этом случае трудовые отношения подтверждаются трудовым договором и выпиской из ЭТК․

Нужно ли ставить отметку о дистанционной работе в трудовой книжке?

Нет․ Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривает такую запись․

Как поступить‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку?

Работник может подать заявление о выдаче дубликата в соответствии с внутренними правилами организации или обратиться в органы ПФР для восстановления сведений через ЭТК․

Какие документы нужны для подтверждения стажа при дистанционной работе?

Трудовой договор‚ приказы о приёме/переводе/увольнении‚ выписка из ЭТК‚ а также (при наличии) бумажная трудовая книжка с соответствующими записями․

Обязан ли работодатель вести журнал учёта трудовых книжек‚ если все сотрудники работают удалённо и имеют только ЭТК?

Нет․ Журнал учёта ведётся только при наличии бумажных трудовых книжек․

Дистанционная трудовая книжка не отличается по содержанию от традиционной‚ но её оформление и ведение имеют специфические нюансы‚ связанные с возможностью отказа от бумажного носителя‚ отсутствием отметки о дистанционной работе и широким использованием электронной трудовой книжки․ Соблюдение норм ТК РФ‚ правильное взаимодействие с работником в части предоставления и возврата трудовой книжки‚ а также своевременная подача сведений в ЭТК позволяют избежать правовых рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений для обеих сторон․

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки для удалённых сотрудников‚ рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться актуальными разъяснениями органов государственной власти (ГАРАНТ;РУ‚ КонсультантПлюс) и официальными разъяснениями ПФР․