Вопрос о смене фамилии в трудовой книжке возникает у многих работников после брака, развода, усыновления или по личным причинам. Важно знать, где именно вносится запись, какие документы нужны и как правильно оформить изменение, чтобы запись была юридически корректной.
Кратко о правовой основе
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» (в ред. от 2022‑01‑26) – основной нормативный акт.
- Статья 81 Трудового кодекса РФ – порядок внесения изменений в трудовую книжку.
- Гражданский кодекс РФ (ст. 19) – право совершеннолетних менять фамилию без согласия.
Куда вносят запись о смене фамилии?
Запись вносится только в том подразделении, где находится оригинальная бумажная трудовая книжка. Это может быть:
- Отдел кадров (HR‑служба) предприятия – если у работника есть бумажная трудовая книжка, хранящаяся у него.
- Бюро кадровой службы (отдел кадров) в государственных учреждениях – в государственных и муниципальных организациях запись делается в том же месте, где хранится книжка.
- Трудовая инспекция – в редких случаях (например, если книжка была утеряна и выдана дубликат) запись может потребовать подтверждения инспектором.
Если у работника электронная трудовая книжка, изменения вносятся в системе Госуслуги / ЕТК через личный кабинет работодателя. Однако в статье рассматривается именно бумажный вариант.
Кто имеет право вносить запись?
- Главный бухгалтер или специалист по кадрам, уполномоченный вести трудовые книжки.
- Руководитель организации (при отсутствии отдельного кадровика) – в небольших фирмах.
- При необходимости – представитель Трудовой инспекции, если требуется подтверждение законности изменения.
Необходимые документы
Для внесения изменения в трудовую книжку требуется один из официальных документов, подтверждающих смену фамилии:
| Документ | Краткое содержание | Кому предоставляется |
|---|---|---|
| Свидетельство о браке | Подтверждает смену фамилии в связи с вступлением в брак. | Отделу кадров |
| Свидетельство о расторжении брака | Если фамилия меняется после развода (возврат к девичьей фамилии). | Отделу кадров |
| Свидетельство о смене фамилии (выдано ЗАГСом) | Документ, выдаваемый при официальной смене фамилии без брака. | Отделу кадров |
| Паспорт (новый, с изменёнными данными) | Основной документ, подтверждающий актуальные ФИО. | Отделу кадров (в копии) |
Пошаговый алгоритм внесения изменения
- Сбор документов – сотрудник передаёт оригиналы (или заверенные копии) одного из перечисленных выше документов.
- Подготовка заявления – работник пишет заявление «О внесении изменений в трудовую книжку» (по образцу, доступному в КонсультантПлюс, 2025).
- Проверка данных – кадровик сверяет сведения в документе-основании с данными в трудовой книжке.
- Внесение записи:
- Запись делается на ьном листе (первая страница) трудовой книжки.
- Старая фамилия зачеркивается одной линией, без исправлений в остальных записях.
- Под новой фамилией указывается дата изменения и ссылка на документ‑основание (например: «на основании свидетельства о браке № 123 от »).
- Запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
- Обновление сопутствующих документов – в личном деле, в личной карточке, в трудовом договоре, в ЛНА (личном начислении) вносятся те же изменения.
- Выдача сотруднику – работнику возвращают трудовую книжку с внесённой записью и копию заявления.
Образец записи
г. – в связи с заключением брака (свидетельство о браке № 123 от ) фамилия Иванова → Петрова (зачеркнутая «Иванова», подпись руководителя, печать)
Особенности при наличии вкладыша
Если в трудовой книжке есть вкладыш (страница с дополнительными записями), то:
- Изменения вносятся и на обложку вкладыша, и на его внутреннюю страницу.
- Тот же порядок: зачеркивание старой фамилии, вписание новой, подпись и печать.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
В случае утери оригинала необходимо:
- Обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата.
- Предоставить документ, подтверждающий смену фамилии (паспорт, свидетельство).
- Получить дубликат трудовой книжки, в который сразу вносятся актуальные данные, включая новую фамилию.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли просто написать новую фамилию без зачеркивания?
- Нет. По приказу Минтруда запись должна быть сделана через зачеркивание старой фамилии одной линией и вписание новой.
- Нужна ли печать организации?
- Да. Любая запись в трудовой книжке должна быть подтверждена подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Можно ли изменить фамилию в электронном виде без бумажной книжки?
- Для электронных трудовых книжек изменения вносятся через систему «Госуслуги» работодателем. При этом требуется тот же документ‑основание.
- Сколько времени занимает процесс?
- Обычно 1–3 рабочих дня, в зависимости от загруженности кадровой службы.
Контроль и проверка
После внесения изменений сотруднику рекомендуется:
- Проверить правильность написания новой фамилии.
- Убедиться, что дата и ссылка на документ указаны корректно.
- Сохранить копию заявления и оригиналы документов в личном деле.
Смена фамилии в трудовой книжке – простая, но строго регламентированная процедура. Запись делается в отделе кадров (или в бюро кадровой службы) на ьном листе книжки, с использованием официальных документов (свидетельство о браке, разводе, паспорт). Правильное оформление гарантирует, что в дальнейшем никаких проблем с трудовым стажем и пенсионными начислениями не возникнет.
Помните: без надлежащей записи в трудовой книжке изменение фамилии считается недействительным в трудовых отношениях.
Дата публикации: