Ведение трудовой книжки – обязательная процедура для любого работодателя, нанимающего граждан, которые прошли военную службу. Вопросы её оформления часто вызывают сложности у HR‑специалистов и самих сотрудников. В этой статье подробно разберём, каким образом правильно внести запись о военной службе в трудовую книжку, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие ошибки следует избегать.

Нормативно‑правовая база

Для понимания, нужно ли вносить запись о военной службе в трудовую книжку, важно знать основные документы:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения трудовой книжки»;
• Федеральный закон № 178‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Постановление Правительства РФ от № 1769 «О порядке ведения трудовой книжки граждан, прошедших военную службу»;
• Консультации и разъяснения Федерального центра по трудовому праву (КонсультантПлюс, 2025).

Согласно этим актам, военная служба не относится к трудовой деятельности, однако её сведения могут фиксироваться в отдельной строке трудовой книжки, если это предусмотрено внутренними нормами организации.

Что именно фиксируется?

В запись вносятся данные, полученные из военного билета:

1. ФИО военнослужащего;
2. Дата рождения;
3. Воинская часть (код подразделения);
4. Дата начала и окончания службы;
5. Воинское звание (по окончании службы);
6. Код и номер приказа/распоряжения о направлении в службу.

Эти сведения позволяют работодателю иметь полную информацию о профессиональном опыте сотрудника, что особенно актуально для должностей, требующих наличия военного опыта.

Кто вносит запись в трудовую книжку?

Ответственный за внесение данных определяется в зависимости от формы занятости:

• При приёме на работу – работодатель (или его уполномоченный представитель) вносит запись на основании заявления сотрудника и копии военного билета.
• При смене работодателя – новый работодатель может запросить у предыдущего копию записи и подтвердить её достоверность.
• При увольнении – запись остаётся в книжке, но её редактирование уже не производится.

Важно помнить, что запись о военной службе вносится вручную в соответствующее поле «Сведения о работе» (графа 1) трудовой книжки.

Как оформить запись?

Пример оформления (графа 1, пункт 5):

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Воинская часть: 23456‑78
Служба: Вооружённые Силы РФ, 2018‑2020 гг.
Звание: Сержант
Приказ № 123 от «Назначение в часть».

Запись оформляется по порядку и сопровождается отметкой о дате поступления записи.

Пошаговая инструкция по внесению данных

Для удобства HR‑специалистов подготовили пошаговый алгоритм:

1. Сбор документов – получить оригинал военного билета и копию заявления сотрудника.
2. Проверка соответствия – убедиться, что данные в билете совпадают с заявленными (ФИО, даты, звание).
3. Подготовка формы – в трудовой книжке открыть графу «Сведения о работе» и найти строку для записи о военной службе.
4. Заполнение записи – ввести данные согласно образцу, указав номер записи, дату поступления и ссылку на документ.
5. Подпись ответственного – подпись руководителя отдела кадров и дата.
6. Хранение копий – сохранить копию записи в личном деле сотрудника.

Если запись уже была внесена предыдущим работодателем, но не подтверждена, не требуется её повторно вносить – достаточно оформить акт подтверждения.

Частые ошибки и как их избежать

На практике часто встречаются следующие недочёты:

• Отсутствие подписи – запись без подписи руководителя считается недействительной.
• Неправильный порядок – запись в графе «Сведения о работе» должна идти после данных о трудовой деятельности, но перед сведениями о дополнительном образовании.
• Несоответствие дат – дата начала службы должна быть не позже даты окончания предыдущей работы, иначе возникают вопросы у трудовой инспекции.
• Отсутствие ссылки на документ – без указания номера и даты приказа/распоряжения запись может быть отвергнута при проверке.

Чтобы избежать этих проблем, рекомендуется:

1. Вести журнал учёта всех внесённых записей.
2. Проводить периодический аудит трудовой документации.
3. Обучать HR‑специалистов требованиям к оформлению записей о военной службе.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли работодатель вносить запись о военной службе?

Согласно пункту 5 статьи 65 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о трудовой деятельности. Военная служба не является трудовым отношением, однако запись может быть сделана по инициативе работодателя для полного учёта профессионального опыта.

Что делать, если прежний работодатель не внёс запись о службе?

В этом случае новый работодатель может запросить у сотрудника копию военного билета и самостоятельно оформить запись, указав в ней дату поступления записи и ссылку на предоставленный документ.

Нужно ли вносить запись о службе, если она была по контракту?

Да. По закону любой вид военной службы (по призыву, по контракту, в резерве) подлежит фиксации в трудовой книжке, если работник просит её оформить.

Ведение трудовой книжки военнослужащего требует соблюдения строгих требований к оформлению записей о военной службе. Правильное заполнение позволяет:

• Получить полную картину профессионального пути сотрудника;
• Упростить процесс аттестации и повышения квалификации;
• Избежать рисков при проверках трудовой инспекции.

Следуя изложенному алгоритму и учитывая нормативные акты, любой работодатель сможет правильно и юридически корректно завести запись о военной службе в трудовую книжку, что обеспечит прозрачность и законность кадровых отношений.

Источники: Приказ Минтруда РФ № 320н (2021), Федеральный закон № 178‑ФЗ, Постановление Правительства РФ № 1769 (2022), КонсультантПлюс (2025).