В современной кадровой практике часто возникают ситуации, когда работодатель вынужден нанимать сотрудников на временной основе․ Это может быть замещение работника, находящегося в декретном отпуске, выполнение сезонных работ или реализация конкретного проекта․ Один из самых частых вопросов, возникающих у специалистов по кадрам и самих работников: как правильно внести запись о временном приеме в трудовую книжку?

Основное правило: почему не пишут «временно»?

Согласно действующему законодательству РФ и разъяснениям Роструда (в частности, Письмо Роструда от N 937-6-1), в трудовую книжку вносится обычная запись о приеме на работу, без каких-либо оговорок о том, что договор заключен на определенный срок или на время отсутствия основного работника․

Это правило едино для всех случаев:

• Прием на время декретного отпуска основного сотрудника․
• Сезонные работы․
• Выполнение временных (до двух месяцев) или срочных работ․
• Работа в районах Крайнего Севера (хотя условия труда там особые, запись о срочности в графу не вносится)․

Информация о том, что договор является срочным, фиксируется исключительно в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не дублируется в графе 3 трудовой книжки․

Алгоритм внесения записи о приеме на работу

Процесс заполнения раздела «Сведения о работе» должен быть выполнен четко и без ошибок; Рассмотрим пошагово, как это делается:

1. Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи в пределах раздела․ Нумерация должна быть сплошной․
2. Графа 2 (Дата): Вносится дата фактического начала работы․ День и месяц указываются двузначными цифрами (например, 21․05), год — четырехзначными (2026)․
3. Графа 3 (Сведения о приеме): Вносится запись о приеме на работу с указанием должности, профессии или специальности․
   
   Пример: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»․
   
   Важно: Фразы «на время декретного отпуска», «временно», «по срочному договору» в эту графу не вписываются․
4. Графа 4 (Документ-основание): Указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу․

Особенности заполнения для «цифровых» и бумажных книжек

В 2026 году многие работники уже перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажный формат все еще актуален для тех, кто не подал заявление о переходе на ЭТК․

Если работник ведет бумажную трудовую:

• Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
• Запрещены сокращения (кроме общепринятых)․
• Если текст записи не поместился на одной строке, его переносят на следующую по правилам переноса русского языка (по слогам)․
• Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии), а также подписью работника․

Если работник перешел на электронный формат:

• Работодатель обязан передать сведения о приеме в Пенсионный фонд (СФР) в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа)․
• В бумажную трудовую (если она хранится у работодателя до момента выдачи) вносится запись о подаче работником заявления о переходе на ЭТК․

Что делать при увольнении временного сотрудника?

Поскольку запись о приеме была сделана обычным способом, то и запись об увольнении вносится стандартно․ В графе 3 указывается основание увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ․

Если трудовой договор был заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, и этот работник вышел из отпуска, то договор с временщиком прекращается․ В трудовой книжке запись будет выглядеть так:

«Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Ситуация: Временный перевод стал постоянным

Отдельного внимания заслуживает случай, когда сотрудник был временно переведен на другую должность (или принят временно), а затем этот перевод или работа стали постоянными․

В этом случае в трудовую книжку вносится новая запись:

• Графа 1: Порядковый номер․
• Графа 2: Дата, с которой перевод стал постоянным (или дата фактического начала исполнения обязанностей, если требуется уточнение, но чаще ставится дата оформления допсоглашения о постоянстве)․
• Графа 3: «Переведен на должность [название] на постоянной основе» или «Временный перевод признан постоянным» (формулировка зависит от конкретной ситуации и даты начала работы)․
• Графа 4: Реквизиты приказа о признании перевода постоянным․

Важно помнить: если перевод изначально был временным и таковым остался, запись о нем в трудовую книжку не вносится․ Вносится только информация о том, что он стал постоянным․

Частые ошибки при заполнении

Во избежание проблем с проверяющими органами и будущими пенсиями сотрудников, избегайте следующих ошибок:

1. Указание причины срочности: Фразы «на время декрета Ивановой А․А․» или «до конца сезона» в графе 3 недопустимы․
2. Использование карандаша или корректирующих средств: Записи должны быть выполнены аккуратно, без помарок․ Ошибки исправляются только методом признания записи недействительной с внесением новой правильной записи․
3. Нарушение хронологии: Даты в графе 2 должны идти в строгом порядке․

Правильное ведение трудовых книжек — это залог юридической безопасности компании и гарантия прав работника․ Помните главное: статус «временный» фиксируется в трудовом договоре, а в трудовую книжку вносится стандартная запись о приеме на должность․ Соблюдение этих простых, но важных правил поможет избежать штрафов и споров в будущем․