Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Она играет ключевую роль при оформлении пенсии, трудоустройстве, получении льгот и даже при судебных спорах. Поэтому любая запись в трудовой книжке, включая увольнение кадровика, должна быть оформлена безупречно. В этой статье мы подробно разберём, как правильно внести запись об увольнении кадровика, какие документы нужны, как формулировать основание и почему ошибки недопустимы.
Почему запись об увольнении кадровика требует особого внимания?
Кадровик — это сотрудник, ответственный за ведение кадровой документации, включая трудовые книжки. При его увольнении возникает важный юридический момент: кто будет вносить запись об увольнении кадровика, если он сам отвечал за эту функцию?
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н, запись в трудовую книжку вносится работодателем или уполномоченным им лицом. Если кадровик увольняется, то обязанность по внесению записи переходит на другого сотрудника, имеющего соответствующие полномочия — например, на руководителя организации, главного бухгалтера или другого уполномоченного кадрового работника.
Ошибки в записи могут привести к:
- отказу в назначении пенсии;
- проблемам при трудоустройстве;
- штрафам со стороны Роструда;
- судебным искам о восстановлении на работе или изменении формулировки увольнения.
Какие документы нужны для внесения записи об увольнении кадровика?
Для законного и корректного увольнения кадровика необходимо соблюсти следующий алгоритм:
- Заявление работника, кадровик подаёт письменное заявление об увольнении по собственному желанию (или другому основанию).
- Приказ об увольнении — издаётся руководителем организации на основании заявления. Форма приказа — Т-8 или Т-8а. В приказе указывается:
- ФИО увольняемого;
- должность;
- основание увольнения (с ссылкой на статью ТК РФ);
- дата увольнения;
- подпись руководителя.
- Трудовая книжка — должна быть на руках у работодателя. Если кадровик не сдал её — необходимо оформить акт о невозможности выдачи (с участием двух свидетелей).
- Личная карточка работника (форма Т-2) — также подлежит заполнению и подписанию.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке при увольнении кадровика?
Запись в трудовой книжке вносится в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда № 320н. Формулировки должны быть точными, без сокращений и тавтологий.
Графы записи
Запись в трудовой книжке состоит из трёх граф:
- Графа 1 — порядковый номер записи (следующий после предыдущей).
- Графа 2 — дата увольнения (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3 — основание и причина увольнения (ссылка на ТК РФ).
- Графа 4 — реквизиты приказа (номер и дата).
Примеры корректных формулировок
Случай 1: Увольнение по собственному желанию
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ № 45 от
Случай 2: Увольнение по соглашению сторон
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Случай 3: Увольнение по инициативе работодателя (если кадровик нарушил трудовую дисциплину)
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному пунктом 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации (нарушение трудовой дисциплины).
Важно! Если кадровик указал в заявлении причину увольнения, связанную с льготами (например, «переезд на новое место жительства», «уход за больным родственником»), эта причина должна быть включена в запись по требованию ст. 84.1 ТК РФ. Например:
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переездом на новое место жительства, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Кто вносит запись, если увольняется кадровик?
Закон не допускает, чтобы кадровик вносил запись о своём собственном увольнении. Это противоречит принципам внутреннего контроля и может быть расценено как нарушение.
Правильный порядок:
- Кадровик подаёт заявление об увольнении.
- Руководитель издаёт приказ.
- Другой уполномоченный сотрудник (например, главный бухгалтер, заместитель директора по кадрам или сам директор) вносит запись в трудовую книжку.
- Запись заверяется печатью организации (если она используется) и подписями:
- лица, внесшего запись;
- увольняемого работника (для подтверждения ознакомления).
Важно! Подпись увольняемого кадровика ставится в присутствии лица, вносящего запись, чтобы избежать претензий о том, что работник не был ознакомлен с содержанием записи.
Особенности при увольнении кадровика в ИП
Если кадровик работает у индивидуального предпринимателя (ИП), то:
- ИП сам вносит запись в трудовую книжку (если у него нет других уполномоченных лиц);
- Запись заверяется личной подписью ИП (печать не обязательна, если ИП не использует её);
- Подпись кадровика о знакомстве с записью обязательна.
Электронная трудовая книжка: что меняется?
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если кадровик работает в организации, где ведётся ЭТК, то:
- Запись об увольнении не вносится в бумажную книжку (если работник не требует её выдачи);
- Сведения передаются в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ-ТД;
- Срок подачи СЗВ-ТД, не позднее рабочего дня, следующего за днём увольнения;
- Если работник ранее выбрал бумажную трудовую книжку — запись вносится в неё в обычном порядке.
Важно! Даже при наличии ЭТК, если работник требует бумажную трудовую книжку, работодатель обязан выдать её с последней записью об увольнении.
Как заверить запись и избежать ошибок?
После внесения записи необходимо:
- Поставить подпись лица, внесшего запись;
- Поставить подпись увольняемого кадровика (о знакомстве с записью);
- Поставить печать организации (если используется);
- Сделать отметку в журнале учёта трудовых книжек (форма № Т-4 или аналогичная);
- Выдать трудовую книжку в день увольнения (ст. 84.2 ТК РФ).
Ошибки, которые нельзя допускать:
- Неточная формулировка (например, «уволен по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ);
- Использование сокращений («п. 3 ст. 77 ТК РФ» — недопустимо, нужно писать полностью);
- Запись от руки без подписи и печати;
- Внесение записи на новой странице без указания на предыдущую;
- Отсутствие подписи работника.
Что делать, если запись уже внесена с ошибкой?
Если запись в трудовой книжке содержит ошибку, её нельзя просто зачёркивать или исправлять. Правильный порядок:
- Издать приказ об исправлении ошибки (например, «О внесении исправления в запись об увольнении»);
- На обороте страницы с ошибкой внести новую запись с правильной формулировкой;
- Сделать ссылку на приказ об исправлении;
- Поставить подписи и печать;
- Ознакомить работника с исправлением под подпись.
Если работник не согласен с формулировкой увольнения — он может обратиться в суд с требованием изменить основание. Суды часто встают на сторону работника, если запись не соответствует ТК РФ или не отражает реальные обстоятельства.
Запись об увольнении кадровика — это не просто формальность. Это юридически значимый акт, влияющий на будущее человека. Помните:
- Запись вносит не увольняемый кадровик, а другой уполномоченный сотрудник.
- Формулировка должна точно соответствовать ТК РФ.
- Подпись работника обязательна.
- Выдача трудовой книжки — в день увольнения.
- Ошибки исправляются только через приказ и новую запись — не зачёркиванием!
- При ЭТК — подача СЗВ-ТД в срок.
Правильное оформление трудовой книжки — это не только закон, это уважение к труду человека. Кадровик, увольняющийся с должности, заслуживает, чтобы его труд был зафиксирован безупречно — ведь именно он сам когда-то следил за этим стандартом.
Совет профессионала: Всегда сохраняйте копии приказов, заявлений и журналов учёта трудовых книжек. Это ваша страховка на случай проверки Роструда или судебного разбирательства.
Дата публикации: