Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина, и любые ошибки в ее записях могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве на новую работу. Увольнение по сокращению штата или численности работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) — это сложная процедура, которая требует строжайшего соблюдения закона как в плане оформления документов, так и при внесении финальной записи в трудовую.
Основные правила внесения записей
Прежде чем вносить запись об увольнении, необходимо убедиться, что вся процедура сокращения проведена законно: работнику вручено уведомление за 2 месяца, предложены имеющиеся вакансии, получено мнение профсоюза (если есть), издан приказ об увольнении. Только после этого можно вносить запись.
Общие требования к заполнению
- Отсутствие сокращений: недопустимо писать «пр.», «расп.», «ТК РФ» вместо «приказ», «распоряжение», «Трудовой кодекс Российской Федерации».
- Ссылка на норму закона: при увольнении по сокращению обязательно указывается пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.
- Сквозная нумерация: графа 1 (№ записи) должна содержать следующий порядковый номер.
- Точность дат: даты вносятся арабскими цифрами. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника.
Пошаговая инструкция: как заполнить графы
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». Разберем заполнение по графам (в бумажной трудовой книжке):
- Графа 1 (№ записи): ставится порядковый номер записи (например, 11).
- Графа 2 (Дата): вносится дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Графа 3 (Сведения о работе): вносится сама запись. Формулировка должна точно соответствовать ТК РФ.
Пример: Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. - Графа 4 (Основание): указывается документ, на основании которого внесена запись, приказ или распоряжение работодателя, его дата и номер.
Пример: Приказ от № 45-к.
После внесения записи запись необходимо заверить. Под записью в графе 3 ставятся подписи:
- Работника, подтверждающего ознакомление (с расшифровкой);
- Ответственного лица (работника отдела кадров или руководителя), внесшего запись (с расшифровкой);
- Печати организации (при наличии).
Примеры правильных формулировок
Ниже приведены варианты записей в зависимости от статуса работодателя:
Для коммерческой организации (ООО, АО)
«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Для индивидуального предпринимателя (ИП)
«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Особенности электронной трудовой книжки (ЕФС-1)
С 2021 года в России ведутся электронные трудовые книжки. При увольнении по сокращению работодатель обязан не только внести запись в бумажную трудовую (если сотрудник от нее не отказался), но и направить сведения в Социальный фонд России (СФР).
С 2023 года для этого используется Единая форма сведений (ЕФС-1). Подраздел 1 раздела 1 заполняется на всех застрахованных лиц при увольнении. Срок подачи ЕФС-1 при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка в статье: указание просто «ст. 81 ТК РФ» без конкретизации пункта и части. Верно: «пункт 2 части первой статьи 81».
- Неверная формулировка причины: написание «Уволен по сокращению штата». Верно: «Трудовой договор расторгнут…» (так как увольнение по инициативе работодателя).
- Зачеркивания: в разделе «Сведения о работе» зачеркивать ничего нельзя. Ошибочная запись признается недействительной в порядке, установленном пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
- Несоответствие даты: дата увольнения в трудовой книжке должна строго совпадать с датой увольнения в приказе и в уведомлении о сокращении.
Что делать, если допущена ошибка?
Если вы заметили ошибку уже после того, как запись была внесена и заверена, необходимо:
- В следующей строке (с новым порядковым номером) в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна».
- В графе 2 поставить текущую дату.
- В графе 3 продолжить правильной формулировкой увольнения.
- В графе 4 повторно указать реквизиты приказа.
Внимательное отношение к формулировкам и соблюдение инструкций гарантирует, что у работника не возникнет проблем с подтверждением своего стажа, а работодатель избежит штрафов от трудовой инспекции и судебных исков от бывшего сотрудника.