Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие сотрудники продолжают вести бумажный вариант. Поэтому работодателю крайне важно соблюдать все правила и нюансы внесения записей об увольнении. Ошибки в трудовой книжке могут привести к спорам с работником и штрафам от контролирующих органов.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку в 2026 году, на что обратить внимание и какими нормативными актами руководствоваться.
Нормативная база
При заполнении трудовой книжки необходимо ориентироваться на:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — именно он содержит все основания для расторжения трудового договора, ссылки на которые должны быть в книжке.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек — этот документ подробно регламентирует правила внесения записей, в т.ч. при увольнении.
Электронная трудовая книжка и дистанционные работники
Важно помнить, что электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а отчет ЕФС-1, который работодатель обязан сдавать в Социальный фонд России (СФР). Сдавать этот отчет нужно при увольнении любого работника: и того, кто перешел на ЭТК, и того, кто сохранил бумажную книжку.
Что касается дистанционных сотрудников: если такой работник ещё не перешёл на электронную трудовую или написал заявление с просьбой продолжать вести бумажную трудовую книжку, запись об увольнении вносится по общим правилам. Никаких исключений или особого порядка для удаленщиков не существует.
Пошаговый порядок внесения записи об увольнении
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в раздел «Сведения о работе» и производится в следующем порядке:
Заполнение граф
Согласно пункту 5.1 Порядка ведения трудовых книжек, заполнение граф выглядит так:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, 5, 6 и т.д. — продолжение нумерации после последней записи о приеме или переводе).
- Графа 2: указывается дата увольнения (прекращения трудового договора). Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3: делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора). Формулировка должна строго соответствовать ТК РФ и содержать ссылку на конкретный пункт, часть и статью кодекса.
- Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.
Особенности формулировок в графе 3
К записям о прекращении трудовых отношений предъявляются особые требования. Закон уравнивает между собой по смыслу три формулировки: «уволить», «прекратить трудовой договор», «расторгнуть трудовой договор». Вы можете использовать любую из них — это будет совершенно равнозначно.
Однако важно учитывать специфику инициативы:
- Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию): запись может звучать как «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Увольнение по инициативе работодателя: в этом случае в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ (например, при сокращении штата — пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ).
Записи о работе по совместительству
Отдельно стоит упомянуть работу по совместительству. Записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку двумя способами:
- В хронологическом порядке (по мере событий).
- Блоками — одновременно о приеме и увольнении после увольнения из каждой организации. Это делается на основании документа, содержащего сведения о приеме и прекращении трудового договора по совместительству.
Заверение записей при увольнении
После того как внесена запись об увольнении, необходимо правильно заверить все записи в трудовой книжке, сделанные за время работы у данного работодателя:
- Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии) и подписью самого работника.
- Под подписью работника делается расшифровка (фамилия и инициалы).
Краткий чек-лист для кадровика
Чтобы избежать ошибок при увольнении сотрудника, проверьте себя по следующим пунктам:
- Издан ли приказ об увольнении? Именно он, основание для записи.
- Верно ли указан порядковый номер записи в графе 1?
- Совпадает ли дата увольнения в графе 2 с датой приказа и последним рабочим днем?
- Точно ли формулировка причины увольнения в графе 3 повторяет формулировку ТК РФ с указанием пункта, части и статьи?
- Указаны ли реквизиты приказа в графе 4?
- Заверены ли записи подписью, печатью и подписью работника?
- Сформирован ли отчет ЕФС-1 для отправки в СФР?
Соблюдение порядка записи в трудовой книжке при увольнении — это гарантия того, что у работника не возникнет проблем с подтверждением стажа на будущих местах работы, а работодатель избежит трудовых споров и штрафов от трудовой инспекции.