Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) — обязательная процедура для большинства работодателей с 1 января 2021 года. Однако если сотрудник, имеющий бумажную трудовую книжку, решает перейти на электронный формат, или новый сотрудник сразу выбирает ЭТК, работодатель должен выполнить важное действие: внести в бумажный документ специальную запись. Без этой записи выдача бумажной трудовой книжки сотруднику является нарушением.

Правовая основа: что говорит закон?

Обязательность внесения записи закреплена в части 3 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ. Согласно норме:

• При увольнении работника, который вел учет в электронном виде, в его бумажную трудовую книжку (если она у него есть) обязательно вносится запись о переходе на электронный формат;
• При приеме на работу нового сотрудника, который сразу избрал ведение ЭТК, работодатель также обязан сделать соответствующую запись в выданной ему бумажной книжке.

Таким образом, запись требуется в двух основных ситуациях: при увольнении с переходом на ЭТК и при приеме на работу с выбором ЭТК.

Когда и в каком порядке вносится запись?

При увольнении сотрудника, переходящего на ЭТК

Если работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, подает заявление о переходе на электронный учет, при увольнении кадровик должен:

1. Внести в бумажную книжку обычную запись об увольнении (основание, дата, номер приказа).
2. Непосредственно после этой записи сделать обязательную запись о переходе на электронную трудовую книжку.

При приеме на работу нового сотрудника, выбравшего ЭТК

Если соискатель при приеме на работу сразу заявляет о желании вести учет в электронном виде:

1. Работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку (так как без нее нельзя начать ведение ЭТК).
2. В эту книжку вносится запись о приеме на работу.
3. Также вносится запись о том, что сотрудник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (т.е. о переходе на ЭТК).
4. Книжка вносится в Книгу учета и движения трудовых книжек.

Точная формулировка записи: образец и рекомендации

Министерство труда и социальной защиты РФ в своих разъяснениях рекомендует использовать следующую стандартную формулировку:

«Запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Эта формулировка является универсальной и подходит как для случая увольнения с переходом на ЭТК, так и для приема на работу с выбором ЭТК.

Важные нюансы формулировки:

• Упоминание конкретной статьи ТК РФ (66.1) желательно, но не является строго обязательным с точки зрения буквального толкования закона. Главное — четко указать факт подачи заявления о переходе на электронный учет.
• Запись должна быть содержательной и однозначно отражать суть действия.

Как правильно оформить и заверить запись?

Оформление записи должно соответствовать общим правилам ведения трудовых книжек:

1. Текст: Приводится стандартная формулировка, описанная выше.
2. Подпись: Запись обязательно заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это сотрудник отдела кадров, руководитель подразделения или бухгалтерии).
3. Печать: Ставится печать работодателя (организации) или печать кадровой службы (если она уставлена и действует на основании локального акта).

Пример оформления:

[Дата] Запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
_____________________ / [ФИО ответственного лица] /
(подпись)
М.П.
 

Критические ошибки и последствия их допущения

• Отсутствие записи. Это прямое нарушение закона. Выдача бумажной трудовой книжки без такой записи может быть признана незаконной (как это было в судебном деле, упомянутом в информации пользователя).
• Неправильная формулировка. Запись должна однозначно указывать на факт подачи заявления о переходе на ЭТК. Фразы типа «перешел на электронный учет» без ссылки на заявление могут быть признаны недостаточно точными.
• Отсутствие заверения подписью и печатью. Без этих атрибутов запись не имеет юридической силы и может быть оспорена.
• Внесение записи в другой раздел. Запись о переходе на ЭТК является самостоятельной и не должна «спрятыватся» среди других записей или объединяться с записью об увольнении/приеме. Она вносится как отдельный пункт.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: А что делать, если в бумажной книжке уже есть старые записи, а переход на ЭТК происходит сейчас?

О: Запись о переходе на ЭТК вносится последней на текущий момент. Она не требует исправления или «подгонки» предыдущих записей. Просто добавляется новая строка с датой и текстом.

В: А если сотрудник не имеет бумажной книжки (например, она утеряна)?

О: В этом случае работодатель обязан выдать ему дубликат бумажной книжки, и в этот дубликат при первом же основании (прием на работу или увольнение) сразу вносится запись о переходе на ЭТК.

В: Нужно ли информировать сотрудника об этой записи?

О: Да. При выдаче бумажной трудовой книжки (при приеме на работу или при увольнении) сотрудник должен быть ознакомлен с ее contents, в т.ч. и с новой записью, под роспись в Книге учета.

Внесение правильной записи о переходе на электронную трудовую книжку — это не формальность, а строгое требование закона, защищающее права работника. Работодатель и кадровик должны:

1. Четко определить ситуацию (прием или увольнение).
2. Использовать рекомендованную формулировку.
3. Своевременно и в правильном месте внести запись.
4. Заверить ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Соблюдение этих простых правил избавит от претензий со стороны трудовой инспекции, судов и самого работника.

Статья составлена на основе анализа нормативных актов (ФЗ № 439-ФЗ, ТК РФ ст. 66.1) и разъяснений контролирующих органов по состоянию на 2026 год.