Прежде чем перейти к процедуре оформления документов, необходимо внести ясность в формулировку темы. Образца трудовой книжки «о смерти работника» не существует и существовать не может.
Трудовая книжка — это документ, фиксирующий трудовой путь человека (должности, переводы, награды, увольнения). Смерть работника не является записью о его трудовой деятельности, которую вносят в саму книжку как новый этап работы.
Что происходит на самом деле:
В трудовую книжку вносится запись об прекращении трудового договора в связи со смертью работника.
На основании этой записи и свидетельства о смерти выдается соответствующая справка или копия документа родственникам.
Сама трудовая книжка выдается на руки родственникам умершего.
Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить запись в трудовой книжке при смерти сотрудника, какие документы требуются и как передать книжку родственникам.
—
Правовое основание для записи
Согласно п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ, трудовой договор подлежит прекращению в связи со смертью работника либо объявлением его умершим или признанием безвестно отсутствующим.
Основанием для издания приказа и внесения записи в трудовую книжку служит оригинал свидетельства о смерти (или заверенная копия), предоставленный родственниками, либо решение суда.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Получение документа-основания
Работодатель не может самостоятельно инициировать процесс увольнения «по факту отсутствия». Необходимо дождаться обращения родственников умершего сотрудника с оригиналом свидетельства о смерти. Только после этого издается приказ.
Шаг 2. Издание приказа
Издается приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. В качестве основания указывается ст. 83, п. 6 ч. 1 ТК РФ. С приказом ознакомить никого не получится (так как работник умер), поэтому в графе «Ознакомлен» ставится прочерк или делается отметка о невозможности ознакомления в связи со смертью.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать точную формулировку, установленную законом.
Пример правильной записи:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата внесения записи (обычно дата издания приказа или фактической смерти, если она позже последней записи).
- Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Номер и дата приказа (распоряжения) работодателя.
Важно: Запись должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если печать используется в данном юридическом лице).
Шаг 4. Выдача трудовой книжки родственникам
После внесения записи трудовая книжка должна быть выдана на руки близким родственникам умершего. Для этого необходимо:
- Убедиться в родстве (попросить предъявить паспорт и документы, подтверждающие родство, например, свидетельство о браке или рождении).
- Попросить родственника расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и в Личной карточке работника (форма Т-2).
- Выдать трудовую книжку под роспись.
Образец заполнения раздела трудовой книжки
Ниже приведен визуальный пример того, как должна выглядеть запись в документе:
| № записи | Дата (число, месяц, год) | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Частые ошибки при оформлении
При работе с документами умерших сотрудников кадровики часто допускают следующие ошибки, которых следует избегать:
- Неверная формулировка: Нельзя писать «Уволен в связи со смертью». Правильно: «Трудовой договор прекращен…».
- Отсутствие основания: Внесение записи без предоставления свидетельства о смерти родственниками.
- Выдача посторонним: Выдача трудовой книжки лицам, не являющимся близкими родственниками, без нотариальной доверенности.
- Задержка выдачи: Трудовую книжку следует выдавать в день обращения родственников с документами, не дожидаясь окончания месяца.
Какие документы нужны родственникам для получения книжки?
Чтобы забрать трудовую книжку умершего, родственник должен предоставить работодателю:
- Оригинал свидетельства о смерти (для сверки) и копию (для архива работодателя).
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении, справка из ЗАГСа).
Если документы приходит забирать не родственник, а представитель по доверенности, необходима нотариально заверенная доверенность от наследников.
Хотя отдельного бланка «трудовой книжки о смерти» не существует, правильность оформления записи о прекращении договора критически важна для начисления пенсий по потере кормильца и оформления наследственных прав. Работодатель обязан проявить максимальную внимательность к формулировкам (ст. 83 п. 6 ТК РФ) и оперативно выдать документы законным представителям умершего сотрудника.
Сохраняйте сочувствие и тактичность в общении с родственниками, так как процедура оформления документов часто происходит в тяжелый для них период.