Сокращение численности или штата работников — одна из самых сложных процедур в кадровом делопроизводстве․ Ошибка в формулировке записи в трудовой книжке может привести к признанию увольнения незаконным в суде, восстановлению сотрудника на работе и выплате компенсации за вынужденный прогул․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись об увольнении по сокращению, опираясь на актуальное законодательство и требования 2026 года․

Правовое основание увольнения

Главный документ, регулирующий этот процесс, — Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)․ При сокращении численности или штата работников работодатель ссылается на пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ․

Именно эта норма должна быть дословно отражена в графе 3 трудовой книжки․ Любые отклонения, сокращения или изменения формулировки недопустимы․

Порядок заполнения трудовой книжки

Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек, запись вносится в строго определенном порядке․ Каждая графа имеет свое назначение:

• Графа 1: Указывается порядковый номер вносимой записи (нумерация ведется сплошным порядком по всей трудовой книжке)․
• Графа 2: Дата увольнения (прекращения трудового договора)․ Это последний день работы сотрудника․
• Графа 3: Запись о причине увольнения․ Здесь указывается точная формулировка со ссылкой на закон․
• Графа 4: Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя)․

Образец правильной записи

Ниже приведен пример того, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:

Важно: Фраза «Трудовой договор расторгнут․․․» является стандартной․ Если увольняется индивидуальный предприниматель, формулировка меняется на «Трудовой договор прекращен в связи с сокращением численности работников․․․»․

Особенности оформления в 2026 году

В текущем периоде (май 2026 года) действуют следующие важные правила:

1. Электронные трудовые книжки (ЭТК): Сведения об увольнении по сокращению работодатель обязан передать в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․ Данные в ЭТК должны полностью совпадать с бумажным вариантом (если он ведется)․
2. Дата увольнения: Если сотрудник увольняется досрочно (по согласованию сторон в период предупреждения), в трудовой книжке указывается фактическая дата увольнения, указанная в заявлении работника и приказе, но основание остается прежним, п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․
3. Личная карточка (форма Т-2): Параллельно с внесением записи в трудовую книжку, аналогичная информация фиксируется в личной карточке работника (раздел «Основание прекращения трудового договора»)․ Это требование подтверждается данными порталов «Онлайн Инспекция» и служб занятости․

Типичные ошибки работодателей

Анализ кадровой практики показывает, что чаще всего встречаются следующие ошибки, которые могут привести к штрафам:

• Неверная ссылка на статью: Указание статьи 81 ТК РФ без уточнения пункта и части, либо ссылка на пункт 1 (ликвидация) вместо пункта 2 (сокращение)․
• Несоответствие даты: Дата в приказе, трудовой книжке и в отчете для СФР должна совпадать․
• Отсутствие подписи: Запись в бумажной трудовой книжке должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью самого работника․

Алгоритм действий в день увольнения

Чтобы процедура прошла гладко, кадровику следует придерживаться следующего плана:

1. Издать приказ об увольнении (форма Т-8 или собственная форма работодателя) в последний рабочий день․
2. Ознакомить работника с приказом под роспись․
3. Внести запись в трудовую книжку, соблюдая нумерацию и формулировки․
4. Внести запись в личную карточку (форма Т-2)․
5. Выдать трудовую книжку работнику на руки (или предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если бумажная книжка не велась)․
6. Передать сведения в СФР в электронном виде․

Правильное оформление документации при сокращении — это не только соблюдение закона, но и защита интересов работодателя от возможных судебных исков․ Помните: точность формулировок и соблюдение дат являются ключевыми факторами успешного завершения трудовых отношений․