Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную квалификацию работника. В её ьном листе обязательно указываются сведения об образовании, профессии и специальности; Правильное заполнение этих граф имеет важное значение как для самого сотрудника (при приёме на новую работу, получении пособий, пенсии), так и для работодателя (соблюдение требований трудового законодательства). Ниже представлен подробный пошаговый гид, как корректно вносить и изменять записи об образовании в трудовую книжку.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила).
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – регулирует оформление и ведение трудовых книжек.
- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» – определяет виды документов, подтверждающих образование (диплом, аттестат, свидетельство и т.п.).
Согласно п. 9 Правил, при оформлении трудовой книжки в неё вносятся сведения об образовании, профессии и специальности на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.
Что именно вносится в графу «Образование»
В трудовой книжке указывается:
- Уровень образования (среднее общее, среднее профессиональное, высшее бакалавриат, высшее специалитет/магистратура, послевузовское и т.д.).
- Наименование образовательной организации (по желанию, но часто указывается для полноты информации).
- Год окончания обучения (можно указывать только год, а не полную дату).
Пример записи: Высшее образование, бакалавриат, 2020 г.
Порядок внесения при приёме на работу
- Проверка документа об образовании – требуется оригинал диплома, аттестата, свидетельства или их нотариально заверенная копия.
- Заполнение ьного листа:
- В строке «Образование» пишется уровень и год окончания (см. п. 2).
- В строке «Профессия, специальность» указывается специальность, указанная в дипломе (например, «Информатика и вычислительная техника»).
- Подпись и дата – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и датой внесения.
- Печать организации – при наличии печати ставится рядом с подписью.
Если сотрудник устраивается после окончания школы и дальнейшего образования не имеет, в графе «Образование» пишется только Среднее общее (или Основное общее, если образование не завершено). В строке «Профессия, специальность» в этом случае ничего не указывается.
Как вносить запись при получении нового образования
Получение дополнительного диплома (например, переход от бакалавриата к магистратуре или получение второго высшего) требует дополнения уже существующей записи, а не её замены.
- Сохраняем прежнюю запись (она подтверждает ранее полученное образование).
- В той же строке «Образование» после запятой добавляем новый уровень и год окончания.
- При необходимости обновляем строку «Профессия, специальность» – если новая специальность отличается от прежней, её можно указать через запятую или в новой строке (в зависимости от внутренних правил организации).
Пример: Изначально было записано:
Высшее образование, бакалавриат, 2018 г.
После получения магистратуры запись становится:
Высшее образование, бакалавриат, 2018 г.; высшее образование, магистратура, 2020 г.
Если меняется только специальность (например, после переподготовки), то в строке «Профессия, специальность» после запятой указываем новую специальность.
Как исправить ошибочную запись об образовании
Ошибки в трудовой книжке допускаются, но их исправление строго регламентировано.
- Выявление ошибки – сотрудник или кадровая служба замечает несоответствие записи документу об образовании.
- Подготовка подтверждающего документа – нужен оригинал диплома/аттестата с правильными данными.
- Внесение исправления:
- Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией (чтобы оставалось читаемым оригинальное содержание).
- Сверху или рядом пишется правильная информация.
- Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления.
- При наличии печати организации ставится оттиск печати рядом с подписью.
- Отметка в журнале учета трудовых книжек – в некоторых организациях ведётся отдельный журнал, где фиксируются все внесённые исправления.
Важно: запрещено использовать корректирующие жидкости, скотч или иные способы, которые полностью скрывают исходную запись. Такой подход считается нарушением Правил и может привести к недействительности трудовой книжки.
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 г. в России функционирует система электронных трудовых книжек. В ЭТК сведения об образовании хранятся в разделе «Сведения о работнике» и вносятся аналогично бумажному варианту:
- Документ об образовании загружается в личный кабинет работника на портале «Работа в России» или через работодателя.
- Система автоматически формирует запись в формате: Уровень образования – специальность – год окончания.
- Изменения и дополнения вносятся через тот же кабинет; при необходимости можно загрузить скан нового диплома.
- Подпись работника и работодателя заменяется электронной подписью (УКЭП).
При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку ранее внесённые сведения об образовании переносятся в ЭТК без изменений;
Образцы записей
Первичная запись (среднее общее)
Образование: Среднее общее, 2015 г. Профессия, специальность: (не заполняется)
Высшее образование (бакалавриат)
Образование: Высшее образование, бакалавриат, 2020 г. Профессия, специальность: Информатика и вычислительная техника
Дополнительное высшее образование (магистратура)
Образование: Высшее образование, бакалавриат, 2018 г.; высшее образование, магистратура, 2021 г. Профессия, специальность: Информатика и вычислительная техника; Управление ИТ-проектами
Исправление ошибки
Образование: Среднее профессиональное, 2017 г. ~~Среднее общее, 2017 г.~~ Подпись: __________________ Дата:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить образование в электронную трудовую книжку, если я уже работаю?
- Да. При получении нового диплома необходимо обновить сведения в ЭТК, иначе они будут не соответствовать фактическому уровню квалификации.
- Можно ли указывать несколько уровней образования в одной строке?
- Да, разделяя их точкой с запятой или словом «и». Главное – сохранить читаемость и соответствие документам.
- Что делать, если diploma утеряна?
- Нужно запросить дубликат в учебном заведении или получить справку об окончании с указанием специальности и года выпуска. На основании справки можно внести запись, но желательно приложить копию справки к личному делу сотрудника.
- Обязательно ли ставить печать при внесении записи об образовании?
- Печать ставится по внутренним правилам организации. Если у работодателя есть печать, её использование рекомендуется для придания записи официального характера.
Правильное внесение сведений об образовании в трудовую книжку – это не просто формальность, а гарантия того, что трудовая история работника будет соответствовать реальному уровню его квалификации. Следуя нормативным актам, внимательно проверяя документы и аккуратно оформляя записи (как в бумажном, так и в электронном виде), вы избегаете возможных споров при приёме на работу, получении социальных выплат и назначении пенсии.
Помните: основной принцип – запись делается на основании подтверждающего документа, без исправлений, которые скрывают исходную информацию, и с обязательным указанием даты и подписи ответственного лица. Соблюдая эти правила, вы обеспечите законность и прозрачность ведения трудовых книжек в вашей организации.