Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника. Ошибки в её записях могут привести к проблемам при начислении пенсии, при приёме на новую работу или при оформлении социальных выплат. Поэтому важно знать, как правильно вносить исправления и нужно ли ставить печать организации при этом.
Нормативная база
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Федеральный закон № 208‑ФЗ от «О трудовых книжках».
- Федеральный закон № 14‑ФЗ от «О государственной социальной помощи».
В указанных документах чётко прописано, что заверение записей печатью организации требуется только при наличии такой печати. Если у работодателя печати нет, достаточно подписи ответственного лица.
Когда печать ставится обязательно
- Запись об увольнении (или о признании предыдущей записи недействительной) – после внесения такой записи ставится подпись ответственного лица и, если у организации есть печать, её оттиск.
- Исправление ошибки, связанной с датой приёма на работу, переводом или изменением должности – если исправление делается в разделе «Сведения о работе» и запись заверяется как обычная запись о трудовой деятельности, печать ставится по тем же правилам, что и при обычной записи.
- Оформление дубликата трудовой книжки – при выдаче дубликата все записи заверяются подписью и печатью (при наличии).
Когда печать ставить не требуется
- Исправление записи о недействительности предыдущей записи (например, когда запись об увольнении признана недействительной). В этом случае достаточно подписи ответственного лица; печать не ставится.
- Исправление опечаток в ФИО, дате рождения, образовании – если ошибка обнаружена в ьном листе или в разделе «Сведения о работнике», исправление делается одной чертой с последующим написанием правильного варианта и подписью ответственного лица. Печать ставится только если организация её использует и только после записи об увольнении (см. пункт выше).
- Внесение исправления в период работы сотрудника – если запись о признании недействительной вносится, пока работник всё ещё трудоустроен, печать не требуется.
Пошаговая инструкция по внесению исправления
- Определить тип ошибки (неверная дата, неправильное наименование организации, лишняя запись и т.д.).
- Составить соответствующий приказ или служебную записку, на основании которого будет сделано исправление.
- В трудовой книжке:
- В колонке «№ п/п» указать следующий порядковый номер.
- В колонке «Дата» поставить текущую дату (число, месяц, год – две цифры для числа и месяца, четыре для года).
- В колонке «Наименование работы, должность» (или соответствующей) записать, какая информация не соответствует действительности и на какую её надо заменить.
- В последней колонке «Документ, основание для внесения записи» указать реквизиты приказа или служебной записки.
- Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров или директор).
- Если у организации есть печать – поставить её оттиск рядом с подписью.
Примеры записей
Пример 1: Исправление даты приёма на работу
№ п/п Дата Сведения о работе Документ, основание 15 Приём на работу – инженер-конструктор, отдел РД Приказ № 45 от
После записи ставится подпись ответственного лица и печать (если есть).
Пример 2: Признание записи об увольнении недействительной
№ п/п Дата Сведения о работе Документ, основание 20 Запись об увольнении от признана недействительной Решение комиссии по трудовым спорам от
В данном случае достаточно только подписи ответственного лица; печать не ставится.
Что делать, если у предыдущего работодателя нет печати
Отсутствие печати у прежнего работодателя не является основанием для отказа в приёме на работу или для требования дубликата. Новый работодатель может принять трудовую книжку без печати, если записи заверены подписью ответственного лица прежней организации. При необходимости можно оформить справку о подтверждении стажа от бывшего работодателя, но это уже дело кадровой службы нового места работы.
Рекомендации для кадровых специалистов
- Всегда проверяйте наличие приказа или служебной записки перед внесением исправления.
- Фиксируйте дату исправления в формате
ДД.ММ.ГГГГ. - Если организация использует печать, ставьте её чётко рядом с подписью; оттиск должен быть читаемым.
- Храните копии приказов, на основании которых сделаны исправления, в личном деле сотрудника минимум 50 лет (согласно требованиям архивного законодательства).
- При сомнении консультируйтесь с юристом или обращайтесь к официальным разъяснениям Минтруда и Роструда.
Итак, заверять исправления в трудовой книжке печатью организации необходимо только в тех случаях, когда запись относится к трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение) и у организации есть печать. Для исправлений, связанных с признанием предыдущей записи недействительной, а также для исправления опечаток в личных данных, достаточно подписи ответственного лица. Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов, обеспечит законность документов и защитит права работника.