Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника, но она также служит архивом его профессиональных достижений. Внесение сведений о награждениях, поощрениях и присвоении почетных званий — это не просто формальность, а важная процедура, которая может влиять на получение льгот и пенсий в будущем.

Зачем вносить записи о награждениях?

Многие работодатели ошибочно полагают, что запись о почетной грамоте или благодарности носит факультативный характер. Однако эксперты подчеркивают: запись о награждении за трудовые заслуги вносить необходимо. Это касается как наград от текущего работодателя, так и сведений о награждениях, полученных сотрудником от сторонних организаций или государственных органов.

Разделы трудовой книжки для поощрений

В зависимости от года выпуска бланка трудовой книжки, структура разделов может отличаться. Важно различать два основных типа сведений:

• Сведения о награждениях: здесь фиксируются государственные награды, ордена, медали и присвоение почетных званий.
• Сведения о поощрениях: в этот раздел заносятся поощрения, связанные с работой непосредственно на конкретном предприятии, в учреждении или организации (например, благодарности, почетные грамоты компании).

Пошаговая инструкция по заполнению

Процесс внесения записи строго регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Соблюдайте следующую последовательность:

Оформление заголовка

В графе 3 соответствующего раздела (Сведения о награждении/поощрении) первым делом указывается полное наименование организации, которая наградила сотрудника. Если у организации есть официально утвержденное сокращенное наименование, его также следует указать в скобках.

Нумерация записей

В графе 1 ставится порядковый номер записи. Важно помнить, что нумерация в разделах о награждениях ведется отдельно от основного раздела о трудовой деятельности, но она должна быть нарастающей в течение всего периода работы сотрудника.

Содержание записи

Ниже заголовка в графе 3 указывается сама суть награждения:

• Наименование награды (например, «Почетная грамота», «Благодарственное письмо»).
• Основание для награждения (номер и дата приказа или указа).
• Краткое описание заслуг (если это предусмотрено документом о награждении).

Образцы записей

Пример 1: Награждение почетной грамотой предприятия

Графа 1: 1
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПром» (ООО «ТехноПром»)
Награжден почетной грамотой за высокие достижения в труде и многолетний вклад в развитие предприятия. Приказ от № 45-к.

Пример 2: Государственная награда или почетное звание

Графа 1: 1
Графа 3: Министерство здравоохранения Российской Федерации

Присвоено почетное звание «Заслуженный врач Российской Федерации». Указ Президента РФ от № 123.

Пример 3: Благодарственное письмо

Графа 1: 2
Графа 3: Администрация города N
Награжден благодарственным письмом за активное участие в реализации городского социального проекта. Распоряжение от № 890.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С переходом на электронный документооборот сведения о награждениях также должны отражаться в системе; Работодатель подает соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР) в установленном порядке, чтобы данные о достижениях работника были доступны в его электронном личном деле.

Краткая памятка для кадровика:

1. Проверьте, какой раздел подходит: Награждения (гос. уровень) или Поощрения (локальный уровень).
2. Начните запись с полного названия организации.
3. Обязательно укажите реквизиты приказа или указа.
4. Следите за сквозной нумерацией записей в разделе.