В этой статье подробно рассматриваем, как правильно вносить сведения о награждениях и премировании в трудовую книжку, какие нормативные документы регулируют этот процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативная база

Для оформления записей о поощрениях в трудовой книжке используются следующие правовые акты:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 191) – порядок премирования и премий‑поощрений.
• Постановления и приказы Министерства труда;
• Положения о системе наград и благодарностей внутри организации.
• Приказы руководителя, на основании которых вносится запись о награждении.

Все записи вносятся в соответствии с разделом «Сведения о награждениях» в бланке трудовой книжки.

Где находятся сведения о награждениях

В традиционной бумажной форме трудовой книжки раздел «Сведения о награждениях» обычно занимает 2–8 страниц (в зависимости от формата). На каждой странице размещаются:

1. Номер и дата приказа о награждении.
2. Полное наименование награды (медаль, орден, благодарность и т.п.).
3. Дата присвоения награды.
4. Основание (статья ТК, внутренний регламент и т.д.).
5. Краткое описание заслуг сотрудника.

В электронных вариантах (Электронная трудовая книжка) эта информация размещается в соответствующем блоке «Награждения», но оформление записей остаётся тем же.

Как правильно оформить запись о награждении

Ниже перечислены основные правила оформления:

• Записывайте только настоящие награды – государственные награды, приказы о премировании, благодарности, ценные подарки, присвоение почетных званий.
• Указывайте номер и дату приказа, на основании которого производится запись.
• Не используйте пустые листы для «заполнения» – если места нет, делайте вкладыш, который имеет ту же юридическую силу, что и основной документ.
• Записывайте только премирование, предусмотренное ст. 191 ТК и иные виды поощрений, установленные внутренними нормативными актами.
• Не включайте сведения о временном переводе – они вносятся отдельно, а при переходе в постоянный статус фиксируются по особым правилам.

Пример оформления записи:

Номер приказа: 123 от 
Награда: Почетная грамота Министерства труда РФ
Дата присвоения: 
Основание: Постановление Совмина СССР от № 656 (ред. )
Заслуги: За многолетний безупречный труд и значительный вклад в развитие отдела.

Оформление вкладышей и дубликатов

Если в книжке полностью заполнен раздел «Сведения о награждениях», допускается добавить вкладыш. Он оформляется так же, как и основной документ, и фиксируется в журнале учёта трудовой документации.

При оформлении дубликата (например, при потере оригинала) в него также вносятся все сведения о награждениях, которые ранее были записаны в оригинальном документе.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Заполнение пустых листов – запрещено. При отсутствии места делайте вкладыш.
2. Неуказание номера и даты приказа – запись считается недействительной.
3. Запись о премировании, не предусмотренном ТК – такие сведения не вносятся.
4. Смешивание сведений о переводе и награждении – перевод фиксируется отдельно.
5. Отсутствие указания основания – без ссылки на приказ запись не считается юридически значимой.

Для исправления ошибок используйте форму «Исправление ошибок в трудовой книжке», которая регламентирует порядок внесения уточнений и дополнений.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Получите копию приказа о награждении.
2. Определите, в какой раздел «Сведения о награждениях» будет вписана запись.
3. Убедитесь, что в книжке есть свободное место; при его отсутствии подготовьте вкладыш.
4. Запишите номер и дату приказа, полное название награды, дату присвоения и основание (статья ТК, внутренний регламент).
5. Сократите описание заслуг до ёмкого, но полного формулирования.
6. Подпишите запись (при необходимости – подпись руководителя).
7. В журнале учёта трудовых документов отметьте факт внесения записи.

Примеры заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Правильное заполнение раздела «Сведения о награждениях» в трудовой книжке – важный элемент документального оформления отношений с работником. Соблюдая нормы ТК РФ, внутренние регламенты и правила оформления вкладышей, вы обеспечите юридическую силу записей и избежите типичных ошибок.

Помните, что каждая запись должна быть подкреплена официальным документом, а все изменения фиксировать в журнале учёта; При необходимости используйте образцы и инструкции, предоставленные кадровыми службами и консультантскими системами (КонсультантПлюс, СPOK.BY и др.).

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете без проблем вести учёт премий, наград и благодарностей, а также обеспечить прозрачность и законность трудовых отношений в вашей организации.