Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника. В 2026 году, несмотря на повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат все еще актуален для тех, кто не отказался от него, а правила его заполнения строго регламентированы Приказом Минтруда России от № 320н. Особое внимание кадровые специалисты уделяют записям о переводе, так как здесь легко допустить ошибку, которая может повлиять на расчет пенсии или пособий.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о переводе внутри организации и при переходе к другому работодателю, а также рассмотрим ситуации с временным переводом, ставшим постоянным.

Что считается переводом, а что — нет?

Прежде чем вносить запись, важно определить юридическую природу изменений. Согласно Трудовому кодексу РФ и сложившейся практике:

• Перевод (требует записи) — это изменение трудовой функции работника (должности, профессии) или структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре), либо перевод в другую местность вместе с работодателем.
• Перемещение (не требует записи), поручение работы на другом рабочем месте, в другом структурном подразделении в той же местности, на другом механизме, если при этом не изменяется трудовая функция и условия трудового договора. Также запись не вносится при изменении режима труда или размера заработной платы без смены должности.

Важно: Если перевод носит временный характер (на срок до одного года или до выхода отсутствующего работника), запись в трудовую книжку не вносится.

Образец записи: Постоянный перевод внутри одной организации

Если работник переходит на другую постоянную должность в пределах той же компании, запись вносится в раздел «Сведения о работе». Запись должна соответствовать формулировкам в приказе и трудовом договоре.

Порядок заполнения граф:

1. Графа 1: Порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
2. Графа 2: Дата перевода (день издания приказа или день фактического начала работы, если они отличаются, обычно указывается дата приказа).
3. Графа 3: Наименование должности, на которую переведен работник, с указанием структурного подразделения (если оно менялось и прописано в договоре).
4. Графа 4: Дата и номер приказа (распоряжения) о переводе.

Пример заполнения:

Примечание: Слово «Переведен» пишется полностью. Должность указывается в точном соответствии со штатным расписанием.

Ситуация: Временный перевод стал постоянным

Часто встречается ситуация, когда сотрудника сначала переводят временно (например, на время декретного отпуска коллеги), и запись в трудовую не вносят. Однако спустя время стороны принимают решение оставить работника на этой должности постоянно.

Поскольку изначально запись о временном переводе не делалась, при оформлении постоянного перевода необходимо в качестве основания указать оба приказа: и о временном переводе, и о постоянном.

В графе 3 делается запись:

«Переведен на должность начальника производственного цеха на постоянной основе».

В графе 4 указываються реквизиты обоих документов:

«Приказ от № 5-к (о временном переводе), приказ от № 89-к (о постоянном переводе)».

Перевод в другую организацию (к другому работодателю)

Перевод к другому работодателю оформляется как увольнение у старого работодателя и прием у нового. Это два разных действия, требующих двух записей в разных трудовых книжках (или двух блоков записей в ЭТК).

Запись об увольнении (у прежнего работодателя)

В трудовой книжке увольняемого сотрудника в графе 3 делается запись:

«Уволен в порядке перевода в ООО «Вектор» (или иное наименование организации)».

Основанием служит пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ. В графе 4 указывается приказ об увольнении.

Запись о приеме (у нового работодателя)

Новый работодатель вносит запись о приеме с указанием на перевод:

«Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам в порядке перевода из ООО «Старт»».

Здесь важно указать название предыдущей организации, чтобы сохранить непрерывность стажа и подтвердить характер перехода.

Перевод в другую местность вместе с организацией

Если организация переезжает в другой город или регион и работник соглашается следовать за ней, это считается переводом. Процедура аналогична обычному переводу внутри организации:

• С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Издается приказ о переводе.
• Вносится запись в трудовую книжку: «Переведен в [Название организации] в г. [Новый город] на должность [Должность]».

Частые ошибки и важные нюансы 2026 года

При заполнении трудовых книжек в текущем году следует помнить о следующих правилах:

• Отсутствие сокращений: Даты, должности и названия организаций должны писаться полностью. Нельзя писать «г.» вместо «город» или «прик.» вместо «приказ».
• Чернила: Записи в бумажной трудовой книжке должны вноситься чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование шариковых ручек допускается, но паста должна быть светостойкой.
• Электронная трудовая: С 2021 года для новых работников заводится только ЭТК. Все вышеописанные записи работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР) в виде отчетов ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Исправления: Если допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Необходимо внести новую запись с правильными данными, указав в графе 4 реквизиты приказа об исправлении, а в графе 3 написать: «Запись за номером [номер] недействительна».

Правильное оформление перевода в трудовой книжке — это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем при проверках трудовой инспекции. Помните: временные изменения не фиксируются, постоянные, требуют точности и ссылки на соответствующие приказы. Сохраняйте оригиналы приказов и дополнительных соглашений, так как они являются первичными документами для внесения записей.

Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.