В трудовой книжке фиксируются все значимые изменения в трудовой деятельности сотрудника: перевод, переименование должности, изменение структурного подразделения и т.д. Нарушения в оформлении могут привести к проблемам при расчёте заработной платы, оформлении пенсии и других юридических вопросах. В этой статье подробно рассматриваем, как правильно вносить записи о переименовании подразделения и его влиянии на отдельные позиции.

Нормативно‑правовая база

Записи в трудовой книжке регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 62, 65, 71);
• Приказом Минтруда России № 320н «Об оформлении трудовой книжки»;
• Классификатором должностей и должностных инструкций;
• Приказами руководителя организации (в т.ч. о переименовании подразделения).

Ключевые документы, которые необходимо учитывать

1. Приказ о переименовании подразделения (с датой вступления в силу).
2. Обновлённый штатный расписание (если переименование затрагивает структуру).
3. Справка о переводе сотрудника (если изменение связано с должностью).
4. Приказ о переводе сотрудника в другое подразделение (при необходимости).

Как правильно оформить запись о переименовании подразделения

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (графы 1‑3) трудовой книжки. Ниже – пошаговый алгоритм и примеры.

Общие правила

• Записывать только те изменения, которые официально зафиксированы приказом или иным нормативным актом.
• Не заполнять графы 1 и 2, если они не относятся к изменению трудовой функции (см. раздел «Правила внесения записей»).
• Запись вносится в течение 7 дней с даты вступления в силу приказа.

Пример оформления

Графа 1: 1. Начальник отдела кадров с переименован в Менеджер по работе с человеческими ресурсами.
Графа 2: 
Графа 3: Переименование должности в соответствии с Приказом № 15 от .

Для изменения названия подразделения (например, «Служба технической поддержки пользователей» → «Отдел технического обслуживания потребителей»):

Графа 1: Служба технической поддержки пользователей переименована в Отдел технического обслуживания потребителей.
Графа 2: 
Графа 3: Переименование подразделения в соответствии с Приказом № 27 от .

Запись при переводе сотрудника в другое подразделение

Если перевод связан с изменением структурного подразделения, в трудовой книжке указываются оба факта:

• Перевод в другое подразделение (графа 1).
• Дата начала работы в новом подразделении (графа 2).
• Причина перевода – переименование, реорганизация и т.п. (графа 3).

Примеры из практики

Переименование должности

«Начальник отдела кадров с переименован в Менеджер по работе с человеческими ресурсами».

Переименование подразделения

«Служба технической поддержки пользователей с переименована в Отдел технического обслуживания потребителей».

Перевод сотрудника в обособленное подразделение

«Перевод в обособленное подразделение – отдел обслуживания клиентов, с ».

Что делать, если запись уже содержит ошибку?

По положениям Трудового кодекса, неверные сведения в трудовой книжке могут быть признаны недействительными и исправляться:

1. Сделать отметку о признании предыдущей записи недействительной.
2. Внести корректные данные в соответствии с действующими нормативными актами.
3. Подписать обе записи (старую и новую) руководителем и кадровым отделом.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить запись, если переименовано только название, но не изменилась структура? – Да, если изменение зафиксировано приказом, запись обязана быть сделана.
• Можно ли оформить запись в электронном виде? – При показе оригинала в бумажном виде запись должна быть выполнена в бумажной трудовой книжке. Электронные копии допускаются только в случае, если оригинал хранится в электронном архиве.
• Какие сроки удержания исправленных записей? – Исправленные записи сохраняются в архиве организации в течение 5 лет после окончания трудовых отношений.

Правильное оформление записей о переименовании подразделения в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдайте:

1. Точность дат и ссылки на приказа;
2. Соответствие формата граф 1‑3;
3. Своевременность внесения изменений (не позже 7 дней);
4. Контроль за корректностью исправлений.

Соблюдая эти правила, вы избежите недоразумений при расчёте заработной платы, оформлении пенсии и других кадровых процессах.

Источник: Сводка нормативных актов и примеров, собранных на основе официальных публикаций (консультантПлюс, Актион Кадры, HR‑порталы) – актуален на .