В современной практике кадрового делопроизводства вопрос ведения трудовых книжек остается одним из самых важных. Особенно это касается ситуаций, когда сотрудник решает работать не только на основной должности, но и совмещать обязанности внутри одной организации. В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносится запись в трудовую книжку о внутреннем совместительстве, кто имеет право это делать и какие документы для этого необходимы.
Что такое внутреннее совместительство?
Внутреннее совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у того же работодателя. Ключевое отличие от внешнего совместительства заключается в том, что оба трудовых договора (основной и по совместительству) заключаются с одной и той же организацией.
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, работнику предоставлено право отразить факт совместительства в своей трудовой книжке. Однако важно помнить: внесение такой записи является правом, а не обязанностью работника.
Обязательна ли запись о внутреннем совместительстве?
Один из самых частых вопросов: нужно ли обязательно вносить запись? Ответ однозначен: нет, не обязательно.
- Запись вносится только по желанию работника.
- Работодатель не вправе вносить такую запись без просьбы сотрудника;
- Письменное заявление от работника о внесении записи законом не требуется, но на практике кадровые службы часто просят оформить просьбу в письменном виде во избежание споров.
Если сотрудник не изъявил желания внести запись о работе по внутреннему совместительству, трудовая книжка ведется только в части его основной должности.
Кто вносит запись: основной работодатель или работодатель по совместительству?
Поскольку при внутреннем совместительстве работодатель один и тот же, то и запись в трудовую книжку вносит основной работодатель (кадровая служба организации). Специального обращения к другому работодателю, как в случае с внешним совместительством, не требуется.
Запись вносится на основании документов, подтверждающих работу по совместительству (копия приказа о приеме на работу по совместительству или сам трудовой договор).
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Процедура внесения записи регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Рассмотрим алгоритм действий:
- Получение просьбы от работника. Сотрудник обращается в отдел кадров с просьбой внести запись о работе по внутреннему совместительству.
- Проверка документов. Кадровик проверяет наличие оформленного трудового договора по совместительству и приказа о приеме на эту должность.
- Заполнение граф трудовой книжки. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» следующим образом:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (продолжает нумерацию записей об основной работе).
- Графа 2: указывается дата приема на работу по совместительству (дата начала действия трудового договора по совместительству).
- Графа 3: делается запись о приеме на работу. Указывается: «Принят на должность [название должности] [структурное подразделение] по совместительству». Важно указать слово «по совместительству».
- Графа 4: указываются реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству (номер и дата).
- Заверение записи. Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется), а также подписью работника об ознакомлении.
Образец записи при приеме на внутреннее совместительство
Пример заполнения графы 3:
«Принят в отдел маркетинга менеджером по продажам по совместительству».
В графе 4 указывается: «Приказ от № 45-к».
Внесение записи об увольнении с должности совместителя
Когда трудовые отношения по должности совместителя прекращаются, в трудовую книжку также может быть внесена соответствующая запись (если ранее была внесена запись о приеме). Правила аналогичны:
- Графа 2: дата увольнения.
- Графа 3: «Уволен с должности [должность] [подразделение] по совместительству» с указанием основания увольнения (например, «по собственному желанию», «ст. 77 ТК РФ»).
- Графа 4: реквизиты приказа об увольнении.
Важно: если запись о приеме на работу по совместительству не вносилась, то и запись об увольнении с этой должности не делается.
Электронные трудовые книжки в 2026 году
В 2026 году большинство работодателей перешло на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). Принцип внесения записей о внутреннем совместительстве в ЭТК остается тем же: только по желанию работника. Информация передается в Пенсионный фонд РФ (СФР) в составе ежемесячной отчетности (форма ЕФС-1 или актуальной на 2026 год). В электронном виде также обязательно делается пометка «по совместительству».
Частые ошибки при заполнении
Чтобы избежать проблем при проверках или при оформлении пенсии, избегайте следующих ошибок:
- Внесение записи без просьбы работника. Это нарушение прав сотрудника.
- Отсутствие слова «по совместительству». Без этой фразы невозможно понять характер работы.
- Неверная дата. Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате приказа о приеме на работу по совместительству, а не дате написания заявления о внесении записи.
- Разрыв нумерации. Нумерация записей о совместительстве продолжается после записей об основной работе, а не начинается заново.
Внесение записи о внутреннем совместительстве — процедура, которая требует внимательности кадрового специалиста и инициативы самого работника. Главное правило: запись вносится только по просьбе сотрудника и основным работодателем на основании соответствующих документов (приказа или договора). Соблюдение этих правил гарантирует правильность ведения трудового стажа и отсутствие проблем в будущем.
Помните, что грамотное ведение документации, залог спокойствия как для работодателя, так и для работника.