Дата публикации: 21 мая 2026 года

Последняя редакция: 21 мая 2026 года

Правовые основы: что говорит законодательство

Нормативные акты

Основные нормативные документы, регулирующие вопросы ведения и выдачи трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
• Статья 66.1: Обязанность работодателя по ведению трудовых книжек.
• Статья 84.1: Общий порядок оформления прекращения трудового договора, включая обязанность выдать трудовую книжку в последний день работы.
• Постановление Правительства РФ от № 225: Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Минтруда России от № 69: Инструкция по заполнению трудовых книжек.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к:

1. Административной ответственности:
• По статье 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства (штраф до 50 000 рублей для должностных лиц, до 200 000 рублей для юридических лиц).
2. Материальной ответственности:
• Возмещение ущерба работнику в случае задержки выдачи трудовой книжки (например, компенсация за задержку в размере среднего заработка за каждый день просрочки).
3. Уголовной ответственности: в исключительных случаях (например, при умышленном уничтожении или подделке документов).

Процедура увольнения ответственного лица: пошаговый алгоритм

Подготовка к увольнению

Перед увольнением ответственного за ведение трудовых книжек необходимо:

• Проверить:
• Наличие всех трудовых книжек сотрудников на руках.
• Правильность ведения журнала учета трудовых книжек.
• Наличие всех необходимых записей в трудовых книжках (включая записи об увольнениях).
• Назначить временного ответственного:
• Если новый сотрудник выйдет только через неделю, необходимо возложить обязанности по ведению трудовых книжек на другого сотрудника (например, начальника отдела кадров или бухгалтера).
• Важно оформить приказ о возложении обязанностей с указанием срока и подписью ответственного лица.

Оформление увольнения

При увольнении ответственного лица необходимо:

1. Подготовить приказ об увольнении:
• Указать основание увольнения (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, за нарушение трудовой дисциплины).
• Указать дату увольнения.
2. Провести окончательный расчет:
• Выдать заработную плату за отработанный период.
• Выдать компенсацию за неиспользованный отпуск (если применимо).
3. Выдать трудовую книжку:
• Трудовая книжка должна быть выдана в последний день работы (статья 84.1 ТК РФ).
• В трудовой книжке делается запись об увольнении с указанием причины и ссылкой на статью ТК РФ.
• Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (если есть).

Запись об увольнении в трудовой книжке

Пример правильной записи об увольнении:

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

Последствия для работодателя

Если трудовая книжка не выдана в последний день работы, работодатель:

• Несет материальную ответственность:
• Работник вправе требовать компенсацию за каждый день задержки в размере среднего заработка (статья 234 ТК РФ).
• Подвергается административному штрафу:
• По статье 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для должностных лиц.
• Рискует судебными разбирательствами:
• Работник может обратиться в суд с требованием о взыскании компенсации.

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку

Если работник не явился за трудовой книжкой в последний день работы:

1. Направить уведомление:
• Вручить лично под подпись или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Указать в уведомлении срок, в течение которого работник должен явиться за трудовой книжкой (например, 14 дней).
2. Предложить отправить трудовую книжку почтой:
• Если работник согласен, можно отправить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения;
• Важно сохранить квитанцию об отправке и опись вложения.
3. Если работник не отвечает:
• Трудовая книжка хранится у работодателя в течение 50 лет (статья 66.1 ТК РФ).
• Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи, если работник не обратился за документом.

Особенности увольнения материально ответственного лица

При увольнении материально ответственного лица необходимо:

• Провести инвентаризацию:
• Убедиться, что все материальные ценности переданы и нет претензий к работнику.
• Выдать трудовую книжку и расчет:
• Даже если инвентаризация не завершена, трудовая книжка и расчет должны быть выданы в последний день работы.
• Оформить передачу дел:
• Если есть претензии к работнику, их можно оформить отдельным актом и предъявить в суде.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли уволить ответственного за трудовые книжки без передачи дел?

Да, можно. Однако:

• Работодатель должен назначить временного ответственного за ведение трудовых книжек.
• Важно оформить приказ о возложении обязанностей.

Что делать, если новый сотрудник выйдет только через неделю?

До назначения нового ответственного лица:

• Возложить обязанности на другого сотрудника (например, начальника отдела кадров).
• Оформить приказ о возложении обязанностей.
• Проверить, что все трудовые книжки на руках и правильно оформлены.

Можно ли выдать трудовую книжку позже последнего дня работы?

Нет. Трудовая книжка должна быть выдана в последний день работы. Если работник не явился за документом, необходимо направить ему уведомление.

Что делать, если работник выбрал электронную трудовую книжку?

Если работник выбрал электронную трудовую книжку:

• В бумажную трудовую книжку запись не вносится.
• При увольнении необходимо выдать работнику форму СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности).

Рекомендации для работодателей

Как избежать ошибок при увольнении ответственного лица

• Дублируйте обязанности:
• На случай увольнения ответственного лица, важно, чтобы обязанности по ведению трудовых книжек были распределены между несколькими сотрудниками.
• Проводите регулярные проверки:
• Проверяйте правильность ведения трудовых книжек не реже одного раза в квартал.
• Обучайте новых сотрудников:
• Перед назначением нового ответственного лица проведите инструктаж по правилам ведения трудовых книжек.

Шаблоны документов

Для удобства приводим примеры шаблонов:

• Приказ о возложении обязанностей:
ООО «Ромашка»
ПРИКАЗ № 12 от

О возложении обязанностей по ведению трудовых книжек

В связи с увольнением старшего инспектора отдела кадров Петрова А.А.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить обязанности по ведению трудовых книжек на инспектора отдела кадров Сидорову Е.В. с .
2. Сидоровой Е.В. ознакомиться с настоящим приказом под подпись.

Директор: Иванов И.И. Подпись: ________

• Уведомление работнику о необходимости получения трудовой книжки:
ООО «Ромашка»
УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!

Настоящим уведомляем Вас о том, что Ваша трудовая книжка готова к выдаче.
Просим Вас явиться за трудовой книжкой в отдел кадров по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, каб. 101, в течение 14 дней с момента получения настоящего уведомления.

В случае неявки трудовая книжка будет выслана Вам почтой по адресу, указанному в Вашем личном деле.

Ответственный за ведение трудовых книжек: Сидорова Е.В. Подпись: ________

Увольнение лица, ответственного за ведение трудовых книжек, — это ответственный процесс, требующий соблюдения всех норм трудового законодательства. Основные правила:

• Трудовая книжка должна быть выдана в последний день работы.
• Работодатель не вправе удерживать трудовую книжку, даже если у работника есть неисполненные обязательства.
• Важно назначить временного ответственного за ведение трудовых книжек до прихода нового сотрудника.
• За нарушение правил выдачи трудовой книжки работодатель несет административную и материальную ответственность.

Соблюдение этих правил поможет избежать споров с работниками и штрафов со стороны контролирующих органов.