Увольнение сотрудника – это событие, требующее особого внимания со стороны кадрового подразделения․ Одной из ключевых процедур, которую необходимо выполнить, является заполнение и закрытие записи в трудовой книжке․ Правильное оформление гарантирует отсутствие юридических рисков и позволяет работнику без проблем оформить документы, связанные со стажем и социальными выплатами․
Что такое «закрытие» записи в трудовой книжке?
Термин «закрытие» в данном контексте означает внесение окончательной записи о прекращении трудового договора в соответствующий документ (трудовую книжку или его вкладыш)․ Эта запись фиксирует:
- основание увольнения;
- дату прекращения отношений;
- ссылку на соответствующий пункт Трудового кодекса РФ․
После внесения такой записи книжка считается полностью закрытой для данного сотрудника․
На какие основания можно оформить запись об увольнении?
В соответствии с ст․ 77 ТК РФ и другими федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи по следующим основаниям:
- Увольнение по собственному желанию;
- Увольнение по инициативе работодателя (в т․ч․ по статье 81 ТК РФ);
- Сокращение штата;
- Признание личности не пригодной к работе;
- Смерть работника․
В каждом случае формулировка записи должна точно соответствовать нормам трудового законодательства․
Как правильно оформить запись об увольнении по собственному желанию?
Самый частый случай – уголовный договор расторгается по желанию работника․ Ниже приведены рекомендованные формулировки, проверенные практикой и подтверждённые консультантом Плюс․
Образец записи 2026 года
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
Обратите внимание на два важных момента:
- Точная ссылка на статью ТК РФ – обязательна;
- Использовать формулировку «Уволен…», а не «Трудовой договор расторгнут…» (за исключением случаев смерти работника)․
Пример заполнения вкладыша
Если трудовая книжка оформлена в виде вкладыша, то запись должна быть полностью идентична основной записи и подтверждена подписью сотрудника․
Пошаговый порядок заполнения трудовой книжки
Для того чтобы процесс оформления был прозрачным и законным, следуйте нижеописанному алгоритму․
- Подготовка документа – возьмите форму Т-2 (типовая междуведомственная форма) или современный аналог․
- Ознакомление сотрудника – подпишите с работником расписку о том, что он ознакомлен с записью․
- Внесение записи – вручную или типографским способом введите:
- основание увольнения;
- дату прекращения договора;
- ссылку на соответствующую статью ТК РФ․
- Подтверждение записи – подпишите запись руководителем (директором) и/или кадровиком․
- Внесение данных в личную карточку – в соответствии с пунктом 2․4 КонсультантПлюс, информация должна повторяться в личной карточке сотрудника․
После выполнения всех пунктов запись считается закрытой, и трудовая книжка может быть передана сотруднику вместе с другими выходными документами․
Ответственность за ошибки в записи
Неправильное оформление записи в трудовой книжке может привести к следующим последствиям:
- Отказ в выплате компенсаций (например, пособия по увольнению) из‑за отсутствия подтверждения основания․
- Сложности при расчёте страхового стажа, что отразится на размере пенсии․
- Штрафы и административные наказания для организации (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Поэтому каждый кадровик и руководитель обязан:
- Тщательно проверять соответствие формулировок ТК РФ;
- Сохранять копии всех приказов и распоряжений, на которых основано увольнение;
- Консультироваться с юридическим отделом или внешними специалистами при сомнениях․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вносить записи в электронный вариант трудовой книжки?
Да, с 2024 года допускается электронное ведение кадровых документов․ Однако точная формулировка и ссылка на закон должны сохраняться в том же виде, что и в бумажном документе․
Что делать, если в книжке уже допущена ошибка?
Ошибку необходимо исправить в соответствии с п․ 2․4 КонсультантПлюс: оформить новое подтверждение (расписку) и внести поправку в личную карточку․ При этом в записи указывается дата исправления и подписи ответственных лиц․
Как оформить запись в случае увольнения в связи со смертью работника?
В этом случае используется формулировка:
Умер (смерть работника), пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ․
Запись в книжке должна быть выполнена в том же стиле, что и остальные записи․
Заполнение и закрытие записи в трудовой книжке – это важный юридический акт, требующий точности и внимания к деталям․ Соблюдая указанные выше правила, вы обеспечите:
- законность оформления увольнения;
- прозрачность для сотрудника;
- отсутствие рисков для организации․
Помните, что каждый случай индивидуален, и при возникновении сомнений всегда стоит обратиться к специалисту по кадровому праву․
Обновлено: , 10:56