Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.

Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются все изменения: переводы‚ увольнения‚ приёмы на работу‚ а также сведения об образовании. С 2021 г. работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки‚ однако в некоторых случаях допускается бумажный вариант. В этой статье разберём‚ как правильно записать сведения о высшем образовании (специалитете) в трудовую книжку‚ какие требования предъявляет законодательство и какие нюансы стоит учесть при работе с электронными формами.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71‑73) устанавливает обязательность внесения сведений о высшем образовании в трудовую книжку.
• Постановление Минтруда РФ от 21 января 2021 г. № 1 «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек» уточняет формат и порядок заполнения.
• Федеральный закон от 12 апреля 2019 г. № 115-ФЗ «О персональных данных» регулирует хранение и обработку сведений о образовании в электронных системах.

Кому необходимо указывать специалитет в трудовой книжке?

Запись о высшем образовании обязательна:

1. Для всех сотрудников‚ которые получили высшее образование (бакалавр‚ специалист‚ магистр‚ доктор наук).
2. Для тех‚ кто имеет диплом‚ подтверждающий квалификацию‚ необходимую для выполнения конкретной должности.
3. Для сотрудников‚ получивших дополнительное образование‚ которое повышает их профессиональный статус (постдипломные программы‚ курсы повышения квалификации).

Если сотрудник не имеет высшего образования‚ запись в разделе «Образование» не требуется.

Как выглядит запись в трудовой книжке?

В разделе «Образование» в трудовой книжке (или в электронном эквиваленте) обычно указывают следующую информацию:

• Форма высшего образования (бакалавр‚ специалист‚ магистр‚ доктор наук).
• Название учебного заведения и его аккредитация.
• Специальность (полное название).
• Дата получения диплома.
• Номер диплома (если требуется).
• Краткое описание‚ если это необходимо (например‚ «постдипломная программа»).

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

Образование: высшее‚ бакалавр‚ «Московский государственный технический университет»‚ специальность «Информационные технологии»‚ дата выдачи диплома — 15 июня 2018 г.

В электронном формате запись выглядит аналогично‚ но данные вводятся в соответствующие поля формы «Сведения о высшем образовании».

Пошаговая инструкция по заполнению записи в электронной трудовой книжке

1. Вход в систему – авторизуйтесь в портале «Электронная трудовая книжка» с использованием ЕГРП/ЕГРЮЛ и личного ключа.
2. Выбор сотрудника – найдите нужного сотрудника по ФИО‚ ИНН или номеру трудовой книжки.
3. Перейти в раздел «Образование» – нажмите «Добавить запись».
4. Заполнить поля:
   • Форма образования (бакалавр‚ специалист и т.д.)
   • Название учебного заведения (с указанием города и страны)
   • Специальность (полное название)
   • Дата выдачи диплома
   • Номер диплома (если есть)
   • Краткое описание (опционально)
5. Проверка и подтверждение – убедитесь‚ что все данные корректны‚ затем нажмите «Сохранить».
6. Печать и хранение – при необходимости распечатайте подтверждение и сохраните в архивах кадровой службы.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное название специальности – используйте точное название‚ как указано в дипломе.
• Отсутствие даты выдачи диплома – без даты запись считается неполной.
• Неправильный формат даты – используйте формат ГГГГ‑ММ‑ДД.
• Указание неверного уровня образования – уточните‚ бакалавр‚ специалист‚ магистр.
• Пропуск номера диплома – если номер есть‚ обязательно укажите.

Особенности работы с бумажной трудовой книжкой

Хотя законодательство от 2021 г. требует ведения только электронных трудовых книжек‚ в некоторых регионах и компаниях допускается бумажный формат. В этом случае:

• Запись делается в разделе «Образование» при помощи официального бланка.
• Подпись руководителя и печать организации обязательны.
• Скопировать оригинал диплома и хранить в кадровом архиве.

Как справиться с переходом на электронную трудовую книжку?

1. Обучите сотрудников HR‑отдела работе с новой системой.
2. Проведите аудит существующих бумажных записей и перенесите их в электронный формат.
3. Создайте внутренние инструкции и чек‑листы для заполнения записей о высшем образовании.
4. Проверьте совместимость программного обеспечения с требованиями Минтруда.
5. Обеспечьте резервное копирование данных в соответствии с требованиями ФЗ 115‑ФЗ.

Запись о высшем образовании в трудовой книжке — важный элемент кадровой документации‚ подтверждающий квалификацию сотрудника. С 2021 г. все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки‚ но при этом сохранять точность и полноту данных. Следуя приведённым выше рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок‚ ускорить процесс оформления и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям‚ обратитесь к руководству кадровой службы или в региональный отдел Минтруда.