С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник имеет право выбрать либо бумажный, либо электронный формат хранения сведений о своей трудовой деятельности. При этом переход с одного формата на другой требует корректного оформления в самой трудовой книжке (если она есть) и строгого соблюдения процедуры. Данная статья объясняет, как правильно заполнить бумажную трудовую книжку при переводе сотрудника на электронный формат.
Правовая основа и основные принципы
Регулируется преимущественно частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 422-ФЗ и статьей 66.1 Трудового кодекса РФ. Ключевые моменты:
- Добровольность выбора. Работник самостоятельно решает, в каком формате хранить сведения. Работодатель не может навязывать электронный формат.
- Письменное заявление. Для перехода на ЭТК или, наоборот, для отказа от неё в пользу бумажного варианта, сотрудник должен подать письменное заявление.
- Независимость от даты приема на работу. Право выбора есть у всех работников, независимо от того, когда они были приняты на работу (до или после ).
Алгоритм действий при переходе на электронную трудовую книжку
Рассмотрим два основных сценария.
Сотрудник выбирает электронную книжку при приеме на работу
Если новичок сразу заявляет, что хочет получать сведения в электронном виде:
- В трудовом договоре делается соответствующая запись о выборе формата.
- Бумажная трудовая книжка не выдается. Работодатель не ведет в ней записи. Все сведения формируются исключительно в информационной системе СФР (ПФР).
- Работодатель обязан разъяснить работнику порядок получения выписок из ЭТК (через личный кабинет на сайте Госуслуг или ПФР, в МФЦ, в отделении ПФР).
Перевод уже работающего сотрудника с бумажной книжки на электронную
Это наиболее частая и требующая внимания ситуация. Пошаговая инструкция:
Шаг 1: Получение письменного заявления от работника
Работник должен написать заявление с просьбой «предоставить сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ в форме электронного документа (электронной трудовой книжки) и не вести записи в бумажном документе». Образец формулировки:
«Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации в форме электронного документа (электронной трудовой книжки) и не вести записи в бумажной трудовой книжке. Сведения о моей трудовой деятельности прошу направлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.»
Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Это ключевой и обязательный шаг. В бумажную книжку (которую работодатель хранит у себя) вносится специальная запись. Её цель — зафиксировать факт перехода и прекращение ведения бумажного документа.
Рекомендуемая формулировка записи (на основе разъяснений Минтруда):
«Подано письменное заявление (ФИО) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 422-ФЗ) в форме электронного документа (электронной трудовой книжки) и о неведении записей в настоящей (бумажной) трудовой книжке. Сведения о трудовой деятельности направлены в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.»
Где и как вносить запись:
- Графа 1 (Наименование работодателя): Оставляется без изменений.
- Графа 2 (Дата): Не заполняется. Это важно! Дата перехода фиксируется не здесь, а в самой записи и в приказе.
- Графа 3 (Запись о работе): Вносится текст, приведенный выше.
- Подпись работника и руководителя (или уполномоченного лица): Оба лица расписываются под текстом записи.
- Штамп организации: Проставляется.
Шаг 3: Издание приказа (распоряжения)
Издается локальный нормативный акт (приказ) о переводе конкретного работника на электронную трудовую книжку. В приказе указываются: ФИО работника, дата перехода, ссылка на его заявление. Приказ хранится в личном деле.
Шаг 4: Направление сведений в СФР (ПФР)
Работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности данного работника (включая историю) в информационную систему Пенсионного фонда РФ. Это делается в стандартном порядке через СЗВ-ТД и другие отчеты.
Шаг 5: Выдача бумажной трудовой книжки работнику (если он её имеет)
Если у сотрудника уже была заполненная бумажная трудовая книжка (например, с прошлых мест работы), работодатель обязан выдать её ему на руки после внесения записи о переходе. С этого момента работодатель прекращает ведение этой бумажной книжки. Все дальнейшие записи идут только в электронную.
Возврат с электронной трудовой книжки на бумажную
Работник в любой момент может изменить решение и отказаться от электронного формата в пользу бумажного. Алгоритм:
- Работник пишет заявление о возврате к бумажной трудовой книжке.
- Работодатель обязан выдать работнику новую (или восстановить старую, если она была) бумажную трудовую книжку.
- В новую (или восстановленную) бумажную книжку вносятся все сведения из электронной (на основании выписки из ЭТК).
- С этого момента работодатель начинает вести записи только в бумажную книжку и прекращает направление новых сведений в систему ЭТК (хотя исторические данные в СФР останутся).
- В старую бумажную книжку (если она была выдача ранее) вносится запись о том, что она утратила силу, и она изымается.
Важные нюансы и практические рекомендации
- Проверка данных. Перед переходом крайне важно сверить все записи в бумажной книжке с данными в системе СФР. Любые расхождения (особенно в периодах работы, должностях, основаниях увольнения) должны быть исправлены заранее. Иначе в ЭТК попадет некорректная информация.
- Двойное ведение. В период между подачей заявления и фактическим направлением данных в СФР может возникнуть «окно», когда нужно внести запись об увольнении. В этом случае запись вносится только в бумажную книжку, а после перехода на ЭТК эта запись должна быть передана в СФР.
- Если сотрудник не имеет бумажной книжки. Если работник никогда не имел бумажного документа (принят после и сразу выбрал ЭТК), то никаких записей в бумажный носитель не вносится. Весь документ — электронный.
- Хранение. Бумажные трудовые книжки, выданные работникам на руки после перехода на ЭТК, работодатель больше не хранит. Хранятся только приказы о переходе и заявления.
| Ситуация | Действие работодателя с бумажной книжкой | Действие работодателя с ЭТК (СФР) |
|---|---|---|
| Новый сотрудник сразу выбрал ЭТК | Не выдается, записи не ведутся | Вести все записи |
| Работающий сотрудник переходит на ЭТК | Внести запись о переходе. Выдать книжку на руки (если была). Прекратить ведение. | Принять заявление. Направить все сведения (историю) в СФР. Вести все дальнейшие записи. |
| Сотрудник возвращается к бумажному формату | Выдать новую/восстановить старую книжку. Внести в неё всю историю из ЭТК. Вести все дальнейшие записи. | Принять заявление. Прекратить направление новых сведений. (История остается в системе) |
Переход на электронную трудовую книжку — это изменение формата, а не содержания трудовых сведений. Главное правило для кадровика: всегда иметь письменное заявление работника и сделать в бумажной книжке (при её наличии) четкую, без даты в графе 2, запись о переходе, после чего прекратить её ведение. Соблюдение этой простой, но критически важной процедуры защитит и работодателя, и работника от ошибок и проблем при получении пенсии или подтверждении стажа в будущем.
Статья составлена на основе анализа нормативных актов и разъяснений контролирующих органов по состоянию на 2026 год. Перед применением рекомендуется уточнять актуальность требований в официальных источниках.