Нормативная база: на что опираться?
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» и утвержденная им Инструкция по заполнению трудовых книжек. Согласно пункту 9 данного документа, все записи вносятся на основании оригиналов документов об образовании.
Важно помнить: работодатель не имеет права вносить сведения об образовании «с слов работника». Основанием служит только официальный документ — диплом или аттестат.
Как правильно заполнить графу «Образование»
Самый частый вопрос касается формулировки уровня образования. Поскольку диплом бакалавра подтверждает высшее профессиональное образование, но с указанием конкретного уровня, запись должна быть максимально точной.
В строке «Образование» ьного листа трудовой книжки следует писать:
- Высшее — бакалавриат (если представлен диплом бакалавра);
- Высшее — магистратура (если представлен диплом магистра);
- Высшее (если диплом выдан до введения двухуровневой системы, где просто указано «высшее профессиональное образование»).
Если работник окончил вуз еще до разделения на уровни, и в его дипломе написано просто «высшее профессиональное образование», уточнять ничего не нужно. В этом случае вносится запись: «Высшее».
Что писать в графе «Профессия, специальность»?
Здесь часто возникает путаница. Нужно ли писать «Бакалавр»? Нет, не нужно. Слово «бакалавр» обозначает академическую степень (уровень образования), а не специальность.
В графу «Профессия, специальность» вносится информация о том, кем стал работник после окончания учебы. Эти данные берутся непосредственно из диплома:
- Посмотрите, какая квалификация или специальность указана в дипломе бакалавра (например, «Экономист», «Инженер-строитель», «Юрист»).
- Именно эту запись («Экономист», «Инженер» и т.д.) переносим в трудовую книжку.
- Если в современном дипломе указана только направление подготовки (например, «Экономика») и степень «Бакалавр», но не прописана конкретная профессия, графу «Специальность» можно оставить пустой или указать направление подготовки, однако чаще всего в таких случаях ориентируются на присвоенную квалификацию, если она есть в приложении к диплому.
Пример: В дипломе написано: «Освоил программу бакалавриата по направлению подготовки Экономика». Квалификация: «Бакалавр». В этом случае в графу «Образование» пишем «Высшее, бакалавриат», а в графу «Специальность» — «Экономист» (так как это традиционная квалификация для данного направления, если она подтверждена учебным планом или указана в иных строках диплома). Если же в дипломе указана только степень «Бакалавр» без профессии, запись о специальности может не вноситься, либо вносится направление подготовки.
Ситуация: работник уже работает и принес диплом бакалавра
Часто случается, что сотрудник поступил на работу со средним профессиональным образованием, а затем, уже работая, окончил вуз и принес диплом бакалавра. Как внести изменения?
Правила гласят: старые записи не зачеркиваются! Новые данные просто дописываются через запятую или в следующей строке (в зависимости от свободного места и сложившейся практики, но предпочтительно через запятую в той же графе, если место позволяет, или аккуратно дополняя запись).
Алгоритм действий:
- Найдите строку «Образование» на ьном листе.
- Если там уже стоит запись (например, «Среднее профессиональное»), поставьте запятую и допишите: «высшее — бакалавриат».
- В строку «Профессия, специальность» добавьте новую специальность через запятую.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки укажите документ-основание: напишите название документа (диплом), его номер, дату выдачи и поставьте подпись ответственного лица и печать организации (или отдела кадров);
Частые ошибки при заполнении
Чтобы избежать проблем при проверке трудовой книжки или при выходе работника на пенсию, избегайте следующих ошибок:
- Зачеркивание старых записей. При получении нового образования предыдущие ступени (школа, колледж) никуда не деваются. Они дополняются, а не исправляются.
- Запись «Бакалавр» в графу специальности. Как упоминалось выше, бакалавр — это уровень, а не профессия. В графу специальности пишем «Экономист», «Педагог», «Инженер».
- Внесение записи без документа. Запись вносится только при наличии оригинала диплома. Копии, даже заверенные, или справки из вуза о том, что студент «прослушал курс», не являются основанием для внесения записи о высшем образовании.
- Неверная формулировка уровня. Не стоит писать просто «Высшее», если диплом бакалавра. Правильно: «Высшее, бакалавриат». Это важно для корректного учета уровня квалификации.
Что делать, если допущена ошибка?
Если в трудовой книжке уже сделана неверная запись (например, написано «Высшее профессиональное» вместо «Высшее — бакалавриат» для нового диплома), такую запись необходимо исправить. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом (или ниже, если места нет) вносится правильная запись. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, послуживший основанием для исправления (протокол, приказ, новый диплом), с указанием даты и номера.
Правильное заполнение трудовой книжки в части образования, это гарантия того, что стаж и квалификация работника будут учтены корректно. Для диплома бакалавра ключевыми моментами являются указание уровня «бакалавриат» в строке образования и внесение конкретной профессии (квалификации) в строку специальности. Помните: любые изменения вносятся только на основании оригиналов документов и с обязательным указанием реквизитов этих документов на обложке трудовой книжки.