Копия трудовой книжки часто требуется при устройстве на новую работу, оформлении кредита, получении социальных выплат или при прохождении аттестации. Важно заполнить её корректно, чтобы избежать недоразумений с работодателем или государственными органами. Ниже подробно описано, какие сведения необходимо перенести в копию и как это сделать правильно.
Основные разделы трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких обязательных блоков. При копировании нужно воспроизвести каждый из них полностью и без изменений.
- ьный лист – содержит личные данные сотрудника.
- Сведения о работе – хронологическая запись всех мест трудоустройства.
- Сведения о наградах и поощрениях (при наличии).
- Сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации (при наличии).
Что именно указывать в каждом разделе
ьный лист
На ьном листе копируются следующие поля:
- Фамилия, имя, отчество (полностью).
- Дата рождения (дд.мм.гггг).
- Место рождения (город, область/край, страна).
- Образование (уровень, наименование учебного заведения, год окончания).
- Специальность, профессия (по диплому или трудовой деятельности).
- Серия и номер трудовой книжки.
- Дата выдачи трудовой книжки.
- Подпись сотрудника и печать отдела кадров (если копия заверяется).
- Дата приёма (дд.мм.гггг).
- Наименование организации (полное, без сокращений).
- Должность, которую занимал сотрудник.
- Дата увольнения (дд.мм.гггг) – если работа продолжается, ставят прочерк или «по настоящее время».
- Основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).
- Номер и дата приказа о приёме/увольнении (если указано в оригинале).
Сведения о работе
Для каждого места работы необходимо перенести:
Пример записи:
2020.03.15 – принят в ООО «Ромашка» на должность инженера‑конструктора. 2022.07.01 – уволен по собственному желанию. Приказ № 45 от ;
Сведения о наградах и поощрениях
Если в оригинале есть записи о наградах, их тоже нужно скопировать:
- Дата награждения.
- Наименование награды (например, «Почётная грамота Министерства труда»).
- Основание награждения (за успешное выполнение плана, выслугу лет и т.д.).
Сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации
В этом разделе копируются:
- Дата начала и окончания курса.
- Наименование образовательной программы.
- Наименование организации, проводившей обучение.
- Выданный документ (сертификат, удостоверение) – его номер и дата выдачи.
Как правильно оформить копию
Следуйте этим рекомендациям, чтобы копия имела юридическую силу:
- Используйте чёткую, разборчивую печатную форму или аккуратный почерк.
- Не вносите исправлений, помарок или зачёркиваний – если ошибка допущена, лучше сделать новую копию.
- При необходимости заверьте копию подписью ответственного отдела кадров и печатью организации.
- Если копия делается для подачи в государственные органы, приложите заверенную копию паспорта и ИНН (по требованию).
- Храните оригинал трудовой книжки в безопасном месте, а копию используйте только по назначению.
Чего следует избегать
- Не сокращайте названия организаций и должностей без согласования с оригиналом.
- Не опускайте даты – даже если кажется, что они не важны, отсутствие даты может вызвать сомнения в подлинности документа.
- Не меняйте формулировки основания увольнения или награждения – они должны совпадать с приказом.
- Не добавляйте личную информацию, которая не содержится в оригинале (например, номер телефона или адрес проживания).
Практический пример заполнения копии
Ниже представлен фрагмент копии трудовой книжки с комментариями.
ьный лист Фамилия: Иванов Имя: Иван Отчество: Иванович Дата рождения: Место рождения: г. Москва, Россия Образование: высшее, Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана, 2007 Специальность: инженер‑механик Серия и номер трудовой книжки: 0123 № 456789 Дата выдачи: Подпись: _____________________ Печать: [печать отдела кадров] Сведения о работе 2008.02.01 – принят в ЗАО «ТехноСервис» на должность инженера‑конструктора. 2010.06.30 – уволен по соглашению сторон. Приказ № 112 от . 2010.07.15 – принят в ООО «Инноватика» на должность ведущего инженера. 2015.12.31 – уволен в связи с сокращением штата. Приказ № 245 от . Сведения о наградах 2013.05;20 – Почётная грамота Министерства промышленности и торговли РФ за вклад в развитие импортозамещающих технологий.
При копировании сохраняйте точно такой же формат, включая даты, наименования и номера приказов.
Копия трудовой книжки – это не просто дубликат страниц, а юридически значимый документ, который должен точно отражать всю трудовую деятельность гражданина. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете оформить копию без ошибок и избежать возможных недоразумений при её использовании. Помните: главное – аккуратность, полнота информации и соответствие оригиналу.