Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), это один из ключевых внутренних документов любой организации, регулирующий трудовую деятельность сотрудников. В 2026 году, с учетом перехода на электронные трудовые книжки и изменений в Трудовом кодексе РФ, вопросы, связанные с ведением трудовой книжки, приобретают особую актуальность.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно отразить положения о трудовой книжке в ПВТР, какие изменения необходимо внести с учетом современных требований, и как правильно оформить этот документ в соответствии с действующим законодательством.

Что такое ПВТР и зачем оно нужно?

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), это локальный нормативный акт, который определяет:

• порядок приема и увольнения работников;
• основные права и обязанности сторон трудового договора;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• меры поощрения и дисциплинарные взыскания;
• особенности ведения трудовой книжки и других кадровых документов.

ПВТР утверждается работодателем и является обязательным для всех сотрудников. Нарушение его положений может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Как трудовая книжка связана с ПВТР?

В ПВТР должны быть четко прописаны правила работы с трудовой книжкой. Это касается:

• порядка оформления трудовой книжки при приеме на работу;
• правил ведения и хранения трудовой книжки;
• порядка внесения записей о приеме, переводе и увольнении;
• особенностей перехода на электронные трудовые книжки.

С 2021 года при приеме на работу работодатели обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых случаях (например, при отсутствии у работника доступа к интернету или по его заявлению) может использоватся бумажная форма.

Что должно быть прописано в ПВТР о трудовой книжке?

В разделе ПВТР, посвященном приему на работу, должны быть указаны:

1. Документы, предъявляемые при приеме на работу:
   • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
   • документ об образовании и (или) квалификации;
   • трудовая книжка (если она ведется в бумажном формате);
   • документы воинского учета (для военнообязанных);
   • документ о регистрации по месту жительства или пребывания.
2. Порядок оформления трудовой книжки:
   • если у работника нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую;
   • если у работника есть трудовая книжка, в нее вносятся записи о приеме на работу;
   • записи должны быть внесены не позднее недельного срока со дня приема на работу;
   • записи заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если она есть).
3. Особенности ведения электронной трудовой книжки:
   • работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России;
   • работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки;
   • при увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (по запросу).

Как правильно составить ПВТР с учетом трудовой книжки?

При составлении ПВТР необходимо учитывать следующие требования:

Структура ПВТР

Типовая структура ПВТР включает следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Порядок приема и увольнения работников;
3. Основные права и обязанности сторон трудового договора;
4. Режим рабочего времени и времени отдыха;
5. Поощрения и дисциплинарные взыскания;
6. Порядок ведения трудовой книжки и иных кадровых документов;
7. Особенности работы с электронными трудовыми книжками;
8. Порядок разрешения трудовых споров;
9. Заключительные положения.

Обязательные условия

В ПВТР должны быть включены следующие обязательные условия:

• порядок оформления трудового договора;
• порядок издания приказа о приеме на работу;
• порядок ведения и хранения трудовой книжки;
• порядок внесения записей о приеме, переводе и увольнении;
• порядок ознакомления работников с ПВТР.

Запрещенные условия

В ПВТР не могут быть включены:

• условия, ухудшающие положение работников по сравнению с Трудовым кодексом;
• дискриминационные положения;
• условия, ограничивающие права работников на отдых и социальные гарантии;
• положения, противоречащие действующему законодательству.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает, что работодатели обязаны:

• вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном формате;
• передавать данные в Социальный фонд России;
• ознакомить работников с порядком работы с ЭТК;
• при увольнении выдать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (по его запросу);

В ПВТР необходимо прописать:

• порядок работы с электронными трудовыми книжками;
• права и обязанности работодателя и работника в части ведения ЭТК;
• порядок предоставления сведений о трудовой деятельности;
• особенности перехода с бумажной формы на электронную.

Как утвердить и ознакомить сотрудников с ПВТР?

ПВТР утверждается руководителем организации и вступает в силу после:

1. ознакомления всех сотрудников с документом;
2. подписания акта о ознакомлении;
3. размещения ПВТР на корпоративном портале (при наличии).

Ознакомление с ПВТР должно быть документально зафиксировано. Каждый сотрудник должен поставить подпись в листе ознакомления.

Ответственность за нарушение ПВТР

Нарушение положений ПВТР может повлечь за собой:

• дисциплинарную ответственность (замечание, выговор, увольнение);
• административную ответственность (штрафы);
• гражданско-правовую ответственность (возмещение ущерба).

Особое внимание стоит уделить ведению трудовой книжки, так как ошибки в этом документе могут привести к:

• невозможности подтверждения трудового стажа;
• проблемам при назначении пенсии;
• спорам с работниками.

Образец ПВТР с учетом трудовой книжки

Ниже приведен примерный образец раздела ПВТР, посвященного трудовой книжке:

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки?

Нет, электронные трудовые книжки не требуют регистрации в книге учета. Однако работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России.

Можно ли не оформлять трудовую книжку при приеме на работу?

Нет, трудовая книжка должна быть оформлена при приеме на работу. Если у работника нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибки в трудовой книжке должны быть исправлены работодателем. Для этого необходимо:

• зачеркнуть неправильную запись;
• сделать правильную запись;
• заверить исправление подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если она есть).

Можно ли работать без трудовой книжки?

Нет, трудовая книжка является обязательным документом, подтверждающим трудовую деятельность. Однако в некоторых случаях (например, при работе по совместительству) допускается отсутствие трудовой книжки.

Правила внутреннего трудового распорядка — это важный документ, который регулирует трудовую деятельность сотрудников и определяет порядок работы с трудовой книжкой. При составлении ПВТР необходимо учитывать требования Трудового кодекса РФ и особенности ведения электронных трудовых книжек.

Правильно составленный ПВТР поможет избежать споров с работниками, дисциплинарных взысканий и административных штрафов. Не забудьте ознакомить всех сотрудников с документом и зафиксировать это документально.