Трудовая книжка – один из самых важных кадровых документов, который фиксирует всю историю трудовой деятельности работника. С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки, принятая приказом Минтруда № 320Н от 19 мая 2021 года. В статье мы разберём, как правильно заполнить эту книгу, какие сведения необходимо указать, а также приведём практические примеры и шаблоны, которые можно использовать в работе.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, сведения о повышениях и переводах. Она обязательна для всех граждан, работающих по трудовому договору, и хранится в компании в течение всего срока трудовых отношений.
Новая форма трудовой книжки (с 1 января 2023 года)
Новая форма отличается более компактным дизайном и улучшенной структурой таблиц. В ней предусмотрено более чёткое разделение полей, что облегчает чтение и заполнение. При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период с 1 января 2003 года подтверждается данными из электронных реестров.
- Дата начала работы – указывается в формате дд.мм.гггг.
- Дата окончания работы – если работник уволен, указывается дата увольнения.
- Должность – точное название занимаемой должности.
- Причина увольнения – «по инициативе работодателя», «по инициативе работника», «по соглашению сторон» и т.д.
- Подпись работодателя – печать и подпись уполномоченного лица.
Как заполнить трудовую книжку – пошаговая инструкция
- Получите пустой бланк новой формы трудовой книжки.
- Заполните личные данные работника (ФИО, дата рождения, место жительства).
- В таблице «Трудовая деятельность» укажите:
- № строки
- Дата начала работы
- Дата окончания работы (если применимо)
- Должность
- Причина увольнения
- Подпись работодателя и печать
- При необходимости добавьте страницы с дополнительными сведениями (премии, повышения, переводы).
- Проверьте все данные на корректность и отсутствие ошибок.
- Сохраните копию в электронном виде (PDF) и передайте работнику.
Примеры заполнения трудовой книжки
Ниже приведены два практических примера заполнения трудовой книжки. Они демонстрируют, как оформить запись о приёме на работу, переводе и увольнении.
Пример 1 – Приём на работу и увольнение
| № строки | Дата начала работы | Дата окончания работы | Должность | Причина увольнения | Подпись работодателя |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Специалист по маркетингу | По инициативе работодателя | Иванов И. И. |
Пример 2 – Перевод и повышение
| № строки | Дата начала работы | Дата окончания работы | Должность | Причина увольнения | Подпись работодателя |
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Менеджер по продажам | Перевод в другую должность | Петров П. П. | ||
| 3 | — | Старший менеджер по продажам | — | Петров П. П; |
Как оформить дубликат трудовой книжки
Если оригинальная трудовая книжка потеряна, повреждена или уничтожена, работодатель обязан оформить дубликат. При этом:
- Информация о трудовой деятельности с 1 января 2003 года подтверждается данными из электронных реестров.
- Дубликат оформляется в соответствии с приказом Минтруда № 320Н от 19 мая 2021 года.
- В дубликате указывается дата выдачи, подпись уполномоченного лица и печать организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать старую форму трудовой книжки? – Нет, с 1 января 2023 года обязательна новая форма.
- Что делать, если работник не согласен с записью? – Работник имеет право подать жалобу в инспекцию труда.
- Как быстро получить дубликат? – В большинстве случаев дубликат выдаётся в течение 10–15 рабочих дней.
- Можно ли хранить копию в электронном виде? – Да, но оригинал должен храниться в бумажном виде.
Где скачать шаблоны и образцы?
На большинстве правовых порталов и сайтов кадровых служб можно найти:
- Пустые бланки новой формы трудовой книжки (Word, PDF).
- Заполненные примеры с разными сценариями (приём, перевод, увольнение).
- Онлайн‑генераторы PDF, где можно быстро создать готовый документ.
- Инструкции по заполнению и юридические разъяснения.
Сохраняйте страницу в закладки, чтобы быстро обращаться к ней при необходимости.
Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовую историю работника. С 1 января 2023 года в России действует новая форма, которая упрощает заполнение и делает сведения более прозрачными. Следуя пошаговой инструкции и используя приведённые примеры, вы сможете правильно оформить трудовую книжку и её дубликат, соблюдая все требования законодательства.
Дата публикации: 21 мая 2026 года.
Автор: Ваш полезный помощник.