Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. От правильности ее заполнения зависит будущая пенсия сотрудника, поэтому ошибки в этом документе недопустимы. Особое внимание следует уделять первой странице — ьному листу. В этой статье мы подробно разберем оформление ьного листа трудовой книжки, приведем актуальный образец заполнения 2026 года и рассмотрим новые правила.
Общие правила заполнения ьного листа
С 2022 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, который сохраняет свою актуальность и в 2026 году. Согласно новым правилам, заполнение ьного листа трудовой книжки (а также вкладыша или дубликата) должно осуществляться строго по определенным стандартам.
- Все записи вносятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой. Допускается использование ручек с световодостойкими чернилами (пастой, гелем).
- Цвет чернил может быть черным, синим или фиолетовым. Использование карандаша, замазки или ластика категорически запрещено.
- Записи должны быть аккуратными, разборчивыми и не содержать сокращений. Например, слово «город» нельзя сокращать до «г.», а имена писать в виде инициалов.
Пошаговая инструкция: как заполнить ьный лист
Сведения о работнике на первой странице заполняются на основании документа, удостоверяющего личность, и документов об образовании.
Фамилия, Имя, Отчество
Эти данные вносятся в точном соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность. Фамилию, имя и отчество нужно писать полностью, без каких-либо сокращений.
Дата рождения
Указывается арабскими цифрами в формате: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Данные берутся строго из паспорта.
Образование, профессия, специальность
Заполнение графы «Профессия, специальность» ьного листа имеет свои нюансы:
- Образование: указывается на основании диплома, аттестата или иного документа об образовании (например: «высшее», «среднее профессиональное»). Если работник не закончил обучение, пишется «неоконченное высшее».
- Профессия, специальность: записывается в именительном падеже строго по документу об образовании (например: «Юриспруденция», «Экономика», «Слесарь»). Если у работника есть несколько образований, указывается то, которое соответствует его работе.
Дата заполнения
Проставляется арабскими цифрами в том же формате: ДД.ММ.ГГГГ. Важно: дата заполнения должна совпадать с днем выдачи трудовой книжки работнику или днем внесения первой записи о приеме на работу.
Подпись работника и заверение
После внесения всех данных работник должен лично проверить правильность указанных сведений и поставить свою подпись в соответствующей графе. Затем документ заверяет лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек (обычно кадровик или бухгалтер), ставя свою подпись и печать работодателя (при наличии).
Отметка о выдаче вкладыша: новые правила
Часто возникает вопрос: как правильно оформить отметку о выдаче вкладыша? По новым правилам 2026 года здесь произошли важные изменения.
Ранее разрешалось ставить штамп о выдаче вкладыша на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Сейчас это запрещено!
Если свободного места на ьном листе трудовой книжки уже нет, штамп «Выдан вкладыш серии ТК 1234567» необходимо ставить на ьный лист первого вкладыша в трудовую книжку. Сам вкладыш заполняется по тем же правилам, что и основной документ.
Что делать, если допущена ошибка на ьном листе?
Ошибки на ьном листе случаются нередко, особенно у неопытных кадровиков. Порядок исправления зависит от момента обнаружения ошибки:
- Ошибка обнаружена сразу (до заверения печатью и подписью): испорченный бланк уничтожается, и заводится новая трудовая книжка. Исправлять зачеркиванием на ьном листе нельзя!
- Ошибка обнаружена позже (документ уже заверен): в таком случае зачеркивание допускается, но только в отношении ФИО и даты рождения. Неверная информация зачеркивается одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), а рядом пишутся правильные данные. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения (например, паспорт), и ставится печать и подпись ответственного лица.
Графы «Образование» и «Профессия, специальность» не зачеркиваются. Новые данные просто дописываются рядом или на свободном месте, а старые остаются действительными.
Образец заполнения ьного листа 2026 года
Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть правильно заполненная первая страница документа.
Пример заполнения граф ьного листа:
Фамилия: Иванова
Имя: Мария
Отчество: Сергеевна
Дата рождения:
Образование: Высшее профессиональное
Профессия, специальность: Менеджмент
Дата заполнения:
Подпись владельца книжки: (личная подпись работника)
Подпись лица, ответственного за выдачу: (подпись кадровика)
М.П. (печать организации)
Правильное оформление ьного листа трудовой книжки — это залог отсутствия проблем у работника при оформлении пенсии или на новом месте работы. Всегда используйте актуальные образцы заполнения 2026 года, сверяйтесь с документами работника и помните о новых правилах проставления штампов о выдаче вкладыша. Скачать пустые формы в Word или PDF, а также ознакомиться с актуальными редакциями от «Моё дело» и «КонсультантПлюс» можно на специализированных юридических порталах.