Ведение трудовых книжек — процесс‚ требующий максимальной внимательности и знания актуального законодательства. Один из самых частых вопросов‚ возникающих у специалистов по кадрам в 2025 и 2026 годах: как правильно поступить‚ если запись о приеме‚ переводе или увольнении не помещается на текущей странице? Можно ли перенести часть текста‚ подпись или печать на следующую страницу?

В данной статье мы подробно разберем нормативную базу‚ приведем образцы действий и ответим на спорные вопросы‚ опираясь на Приказ Минтруда России от № 320н и актуальную судебную практику.

Законодательные основы: что говорят правила?

Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному Приказом Минтруда № 320н)‚ а также сложившейся практике к 2026 году‚ существуют следующие ключевые принципы:

Отсутствие прямого запрета. В законодательстве РФ нет прямого запрета на перенос слов‚ фраз или окончаний записей на следующую страницу трудовой книжки.
Запрет на сокращения. Все записи должны вноситься без сокращений (например‚ нельзя писать «пр.»‚ «зав.»‚ «г.» вместо полного названия). Именно требование полноты текста часто приводит к ситуации‚ когда места на странице не хватает.
Недопустимость помарок. Использование корректирующих средств‚ зачеркиваний или приклеивания дополнительных листов категорически запрещено.
Таким образом‚ если запись не помещается целиком‚ разрешено начать ее на одной странице‚ а окончание (вплоть до подписи и печати) перенести на следующую свободную страницу.

Как правильно оформить перенос записи: Пошаговая инструкция

Если вы столкнулись с ситуацией‚ когда для полной записи о приеме на работу или переводе осталось меньше строк‚ чем требуется‚ действуйте по следующему алгоритму:

Заполнение текущей страницы

Внесите максимально возможную часть информации на текущую страницу.

• В графе 3 («Сведения о приеме на работу…») пишите название должности‚ структурного подразделения или причины перевода до тех пор‚ пока текст не обрывется на конце строки.
• Важно: Не пытайтесь уменьшать почерк или писать между строк. Это может быть расценено как нарушение правил ведения документа.

Переход на новую страницу

Перейдите на следующую свободную страницу (или в вкладыш‚ если закончились все страницы раздела).

• Продолжите запись с того места‚ где она оборвалась.
• Если переносится название организации‚ оно пишется полностью.
• Если переносится должность или причина перевода‚ текст продолжается естественно.

Внесение даты и номера приказа

Дата и номер приказа вносятся в графы 1 и 2 на той странице‚ где находится основная часть записи или где логически завершается смысловой блок. Однако‚ если вся запись (включая дату) не помещается‚ дату и номер приказа также можно перенести на новую страницу‚ расположив их над продолжением текста или сбоку‚ согласно общей логике заполнения граф.

Подпись и печать

Это самый спорный момент. Согласно разъяснениям экспертов и практике (в т.ч. ответам на вопросы кадровых форумов):

• Подпись уполномоченного лица и печать организации (или штамп) могут находиться на странице‚ где стоит окончание текста записи.
• Ситуация‚ когда на одной странице находится только текст‚ а на следующей, подпись и печать‚ является правомерной‚ так как Правила не содержат положений‚ запрещающих такой порядок.

Образец записи с переносом на другую страницу

Рассмотрим конкретный пример. Представим‚ что у работодателя длинное название: Общество с ограниченной ответственностью «Научно-производственное объединение «СтройМашТехИнвест»»‚ и оно не помещается в оставшиеся 3 строки перед графой для подписи;

Страница N (предыдущая):
В графе 3 пишем:
> Общество с ограниченной ответственностью «Научно-производственное объединение «СтройМашТехИн

(Текст обрывается на конце строки)

Страница N+1 (новая страница):
Запись продолжаем сразу с первой строки:
> вест»».
> Принят в отдел логистики на должность старшего менеджера по закупкам оборудования.
> Приказ от № 45-к.

В графе 4 (номер документа) на новой странице указывается номер приказа‚ если он не был указан ранее‚ либо дублируется для связности.
Внизу записи на новой странице ставится подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

> Важно: В графе 4 (номер‚ дата и название документа) на новой странице также можно указать реквизиты приказа‚ если они не поместились на предыдущей. Главное — чтобы прослеживалась четкая связь между записью и документом-основанием.

Частые вопросы и спорные ситуации

Можно ли переносить только подпись и печать?

Да‚ это допустимо. Если текст записи о приеме или увольнении полностью поместился на предыдущей странице‚ но для подписи директора и постановки печати физически не осталось места (например‚ закончились строки или место у поля)‚ их переносят на следующую страницу. Текст записи при этом не дублируется.

Что делать‚ если закончились страницы в разделе «Сведения о работе»?

Если места для продолжения записи нет ни на текущей странице‚ ни на следующей (раздел полностью заполнен)‚ необходимо вшить вкладыш.

• Вкладыш вшивается в трудовую книжку как ее неотъемлемая часть.
• На титульном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
• Запись продолжается на первой странице вкладыша.

Допустимы ли сокращения при переносе?

Категорически нет. Даже при переносе на другую страницу нельзя сокращать слова (например‚ писать «ООО» вместо «Общество с ограниченной ответственностью»‚ если в уставе полное название‚ или «гл. бух.» вместо «главный бухгалтер»). Лучше занять две страницы‚ чем сделать запись недействительной из-за сокращения.

В 2026 году подход к ведению трудовых книжек остается строгим в вопросах достоверности‚ но гибким в технических моментах оформления. Перенос части записи‚ даты‚ подписи или печати на следующую страницу не является нарушением‚ если это вызвано объективной нехваткой места и соблюдением требования о полноте вносимых сведений.

Главные правила для кадровика:

• Не бойтесь переносить текст на новую страницу.
• Следите‚ чтобы смысл записи не терялся при разрыве.
• Никогда не используйте сокращения.
• Убедитесь‚ что подпись и печать стоят рядом с окончанием записи (даже если они на соседней странице).

Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать претензий со стороны проверяющих органов и проблем у сотрудника при назначении пенсии.