Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность граждан. С 2021 года в России ведётся переход на электронные формы, однако бумажные экземпляры всё ещё используются в ряде случаев. В этой статье подробно рассматриваем, какие поля необходимо заполнять в трудовой книжке, когда и как это делается, а также как оформить процесс при увольнении.

Что такое «поля» в трудовой книжке?

Под «полями» понимаются отдельные строки и блоки информации, которые необходимо заполнить при приёме на работу, во время работы и при прекращении трудовых отношений. Каждое поле имеет своё назначение и регламентируется Трудовым кодексом РФ и постановлениями Министерства труда.

Основные поля при приёме на работу

1. ФИО работника
2. Дата рождения
3. Пол
4. Паспортные данные
5. Адрес регистрации
6. Сведения о месте жительства (при необходимости)
7. Сведения о месте учёбы
8. Сведения о наличии (отсутствии) уголовной или административной ответственности
9. Сведения о профсоюзном членстве
10. Сведения о состоянии здоровья (при необходимости)

Поля, заполняемые в течение трудовых отношений

• Должность
• Подразделение/отдел
• Дата начала работы
• Трудовой договор (номер, дата)
• Условия работы и отдыха
• Размер заработной платы
• Ставка/коэффициент
• Изменения в трудовом статусе (повышение, перевод, отпуск)
• Сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации
• Сведения о надбавках и премиях
• Сведения о страховых взносах

Поля, заполняемые при увольнении

При прекращении трудовых отношений в трудовой книжке указываются:

• Дата увольнения
• Причина увольнения
• Сведения о расчёте заработной платы и иных выплатах
• Подпись работника и руководителя

Электронные vs бумажные формы

С 2021 года в России допускается использовать электронные трудовые книжки. Они заполняются в специальных HR‑системах и хранятся в защищённом виде. При этом:

• Электронный документ должен соответствовать требованиям Федерального закона «Об электронной подписи».
• При необходимости работник может запросить печатную форму для подписи.
• При увольнении в электронной форме вносятся те же поля, что и в бумажной.

Бумажные формы до сих пор используются в организациях, где:

1. Отсутствует доступ к ИТ‑инфраструктуре.
2. Требуется подпись в оригинальном виде (например, при приёме на работу в удалённые регионы).
3. Законодательство регионально предписывает использование бумажных документов.

Для успешного заполнения необходимо соблюдать несколько простых правил:

1. Точность данных – все сведения должны быть введены без ошибок и опечаток.
2. Своевременность – заполнять поля следует сразу после подписания трудового договора и в течение всего периода работы.
3. Согласованность – при изменении данных (переводе, повышении, увольнении) вносятся соответствующие записи с указанием даты изменения.
4. Подписи – в конце каждой записи ставятся подписи работника и работодателя.
5. Сохранность – оригинал хранится у работодателя, копия – у работника.

Пример заполнения поля «Дата начала работы»

Если сотрудник начал работу 15 марта 2024 г., в соответствующее поле вносится запись:

Дата начала работы: 

Пример заполнения поля «Причина увольнения»

При увольнении по собственному желанию указывается:

Причина увольнения: По собственному желанию

При увольнении по сокращению штата –

Причина увольнения: Сокращение штата

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли изменить уже заполненные данные? – Да, при необходимости вносятся корректирующие записи с указанием даты изменения и подписями сторон.
• Какие документы требуются для подтверждения данных? – Паспорт, свидетельство о рождении, трудовой договор, приказы о приёме/увольнении.
• Что делать, если в книжке допущена ошибка? – Ошибку следует зачеркнуть, указать правильные данные рядом и поставить подписи обеих сторон.
• Можно ли вести несколько трудовых книжек одновременно? – Нет, у одного работника может быть только одна действующая запись.

Заполнение полей в трудовой книжке – обязательный процесс, который фиксирует весь трудовой путь сотрудника. Правильное и своевременное внесение данных помогает избежать проблем при проверках, расчётах заработной платы и при оформлении увольнения. Независимо от того, используете ли вы бумажную форму или электронный документ, соблюдайте требования Трудового кодекса и внутренние регламенты организации.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по заполнению конкретных полей, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей компании.