Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Для руководителей предприятий (генеральных директоров, управляющих, директоров) правила её ведения имеют ряд особенностей, которые определяются Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда России «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (2022 г.) и другими нормативными актами.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑71, 78‑80, 84, 89, 91.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 108н) – пункты 10, 21, 44.
- Инструкции работодателя (приказ о приёме на работу, приказ об увольнении, решение учредителей).
Кто имеет право вносить запись?
Согласно пункту 44 Инструкции, запись в трудовую книжку вносит наниматель (юридическое лицо) или лицо, уполномоченное им на ведение кадровой документации (начальник отдела кадров, главный бухгалтер). Для ООО в качестве нанимателя выступает само общество, а не физическое лицо‑учредитель.
Когда и какие записи делаются?
3.1 Приём на работу (назначение) руководителя
Запись делается в графе «Сведения о работе» (раздел 3) и в графе «Основание для внесения записи» (раздел 4). В зависимости от способа назначения (по приказу, решению учредителей, в порядке перевода) формулировка меняется.
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| Порядковый номер записи | 1 (если это первая запись) |
| Дата приёма | «» |
| Наименование организации | «ООО «Пример»» |
| Должность | «Генеральный директор» |
| Основание для внесения записи | «Приказ № 12 от «О назначении Иванова И.И. на должность генерального директора»» |
Пример записи при назначении в порядке перевода (п. 21 Порядка):
1 ООО «Альфа» Генеральный директор Приказ № 45 от «О переводе Иванова И.И. в ООО «Альфа» в порядке перевода»
3.2 Увольнение (прекращение трудового договора) руководителя
Запись в графе 5 («Основание для внесения записи») указывает:
- Статью, часть и пункт ТК РФ (обычно статья 81, часть 1, пункт 1 – «по соглашению сторон», статья 80 – «по инициативе работодателя» и т.д.).
- Документ‑основание: приказ об увольнении, решение учредителей, протокол собрания участников.
Пример записи об увольнении:
2 ООО «Пример» Генеральный директор Приказ № 78 от «Об увольнении Иванова И.И. с должности генерального директора» (ст. 81 ч.1 п.1 ТК РФ)
3.3 Многократное продление полномочий
Если полномочия директора продлеваются без нового приёма‑на‑работу (например, продление срока полномочий учредителя), запись в трудовую книжку не требуется. По решению экспертов (Гарант.ру, ) в таких случаях достаточно оформить протокол и приказ о продлении, но в трудовой книжке фиксируются только факты приёма и увольнения.
3.4 Назначение директора‑учредителя
Для учредителей, которые одновременно являются работниками, запись делается так же, как для обычного работника, но в качестве основания указывается решение учредителей (протокол общего собрания участников) или приказ директора о собственном вступлении в должность. Ни одна другая организация не имеет права вносить исправления в их трудовую книжку.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовьте документ‑основание. Это может быть приказ, решение собрания участников, протокол перевода.
- Убедитесь в наличии печати организации. Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью (если она предусмотрена).
- Откройте трудовую книжку в разделе «Сведения о работе». В графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 – дату приёма (или увольнения), в графе 3 – наименование организации, в графе 4 – должность.
- Заполните графу 5 «Основание для внесения записи». Пропишите точную формулировку приказа/решения, укажите номер, дату и, при необходимости, статью ТК РФ.
- Подпишите запись. Руководитель (или лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство) ставит подпись в графе «Подпись лица, вносящего запись».
- Сделайте копию записи. Для внутреннего архива и контроля храните копию приказа/решения и заполненную страницу трудовой книжки.
Часто задаваемые вопросы
5.1 Нужно ли вносить запись, если директор сменил гражданство?
Смена гражданства не является основанием для изменения записей в трудовой книжке. При необходимости в графе 5 указывается «изменение гражданства», но подпись ставит только лицо, уполномоченное на внесение записей, а не сам руководитель.
5.2 Кто может исправлять ошибку в записи?
Исправление допускается только уполномоченным лицом (начальником отдела кадров) и должно сопровождаться:
- Записью «Исправление» в графе 5;
- Ссылкой на оригинальный документ‑основание;
- Подписью и печатью работодателя.
5.3 Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Да. Порядок ведения ЭТК полностью соответствует бумажному варианту. Запись делается в системе «Госуслуги» на основании того же приказа/решения, а подтверждение осуществляется электронной подписью уполномоченного лица.
Образцы записей
6.1 Приём на работу (назначение) генерального директора
1 ООО «ТехноИнвест» Генеральный директор Приказ № 23 от «О назначении Петрова П.П. на должность генерального директора» (ст. 66 ч.1 п.1 ТК РФ)
6.2 Увольнение генерального директора (по соглашению сторон)
2 ООО «ТехноИнвест» Генеральный директор Приказ № 57 от «Об увольнении Петрова П.П. с должности генерального директора по соглашению сторон» (ст. 81 ч.1 п.1 ТК РФ)
6.3 Перевод руководителя из другой организации
3 ООО «Альфа» Генеральный директор Приказ № 12 от «О переводе Сидорова С.С. в ООО «Альфа» в порядке перевода» (п. 21 Порядка ведения трудовых книжек)
Ведение трудовой книжки руководителя предприятия требует особой внимательности к деталям: точному указанию даты, названия организации, должности и, главное, правильному оформлению основания записи. Ошибки в этих данных могут привести к проблемам при расчёте стажа, выплате пособий и в проверках со стороны инспекции труда.
Следуя приведённым рекомендациям и используя образцы записей, вы сможете обеспечить законность и прозрачность кадрового документооборота в вашей компании.
Дата составления статьи: г.