В трудовой книжке отражаются не только сведения о работе, но и данные о поощрениях и наградах, полученных работником за трудовые заслуги. Правильное заполнение раздела «Сведения о награждении» регламентируется нормативными актами, а образцы записей помогают избежать ошибок и последующих споров с контролирующими органами.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
• Приказ Минтруда России от № 69 – содержит подробный порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях.
• ФЗ «О трудовой книжке» № 197‑ФЗ (в ред. от ) – устанавливает обязательность ведения трудовой книжки и ответственность за её недостоверное заполнение.

Где в трудовой книжке размещаются сведения о награждении?

В бумажной трудовой книжке выделяются два отдельных раздела:

1. Сведения о награждениях – здесь фиксируются государственные награды (ордена, медали, знаки отличия), а также присвоение почетных званий.
2. Сведения о поощрениях – отражаются поощрения, связанные с работой на предприятии (грамоты, благодарности, премии, ценные подарки и т;п.).

В электронной трудовой книжке (ЭТК) эти разделы представлены как отдельные блоки в личном кабинете работника на портале «Работа в России».

Порядок внесения записи о награждении

1. Основание для записи – официальный документ (приказ, распоряжение, письмо,Certificate, диплом и т.д.), подтверждающий факт награждения или поощрения.
2. Заполнение граф (в соответствии с п. 4 Инструкции):
   • Графа 1 – порядковый номер записи.
   • Графа 2 – дата награждения (поощрения) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
   • Графа 3 – наименование награды (поощрения) и организация, её выдавшая.
   • Графа 4 – подпись уполномоченного лица и печать организации (если требуется).
3. Проверка достоверности – перед внесением необходимо сверить данные с исходным документом, убедиться в правильности написания названий, дат и реквизитов.
4. Подписание – запись заверяется подписью ответственного специалиста отдела кадров (или уполномоченного лица) и печатью организации.

Образцы записей

Награждение государственной медалью

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: Медаль «За доблестный труд» (Всероссийская общественная организация «Союз машиностроителей России»)
Графа 4: Подпись ___________________ Печать

Почётная грамота от работодателя

Графа 1: 2
Графа 2: 
Графа 3: Почётная грамота «За высокие показатели в выполнении производственного плана» (ООО «ТехноСервис»)
Графа 4: Подпись ___________________ Печать

Благодарность от отраслевого министерства

Графа 1: 3
Графа 2: 
Графа 3: Благодарность Министерства промышленности и торговли РФ «За вклад в развитие импортозамещения» (Министерство промышленности и торговли РФ)
Графа 4: Подпись ___________________ Печать

Премия за рационализаторское предложение (поощрение)

Графа 1: 4
Графа 2: 
Графа 3: Премия «Лучшее рационализаторское предложение года» в размере 30 000 руб. (ООО «Инноватика»)
Графа 4: Подпись ___________________ Печать

Особенности заполнения в старых сериях трудовых книжек (AT‑III, AT‑IV)

В трудовых книжках серий AT‑III и AT‑IV разделы о награждениях и поощрениях расположены на разных страницах:

• Раздел «Сведения о награждениях» – графа 3 называется «Сведения о награждениях орденами, медалями, о присвоении почетных званий».
• Раздел «Сведения о поощрениях» – графа 3 называется «Сведения о поощрениях, связанных с работой на предприятии, в учреждении или организации».

При заполнении необходимо внимательно выбирать нужный раздел, иначе запись будет считаться ошибочной и потребует исправления.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В ЭТК процесс аналогичен, но данные вводятся через форму на портале «Работа в России». После заполнения система автоматически формирует запись, которую можно скачать в виде PDF‑выписки. Основные требования:

• Документ‑основание должен быть загружен в виде скана или фото (формат PDF, JPG, PNG).
• Поля формы соответствуют графам бумажной книжки: номер, дата, наименование награды/поощрения, организация‑издатель.
• После сохранения запись считается заверенной электронной подписью работодателя (УКЭП).

Ответственность за недостоверное или отсутствующее внесение

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, непредоставление или недостоверное внесение сведений о награждениях может повлечь административный штраф:

• Для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.
• Для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому важно:

1. Вносить запись только на основании официального документа.
2. Соблюдать сроки – запись делается не позднее пяти рабочих дней с момента получения документа о награждении.
3. Хранить копии приказов и других оснований в личном деле сотрудника (не менее 50 лет).

Проверка правильности заполнения

Перед сдачей трудовой книжки в архив или при выдаче сотруднику рекомендуется выполнить следующую проверку:

1. Сверка даты и номера записи с приказом о награждении.
2. Проверка полного и сокращённого названия организации‑издателя (должно совпадать с уставными документами).
3. Наличие подписи и печати (или УКЭП в ЭТК).
4. Отсутствие исправлений, зачеркиваний или использования корректирующей жидкости – при ошибке следует оформить новую запись с пометкой «Исправлено» и ссылкой на первоначальную запись.

Правильное оформление сведений о награждении в трудовой книжке – это не только формальность, но и гарантия защиты прав работника и соблюдения законодательства работодателем. Используя представленные образцы и следуя пошаговой инструкции, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить достоверность трудовой книжки как бумажной, так и электронной формы.

Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, награждение иностранным орденом или поощрение в виде акций компании), рекомендуется обратиться к разделу «IV. Заполнение сведений о награждении» Инструкции по заполнению трудовых книжек или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.