Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Корректное заполнение раздела «Сведения о работе» (в т.ч. указание должности) имеет юридическое значение и влияет на пенсионные права, возможность получения социальных выплат и трудоустройство в будущем. Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год, с учётом изменений, внесённых Приказом Минтруда России № 320н от  г. (с последующими поправками).

Содержание статьи

1. Нормативная база
2. Заполнение бумажной трудовой книжки
3. Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)
4. Примеры записей о должности
5. Частые ошибки и как их избежать
6. Полезные советы для кадровиков и работников

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66).
• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их в организациях» (в редакции, действующей с ).
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» (для подтверждения стажа).

Согласно пункту 4.2 Приказа № 320н, в графе «Должность ( profession, specialty, qualification )» указывается точное наименование должности, как оно указано в трудовом договоре (или в приказе о приёме на работу). При наличии структурного подразделения его название прописывается в отдельной графе «Подразделение».

Заполнение бумажной трудовой книжки

Подготовка документа

• Убедитесь, что ьный лист заполнен: ФИО, дата рождения, образование, профессия, подпись работника и ответственного за ведение книжек, печать организации (если используется).
• Проверьте, что в книжке есть свободные строки в разделе «Сведения о работе».

Запись о приёме на работу (включая должность)

1. В графе № указывается порядковый номер записи (после последней записи).
2. В графе Дата пишется дата приёма на работу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
3. В графе Сведения о работе записывается фраза:
   «Принят на работу» (или «Переведён» при переводе).
4. Далее, через пробел, указывается наименование организации (полное, как в учредительных документах).
5. После названия организации ставится запятая и пишется должность exactamente как в трудовом договоре.
   Пример: , инженер по автоматизации процессов.
6. Если у работодателя предусмотрено структурное подразделение, после должности через запятую указывается его наименование.
   Пример: , инженер по автоматизации процессов, отдел ИТ.
7. В графе Основание указываются реквизиты приказа о приёме на работу (номер и дата).
   Пример: Приказ № 45 от .
8. Подпись работника и ответственного за ведение трудовых книжек ставится внизу страницы.

Запись о переводе на другую должность (внутри организации)

Алгоритм аналогичен приёму, но в графе «Сведения о работе» пишется:

«Переведён на должность»

Далее указывается новая должность, подразделение (если изменилось) и основание – приказ о переводе.

Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)

С  г. ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. Однако бумажный дубликат всё ещё может вестись по заявлению работника.

Вход в систему

• Кадровик авторизуется в личном кабинете работодателя на портале Госуслуги или в специализированной системе кадрового учёта (например, 1С:ЗУП).
• Выбирается сотрудник и раздел «Трудовая книжка» → «Добавить запись».

Заполнение полей

Сохранение и подтверждение

• После заполнения всех полей нажимается кнопка «Сохранить».
• Система формирует электронную запись, которую можно распечатать для выдачи работнику (по запросу).
• Работник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг о внесении новой записи.

Примеры записей о должности

Приём на работу (буклет)

Принят на работу в ООО «ТехноСервис», инженер по автоматизации процессов, отдел ИТ. Приказ № 45 от .

Перевод внутри компании (буклет)

Переведён на должность старший инженер по автоматизации процессов, отдел ИТ. Приказ № 112 от .

Запись в ЭТК (JSON‑вид для иллюстрации)

{
 "record_number": 12,
 "date": "2026-03-03",
 "basis": "Приказ № 45 от ",
 "employer": "ООО «ТехноСервис»",
 "position": "Инженер по автоматизации процессов",
 "subdivision": "Отдел ИТ",
 "type": "hire"
}

Частые ошибки и как их избежать

• Сокращения без расшифровки. Например, «инж.» вместо «инженер». Согласно пункту 4.2 Приказа № 320н, должность должна быть записана полностью, как в трудовом договоре.
• Отсутствие указания подразделения. Если в штатном расписании есть подразделение, его omission может привести к неточностям при подтверждении стажа.
• Неправильный формат даты. В бумажной книжке допустим только формат ДД.ММ.ГГГГ. В электронной – ГГГГ-ММ-ДД (ISO 8601).
• Отсутствие ссылки на приказ. Без указания номера и даты приказа запись считается недействительной.
• Использование неофициальных наименований. Нельзя писать «менеджер по продажам» если в штатном расписании указано «специалист по работе с клиентами».

Полезные советы для кадровиков и работников

1. Сверяйте должность с трудовым договором и штатным расписанием перед внесением записи.
2. При переходе на электронную форму храните скан приказа о приёме/переводе – он понадобится при запросе дубликата или при проверке трудовой инспекцией.
3. Если работник просит выдать бумажный дубликат ЭТК, оформите его в соответствии с пунктом 5 Приказа № 320н: заполните ьный лист, внесите все записи из ЭТК, поставьте подписи и печать.
4. Регулярно проходите обучение по изменениям в законодательстве (например, ежегодные вебинары Минтруда).
5. Ведите журнал учёта issued трудовых книжек и дубликатов – это упрощает внутренний аудит.

Соблюдение данных рекомендаций гарантирует корректное отражение должности в трудовой книжке, что в свою очередь защищает права работника и снижает риски для работодателя при проверках государственных органов.