Трудовая книжка, это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (ЭТК)‚ бумажная трудовая книжка остается обязательным документом для сотрудников‚ имеющих стаж до 2021 года и не написавших заявление об отказе от нее. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно заполнять трудовую книжку по новым правилам‚ как заверять ее копию и какие существуют актуальные образцы в 2026 году.
Новые бланки и общие правила ведения
В настоящее время действуют формы трудовых книжек‚ утвержденные Приказом Минтруда России от № 320н (Приложение № 1); Трудовые книжки нового образца имеют свои особенности‚ но базовые принципы ведения остаются неизменными.
При заполнении любого раздела трудовой книжки важно соблюдать следующие правила:
- Все даты пишутся арабскими цифрами в формате: ДД.ММ.ГГГГ (например‚ ).
- Записи должны иметь свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
- Сокращения слов не допускаются (например‚ нельзя писать «пр.» вместо «приказ»‚ «пер.» вместо «переведен»).
- Записи вносятся перьевой‚ капиллярной или гелевой ручкой‚ используя светостойкие чернила (черного‚ синего или фиолетового цвета).
Образец заполнения титульного листа
Титульный лист содержит сведения о работнике и работодателе. На нем указываются:
- ФИО работника — полностью‚ без сокращений‚ на основании паспорта или иного документа‚ удостоверяющего личность.
- Дата рождения — цифрами или словесно-цифровым способом.
- Образование‚ профессия‚ специальность — на основании документов об образовании (аттестата‚ диплома).
- Подпись работника — ставится после проверки внесенных данных.
- Сведения о работодателе — указывается полное наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя) разборчиво.
- Подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печать (при наличии) организации.
Раздел «Сведения о работе»
Это самый объемный раздел трудовой книжки (содержит 10 разворотов). В графе 3 в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся записи о приеме‚ переводе и увольнении.
Запись о приеме на работу
При оформлении приема на работу вносятся следующие данные:
- Графа 1: порядковый номер записи.
- Графа 2: дата приема на работу.
- Графа 3: указывается факт приема на работу‚ наименование структурного подразделения‚ должность (работа)‚ специальность‚ профессия с указанием квалификации.
- Графа 4: наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись (обычно это приказ о приеме на работу).
Запись о переводе на другую постоянную работу
Если сотрудника переводят на другую должность или в другое подразделение‚ запись вносится в следующем формате:
- Графа 1‚ 2: порядковый номер и дата перевода.
- Графа 3: указывается место работы и должность‚ на которые был переведен сотрудник.
- Графа 4: ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа.
Запись об увольнении
При увольнении работника в графе 3 указываются причина и ссылка на статью‚ пункт‚ часть статьи Трудового кодекса РФ. В графе 4 — дата и номер приказа об увольнении. После внесения записи работник должен расписаться в личной карточке и в самой трудовой книжке‚ подтверждая ознакомление.
Раздел «Сведения о награждении»
В этот раздел вносятся данные о государственных наградах‚ почетных грамотах и других поощрениях за трудовые заслуги. Учтите важное правило: запись о награждении надо внести в книжку на основании приказа в течение 5 рабочих дней.
Порядок заполнения граф аналогичен разделу о работе:
- Графа 3: указывается‚ кем награжден работник и за какие заслуги.
- Графа 4: наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесли запись (приказ о награждении).
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году
Часто сотрудникам требуется копия трудовой книжки для банков‚ визовых центров или социальных органов. Сотрудник‚ обратившийся к работодателю за заверенной копией‚ может не объяснять причину‚ по которой ему потребовался документ. Работодатель в любом случае обязан в установленные сроки (по закону — не позднее 3 рабочих дней) подготовить и выдать документ‚ не уточняя цель.
Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016
При заверении документа о трудовом стаже необходимо строго соблюдать требования ГОСТа. Согласно им‚ в заверительной надписи следует указывать место хранения подлинника книжки.
На каждой странице копии трудовой книжки должна быть поставлена следующая надпись:
Верно (или «Копия верна»)
Должность ответственного лица
Подпись ответственного лица с расшифровкой
Дата заверения
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле/личной карточке №___
На последней странице копии дополнительно ставится печать организации (при наличии).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки‚ он должен написать соответствующее заявление. В тексте заявления ему следует указать причину‚ по которой у него отсутствует бумажная трудовая книжка (если он устраивается на работу впервые или она утеряна)‚ либо просто выразить желание вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде.
При переходе на ЭТК бумажный вариант выдается на руки работнику с соответствующей записью о подаче заявления.
Правильное ведение и заверение трудовой книжки, важнейшая обязанность работодателя. Ошибки в записях могут привести к проблемам с назначением пенсии или подтверждением стажа. Всегда используйте актуальные образцы заполнения 2026 года‚ сверяйтесь с приказами-основаниями и не забывайте указывать место хранения подлинника при заверении копий по ГОСТу.