Перевод сотрудника на другую должность — это частая кадровая процедура, которая требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и правильного оформления документации. Одним из ключевых этапов является внесение корректной записи в трудовую книжку работника. Ошибки в этом документе могут привести к серьезным последствиям при расчете стажа или назначении пенсии. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнить трудовую книжку при переводе, какие существуют нюансы и сроки.
Что такое перевод на другую должность?
Согласно ст. 72 ТК РФ, изменение определенных сторонами условий трудового договора, в т.ч. перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора. С инициативой перевода может выступить как сам сотрудник, так и работодатель.
Важно понимать разницу между видами переводов:
- Постоянный перевод — когда сотрудник бессрочно занимает новую должность. Именно в этом случае запись в трудовую книжку вносится обязательно.
- Временный перевод — например, на время декретного отпуска другого сотрудника. Записи в трудовую книжку о переводе на другую должность, который носит временный характер, не вносятся (за исключением перевода на другую постоянную работу без изменения работодателя).
Пошаговый порядок оформления перевода
Прежде чем внести запись в трудовую книжку, необходимо правильно оформить сам факт перевода. Процедура состоит из нескольких обязательных шагов:
- Издание приказа о переводе. Обычно используется унифицированная форма Т-5. Приказ является основанием для всех последующих действий.
- Внесение записи в трудовую книжку (или подача сведений по форме ЕФС-1 для электронной трудовой книжки — ЭТК).
Сроки внесения записи
Соблюдение сроков — важнейший аспект кадрового делопроизводства. В соответствии с действующими правилами (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек):
- Все записи о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее пяти рабочих дней со дня перевода.
Как заполнить трудовую книжку при переводе: пошаговая инструкция
Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе». Графы заполняються в следующем порядке:
Графа 1: № записи
Ставится порядковый номер записи. Нумерация должна быть сквозной и продолжать предыдущие записи.
Графа 2: Дата перевода
Укажите дату перевода на другую работу (арабскими цифрами, например: 23 05 2026).
Графа 3: Сведения о переводе
Здесь делается сама запись о том, куда и на какую должность переведен сотрудник. Важное правило: записи заносятся в таком же порядке, как и при приеме на работу, но без указания наименования предприятия (оно уже было указано при приеме).
Формулировка зависит от того, меняется ли структурное подразделение:
- Перевод в другое структурное подразделение: «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера».
- Перевод на другую должность в том же подразделении: По мнению ведомства и актуальной практики, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то в трудовую книжку запись о переводе на другую должность в этом же подразделении должна быть сделана с указанием на это структурное подразделение. Например: «Переведен в бухгалтерию на должность главного бухгалтера».
Графа 4: Основание
Указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого произведен перевод. Например: «Приказ от № 45-к».
Особенности перевода в другую организацию
Если речь идет о переходе сотрудника к другому работодателю (перевод по просьбе работника или с его согласия), процедура отличается:
- В трудовой книжке сотрудника у прежнего работодателя должна быть запись об увольнении именно в порядке перевода (п. 5 ч. первой ст. 77 ТК РФ).
- У нового работодателя в графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием, что работник принят в порядке перевода из другой организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчетность
С 2021 года в России активно используется электронная трудовая книжка. Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка закрывается, но данные продолжают подаваться в СФР:
- При постоянном переводе работодатель обязан подать отчет ЕФС-1 при изменениях, влияющих на персонифицированный учет.
- Подавать ЕФС-1 при временном переводе (например, на время декрета) не нужно.
Частые ошибки и важные нюансы
- Временный перевод: Кадровики часто ошибочно вносят записи о временном переводе. Запомните: в книжку попадают только постоянные переводы.
- Совместительство: Если работник переводится на должность по совместительству, формулировка будет звучать так: «Переведен с должности [старая] на должность [новая] по совместительству».
- Перевод руководителя: Запись в трудовой о переводе на должность руководителя (например, генерального директора) оформляется по общим правилам на основании приказа (либо решения собственника/протокола).
- Реорганизация отдела: Если отдел А реорганизован и присоединен к отделу В, а сотрудники понижены в должности, это оформляется как перевод с обязательным указанием нового подразделения и должности.
Правильное заполнение трудовой книжки при переводе на другую должность — это залог чистого трудового стажа сотрудника и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов. Главное — помнить о сроках (не позднее 5 рабочих дней), опираться на правильно составленный приказ и дополнительное соглашение, а также четко формулировать запись в графе 3, не забывая указывать структурное подразделение, если оно прописано в договоре.