Запись о переводе в трудовой книжке, одна из наиболее частых кадровых операций. Неправильное её оформление может привести к спорам о стаже, квалификации или условиях труда. В этой статье подробно разберем, как правильно заполнить трудовую книжку при переводе в 2026 году, на основе действующего Приказа Минтруда России № 320н и новейших практик.
Ключевые правила заполнения при переводе
Согласно современным правилам ведения трудовых книжек, запись о переводе вносится только при переходе на другую постоянную работу (смена должности, профессии, структурного подразделения с иным трудоустройством). Временный перевод (в т.ч. на срок более одного месяца) не требует внесения записи в трудовую книжку. Подтверждением является приказ (распоряжение) работодателя.
Важно! Запись делается на основании приказа о переводе, который должен быть издан до фактического начала работы на новой должности. В графе 4 («Документ») указываются номер и дата этого приказа.
Типы переводов и их отражение в трудовой книжке
В зависимости от сути изменения, образцы записей различаются. Рассмотрим основные ситуации.
Перевод на другую должность в том же структурном подразделении
Сотрудник остается в том же отделе, но меняет должность (например, инженер на старшего инженера).
Образец записи:
«Переведен(а) на должность старшего инженера [название отдела] с 15 марта 2026 г.»
Документ: Приказ № 45-к от
Перевод в другое структурное подразделение (отдел, цех, филиал)
Смена подразделения при сохранении или изменении должности. Это наиболее распространенный случай.
Образец записи:
«Переведен(а) в отдел маркетинга на должность менеджера с 01 апреля 2026 г.»
Документ: Приказ № 78-к от
Если при переводе меняется и должность, и подразделение, формулировка объединяет оба изменения.
Перевод к другому работодателю (в порядке перевода)
Это особый случай, регулируемый ст. 72.1 ТК РФ. Работник переходит с одного предприятия на другое, но его трудовой стаж непрерывен. Запись вносит новый работодатель.
Образец записи (вносит новый работодатель):
«Принят(а) на работу в порядке перевода от [Название предыдущей организации] с 01 июня 2026 г.»
Документ: Приказ о приеме № 112-к от
При этом в графе 4 указывается не приказ о переводе, а приказ о приеме на работу нового работодателя. Предыдущий работодатель в своей книжке делает стандартную запись об увольнении.
Что обязательно указывать в записи?
Каждая запись о переводе должна содержать три обязательных элемента:
- Номер страницы (проставляется автоматически).
- Дату перевода (число, месяц, год).
- Текст записи с четким указанием новой должности (и подразделения, если оно меняется).
- Реквизиты документа (номер и дата приказа) в графе 4.
Особенности и частые ошибки
- Неверная формулировка: «Переведен на работу в отдел…». Правильно: «Переведен в отдел на должность…» или «Переведен на должность…».
- Отсутствие даты: Дата перевода — это дата, с которой сотрудник фактически начинает выполнять новые обязанности, а не дата приказа.
- Указание временного перевода: Если перевод временный (например, на время отпуска коллеги), запись не вносится. Указывается в приказе и служебной записке.
- Запись об увольнении и приеме вместо перевода: При переводе между разными работодателями (в порядке перевода) у предыдущего работодателя делается запись об увольнении (по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ или по соглашению сторон), а новый — о приеме.
- Неверное заверение: Запись заверяется подписью должностного лица (обычно начальника отдела кадров или руководителя организации) и печатью организации (при наличии).
Как оформить запись: пошаговая инструкция
- Подготовьте и издание приказа о переводе с указанием точной даты вступления в силу.
- В трудовой книжке найдите последнюю запись о работе в данной организации.
- На следующей свободной странице (раздел «Сведения о работе») сделайте запись по образцу.
- В графе 4 укажите: «Приказ № ___ от «___» _______ 20__ г.».
- Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью (если используется).
- Отметьте факт внесения записи в личной карточке работника (форма Т-2).
Перевод и электронная трудовая книжка (ЭТК)
При ведении ЭТК запись о переводе вносится в электронный реестр в том же порядке. Сотрудник должен быть уведомлен о внесении записи. При выдаче сведения о работе (выписки из ЭТК) на бумажном носителе, запись о переводе будет отражена в ней.
Правильное оформление записи о переводе — это защита трудовых прав работника и минимизация рисков для работодателя. Всегда основывайтесь на действующем приказе и используйте четкие, однозначные формулировки. При сомнениях обращайтесь к тексту Приказа Минтруда № 320н или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Материал подготовлен на основе актуальных нормативных актов и кадровых практик по состоянию на 2026 год.