В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Система СБИС (КЭДО) предоставляет все необходимые инструменты для оформления‚ ведения и отчёта по трудовым книжкам в электронном виде. Ниже – пошаговое руководство‚ которое поможет вам без ошибок перейти на цифровой формат.
Почему стоит перейти на электронную трудovую книжку?
- Сокращение бумажной волокиты. Все записи хранятся в единой цифровой базе.
- Упрощение отчётности. Формы ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД отправляются через интерфейс СБИС.
- Безопасность данных. Доступ к сведениям ограничен только уполномоченным лицам.
- Соответствие законодательству. С г. переход на ЭТК обязателен для большинства организаций.
Основные понятия и формы
Электронный кадровый документооборот (КЭДО) Saby
КЭДО Saby – это комплексный сервис‚ позволяющий:
- Вести персональный учет сотрудника.
- Осуществлять расчёт зарплаты и KPI.
- Генерировать отчёты в формате ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД.
Исключения из цифрового формата
Несмотря на широкие возможности‚ в законе указаны исключения‚ которые всё ещё требуют бумажного оформления:
- Листы ознакомления по охране труда;
- Акт о несчастном случае на производстве (форма Н‑1);
- Трудовые книжки сотрудников‚ которые не выбрали электронный вариант.
Как оформить заявление о выборе формата трудовой книжки
До 31 декабря 2020 г. работник может подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Это делается двумя способами:
- Через карточку сотрудника в СБИС. В разделе «Кадровый учет» есть кнопка «Заявление»‚ где можно загрузить готовый образец.
- Вручную. Распечатайте форму заявления и подпишите её.
После получения заявления система автоматически назначает регистрационный номер и дату оформления.
Пошаговый процесс ведения ЭТК в СБИС
Переход на электронную форму
- Откройте раздел Управление персоналом → Трудовые книжки в интерфейсе СБИС.
- Нажмите кнопку «Перейти на электронную трудовую книжку».
- Система автоматически создаст запись в реестре трудовых книжек.
Внесение данных
Для внесения сведений в электронную книжку необходимо:
- Перейти в Раздел «Трудовые книжки» → «Создать».
- Заполнить форму данными сотрудника (ФИО‚ должность‚ дата начала работы и т.д.).
- Сохранить запись.
После этого в системе появится возможность редактировать сведения о трудовой деятельности.
Отчётность через форму ЕФС‑1
Отчётность по форме ЕФС‑1 отправляется следующим образом:
- В разделе СФР → Трудовые книжки → Отчёт нажмите кнопку «ЕФС‑1 Сведения о трудовой деятельности».
- Выберите нужный период и нажмите «Отправить».
- Система сформирует файл в требуемом формате и передаст его в Пенсионный фонд.
Для корректировки уже отправленных данных используйте функцию «Скорректировать ЕФС‑1».
Форма СЗВ‑ТД
Если требуется отправка сведений о трудовой деятельности в виде СЗВ‑ТД‚ выполните:
- Зарегистрироваться в системе электронного документооборота СФР.
- В разделе СЗВ‑ТД загрузить сформированные данные.
- Отправить отчёт в установленном порядке.
Часто задаваемые вопросы
Что делать‚ если сотрудник отказался от электронного формата?
В этом случае вы обязаны вести бумажную трудвую книжку в соответствии с ТК РФ. Электронный формат применяется только по соглашению сотрудника.
Как изменить сведения о квалификации сотрудника?
Изменение квалификации оформляется как неоперативное кадровое мероприятие. В СБИС перейдите в Управление персоналом → Кадровые мероприятия‚ выберите «Переименование организации/присвоение новой квалификации» и внесите изменения.
Как отслеживать изменения в стаже работы?
Система автоматически обновляет стаж при каждом внесении данных в форму ЕФС‑1. Для просмотра текущего стажа откройте карточку сотрудника в разделе Трудовые книжки → Стаж работы.
Практические рекомендации для HR‑отдела
- Подготовьте план перехода. Определите сроки и ответственных за миграцию данных.
- Обучите персонал. Проведите воркшопы по работе с интерфейсом СБИС.
- Проверьте соответствие форм. Убедитесь‚ что все необходимые поля заполнены согласно требованиям Минтруда.
- Регулярно проверяйте отчёты. Периодически отправляйте ЕФС‑1 и проверяйте статус отправки.
- Сохраняйте резервные копии. На случай сбоев система позволяет экспортировать данные в XML/CSV.
Ведение электронных трудовых книжек в СБИС – это современный и эффективный способ учёта персонала‚ который сокращает бюрократию и повышает прозрачность кадровых процессов. Следуя описанному выше алгоритму‚ вы сможете без проблем перейти на цифровой формат‚ выполнить все обязательные отчёты и обеспечить соответствие законодательству.
Если возникнут сложности‚ в системе СБИС доступна техподдержка и помощь (раздел «СБИС Помощь»)‚ где подробно описаны все функции и ответы на типовые вопросы.
Ключевые слова: электронные трудовые книжки‚ СБИС‚ КЭДО‚ ЕФС‑1‚ СЗВ‑ТД‚ кадровый учет‚ переход на электронный формат.